A tecnologia na Justiça Brasileira ainda é objeto de discussão, mas certamente há inovações positivas para os escritórios de advocacia e setores jurídicos de empresas. Até robôs-advogados já existem, capazes de ajudar na tomada de decisões. Mas não é sobre os robôs que falaremos neste post. Abordaremos outro assunto: os softwares jurídicos. Esses softwares são destinados especificamente aos escritórios e departamentos jurídicos, focando suas principais necessidades e as tendências do mercado moderno.
Acompanhe os tópicos a seguir, confira os benefícios desses programas, os cuidados que devemos ter ao escolhê-los e como eles podem ajudar no marketing da empresa.
Quais são os benefícios de um software jurídico?
Para começar, avalie os inúmeros benefícios que um software jurídico pode oferecer aos escritórios de advocacia.
Uma completa gestão de processos
Um software jurídico cadastra de forma prévia e automática todo o processo eletrônico. Para isso, é necessário informar o número de registro na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) ou o número do processo no Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Dessa forma, as informações de capa ficam todas cadastradas no sistema.
A eliminação do Excel nas pautas de audiência
A pauta de audiência é o documento de convocação de uma reunião. Trata-se de uma lista ou relação, de um “pacto” (pauta) que registra tudo que deve ficar estabelecido, fixado. A quantidade de processos no Brasil é muito elevada, principalmente de ações trabalhistas. Nos escritórios jurídicos, caso não haja organização, pode acontecer um congestionamento nas pautas de audiência e na agenda dos profissionais.
A planilha do Excel não se mostra tão eficaz para suprir as necessidades, apesar de muitos advogados fazerem uso de planilhas que se baseiam em publicações semanais. Contudo, as soluções manuais ampliam as possibilidades de erros.
Assim, as soluções tecnológicas apresentam-se como ideais. Os softwares jurídicos permitem controle otimizado sobre as pautas, integrando a agenda dos profissionais e de escritórios credenciados (audiências, pagamentos), automatizando ainda as providências.
A automação permite a geração de uma lista de trabalho, assegurando que, para cada audiência, os profissionais fiquem cientes, as sessões sejam abordadas, os documentos sejam providenciados e os avisos sejam dados (casos de cancelamento).
A captura de processos em andamento
Quando o advogado informa o número de registro na OAB ou do processo no CNJ, existem sistemas que capturam os andamentos do processo no tribunal (e as intimações).
Todas as vezes em que alguma novidade for detectada, o sistema se encarrega de avisar o responsável dentro do escritório ou setor jurídico por meio de uma notificação.
A economia de tempo com as atividades automatizadas
Os softwares jurídicos também ajudam a ganhar tempo porque as tarefas são feitas de forma automática. Entre as tarefas que o profissional não precisará fazer, estão:
- buscar informações em uma agenda de papel;
- atualizar os sites dos tribunais um a um;
- usar planilhas financeiras de controle mais difíceis e complicadas.
Com o software, o escritório ou departamento jurídico poderá cruzar os dados existentes no sistema com facilidade e rapidez.
Os prazos mais bem controlados
Com o software é possível cadastrar todos os compromissos no sistema e receber alertas sobre eles. Desse modo, perder a data dos prazos é uma possibilidade muito remota.
Muitos softwares podem se integrar a aplicativos já consagrados, como Hotmail, Outlook e Google Agenda, tornando-se ainda mais eficientes na gestão de prazos.
Os dados criptografados e seguros
Outro importante benefício que deve ser citado é o da criptografia, estratégia tecnológica avançada que garante a segurança das informações contra invasores e vírus.
A criptografia codifica as informações, transformando-as em caracteres ilegíveis e impossíveis de entender, completamente desordenados para agentes externos ao escritório jurídico e ao trabalho.
Uma completa gestão financeira
Os softwares jurídicos permitem realizar uma gestão financeira completa no sistema, sem a necessidade de usar planilhas e cadernos. Ele permite fazer a gestão do fluxo de caixa, organizar honorários, despesas e receitas, gerar relatórios organizados, registrar o pagamento dos clientes e monitorar a situação de cada um, manter em ordem os processos e assim por diante.
Dependendo do software, as movimentações financeiras podem ser atualizadas automaticamente a partir somente da inclusão do número de processo, desde que haja integração do sistema com um tribunal.
Todas as despesas podem ser monitoradas, como pagamento de salários, tributos, aluguel, fornecedores e assim por diante. Com os relatórios gerados, se pode ter uma visão sistêmica de todo o escritório, ficando ciente de sua saúde financeira.
É importante que o sistema integre todos os setores do escritório jurídico, efetuando um controle gerencial mais eficiente de todos os processos, de todas as operações e de toda a equipe de trabalho.
Um uso de fácil aprendizado
Outra vantagem é a utilização fácil dos softwares jurídicos — pelo menos de boa parte deles.
Um bom programa deve ajudar a descomplicar a rotina dentro do escritório ou departamento jurídico. Sendo assim, ele deve apresentar interface intuitiva e simples, de modo que o escritório ou departamento jurídico ganhe tempo e aumente sua produtividade.
O suporte técnico garantido
Um bom software para escritórios jurídicos deve proporcionar suporte técnico em horário comercial, seja por meio de telefone ou via chat.
Assim, caso alguém no escritório ou departamento jurídico tenha alguma dificuldade para utilizar o produto ou ele venha a apresentar problemas técnicos, haverá sempre assistência autorizada pronta para ajudar.
Um bom relacionamento com os clientes
Com um software jurídico, o escritório poderá disponibilizar uma área para o cliente com informações importantes e um canal de contato eficiente entre os escritórios e os clientes.
Como softwares jurídicos contribuem para o acesso de dados na nuvem?
O armazenamento na nuvem é simples, prático e seguro. Não há nenhum mistério no funcionamento dessa tecnologia, e qualquer profissional que saiba utilizar um software instalado no computador também saberá fazer uso da tecnologia cloud computing.
Há softwares jurídicos que podem ser instalados e, ao mesmo, permitem o acesso na nuvem. Existem outros que funcionam somente na nuvem, ou seja, são oferecidos como serviços (SaaS).
O escritório poderá, portanto, ter acesso aos dados na nuvem de forma segura e rápida. O funcionamento na nuvem se dá da seguinte maneira: certas empresas especializadas, que detêm tecnologia de primeira linha, possuem grandes servidores em que os arquivos são armazenados de forma remota, mas de maneira similar ao armazenamento efetuado em um computador.
Por meio da internet, o usuário, fazendo uso de login e senha, conecta-se à conta que ele registrou na plataforma e pode acessar seus arquivos nas máquinas distantes com segurança e agilidade. Há muita segurança sim, pois a maior parte das empresas que disponibiliza o serviço armazena os dados em duplicidade, isto é, os arquivos do escritórios são salvos mais de uma vez e podem também ser salvos em diferentes servidores.
Desse modo, caso um servidor não esteja em perfeitas condições de funcionamento, o sistema automaticamente encontra os arquivos em outro servidor sem que o escritório (ou departamento jurídico) perceba esse procedimento interno.
Outra estratégia das empresas que aplicam a tecnologia cloud computing é dividir os arquivos em pedaços menores, armazenando uma parte em cada local. Essa estratégia impede que pessoas não autorizadas ou mal intencionadas tenham acesso aos arquivos. Além disso, na maioria das vezes os arquivos passam por um processo de codificação (criptografia).
Confira os principais benefícios de ter os dados armazenados e acessados na nuvem:
Segurança
O escritório não precisará investir em recursos de proteção de arquivos nos computadores da empresa, já que existe proteção remota garantia pelo fornecedor do serviço.
Backups automáticos
Os servidores oferecem backups automáticos, dispensando esse trabalho e essa preocupação dos profissionais de advocacia.
Acesso de qualquer dispositivo e de qualquer lugar
Não se fica limitado ao computador do escritório, podendo-se ter acesso aos arquivos de qualquer dispositivo conectado à internet (tablet, smartphone ou notebook) e de qualquer lugar onde o usuário esteja (empresa, casa, restaurante, hotel, praça, clube etc.).
Nesse caso, o acesso não fica condicionado à sincronização de mídias removíveis, como pendrives ou CDs.
Instalação desnecessária
Muitas ferramentas ficarão disponíveis na nuvem além do armazenamento de dados (planilhas eletrônicas, editores de texto, CRM, controle financeiro e assim por diante), isto é, não é preciso instalar nada no computador.
Colaboração e trabalho em equipe
Os dados armazenados na nuvem permitem que o compartilhamento das informações entre os colegas seja mais produtivo e rápido.
A colaboração é considerada atualmente o benefício mais importante oferecido pela tecnologia cloud computing.
Redução de custos de aquisição e de manutenção
Sem a necessidade de um servidor enorme para o armazenamento de arquivos, o escritório jurídico poupa dinheiro com a compra de hardwares e a contratação de serviços de manutenção (o suporte na nuvem costuma ser mais barato e mais rápido, ficando a cargo do próprio fornecedor do sistema).
Uso racional dos recursos naturais
Como a infraestrutura da tecnologia cloud computing é bem mais enxuta do que aquela necessária para a hospedagem de softwares jurídicos desktop, há menos consumo de energia elétrica, de refrigeração e de espaço físico.
Essas características contribuem para preservar os recursos naturais, fazendo uso moderado e consciente deles.
Plataforma única
Os softwares desktop precisam estar disponíveis para instalações em diferentes ambientes, plataformas e configurações, mas o sistema na nuvem trabalha em um navegador e funciona em toda plataforma, dispensando a adaptação para ambientes diferentes.
Atualizações e melhorias
Na nuvem acontecem os “deploys” diários, ou seja, as atualizações e melhorias são inseridas muitas vezes por dia, dispensando a equipe de TI do escritório de perder tempo com versionamentos (esquemas complexos e demorados para atualizar o sistema desktop).
Mais rentabilidade
Menos despesas representam mais rentabilidade, e com um sistema na nuvem, a cobrança mensal pelos serviços oferece um custo-benefício mais vantajoso do que a aquisição de licenças e os custos de instalação.
O custo tende a reduzir e o compromisso em longo prazo da empresa prestadora de serviços tende a aumentar — o que é vantajoso não somente para ela, mas para o escritório, que poderá usufruir de mais regalias e descontos com o passar do tempo.
Que cuidados ter ao escolher um software jurídico?
É preciso tomar certos cuidados relacionados ao fornecedor e aos valores. Assim, é necessário avaliar aspectos qualitativos e quantitativos no momento de escolher um software para escritório de advogados.
A reputação da empresa fornecedora
É importante pesquisar bem na internet antes de adquirir um software. Existe atualmente muita concorrência no setor de produtos tecnológicos e digitais. Apesar de se tratar de um segmento mais específico, os produtos do setor jurídico também precisam ser comparados. Convém pesquisar e escolher uma boa empresa, que goze de boa reputação no mercado em que está inserida.
Vale a pena conferir e comparar as opiniões de diferentes clientes que contrataram serviços e/ou compraram seus produtos. Talvez até colegas de outros escritórios possam fazer sugestões sobre um bom fornecedor. Um bom site para conferir opiniões é o “Reclame Aqui”, onde clientes de todas as empresas postam suas queixas e elogios.
Uma empresa boa oferece produtos de boa qualidade, com garantia e suporte técnico especializado.
Os valores
Procure sempre o meio-termo: nada barato demais nem com preços muito acima daqueles cobrados no mercado. Um boa empresa sabe precificar com equilíbrio, de forma que seja vantajoso para as duas partes.
O importante é analisar o custo-benefício do produto, ou seja, o que ele oferece de bom que faz compensar o seu preço em detrimento a outro produto de preço mais acessível, mas que oferece poucos recursos, está mais suscetível a falhas, não conta com suporte especializado e outras coisas.
Avalie sempre o longo prazo, veja como o software vai beneficiar o negócio ao longo dos anos, contribuindo para conquistar mais clientes e otimizar os lucros. Calcule o ROI, o retorno sobre o investimento, usando a fórmula:(receita – custo do investimento / custo do investimento) x 100
A necessidade de testar e avaliar
Para escolher entre os diversos produtos e serviços disponíveis no mercado e na internet, é preciso avaliar bem. Não é recomendado comprar de forma precipitada no primeiro fornecedor que você encontrar. Analise se o produto/serviço realmente atende às suas expectativas e às necessidades do seu negócio.
Tornou-se comum para muitas empresas fornecedoras oferecer alguns dias de avaliação gratuita para as pessoas interessadas (geralmente 7 dias). Nesse tempo, o escritório poderá fazer uso dos recursos, ter a certeza de que ele realmente funciona e corresponde àquilo que a empresa está realmente necessitando.
Como garantir uma escolha de um programa de qualidade para o escritório ou departamento jurídico?
Considerados os benefícios dos softwares jurídicos, fica bem mais fácil saber o que observar na hora de escolher um programa específico, ou seja, é preciso considerar o que efetivamente um software jurídico deve oferecer e certificar-se de que o produto analisado oferece esses recursos.
Melhor controle financeiro
Uma das mais importantes qualidades que um software jurídico pode oferecer é a melhoria na gestão financeira. Atualmente, toda empresa define metas de corte de gastos que precisam ser devidamente cumpridas. Controlando rigorosamente os custos, de forma automatizada, o gestor conseguirá dar mais exatidão à previsão de custos.
É possível também controlar a inadimplência dos clientes, associar pagamentos a ações efetuadas e automatizar a remuneração adicional, fundamentada no bom desempenho dos profissionais que trabalham no escritório ou departamento jurídico.
Eficiência na administração dos documentos
Outro cuidado que se deve ter ao escolher softwares jurídicos é certificar-se de que ele pode, efetivamente, padronizar a etapa de gestão dos arquivos e controle das versões de histórico das contratações, o que vai organizar melhor os dados.
Com a automatização de documentos, será possível mais dedicação à análise dos dados e das peças, e não às funções mais operacionais. Um boa administração documental permite realizar avaliação de aditivos dos contratos, de sua validade, de prazos de pagamento, de períodos de renovação e assim por diante.
Somente a digitalização dos documentos não é suficiente para um escritório jurídico — é preciso que todos os documentos estejam integrados com os clientes e seus respectivos processos. Caso não exista uma organização detalhada e criteriosa, o escritório corre o risco de perder-se entre tantos documentos arquivados no sistema.
Um bom software anexa automaticamente, depois que a documentação for digitalizada, os dados aos seus processos e clientes, tornando a consulta e o desenvolvimento do trabalho mais fáceis.
Segurança
Segurança é uma palavra-chave na gestão de documentos e processos em um escritório jurídico. É preciso preservar a privacidade do cliente e manter resguardadas quaisquer informações que possam ajudá-lo ou prejudicá-lo. É fundamental também resguardar o capital intelectual.
Um bom software deve contar com a segurança necessária para evitar invasão de privacidade, roubo de informações confidenciais, ataques de piratas cibernéticos etc. Os softwares na nuvem, além de oferecerem total segurança nesse sentido, disponibilizam a vantagem extra de dispensar o escritório ou departamento jurídico de preocupações com a organização e atualização desse esquema de segurança, já que se trata de função do fornecedor.
Controle de prazos e tarefas
Para qualquer escritório jurídico, perder prazos por esquecimento ou acúmulo de atividades pode resultar em graves transtornos para o negócio. A tendência é que, à medida que o negócio se desenvolva, a quantidade de demandas aumente. Será preciso monitorar os processos em sua totalidade, atentando-se para as informações e os detalhes.
A estrutura do software jurídico deve se basear em workflow e possibilitar ao gestor e à sua equipe a automatização das tarefas com rapidez e praticidade, evitando atrasos. É preciso unificar todas equipes envolvidas nos processos, integrando operações que devem ser realizadas com a agenda da equipe do escritório ou departamento jurídico e integrando os processos às publicações pertinentes.
Um software mais avançado pode integrar também o escritório com os tribunais, gerando, de forma automática, atividades no sistema, baseando-se nos registros dos processos em andamento ou já encerrados pelos tribunais.
Comunicação e gestão em equipe
O sucesso de um escritório jurídico depende, em grande parte, de uma boa comunicação entre os membros da equipe. Quanto mais demandas, mais o escritório ou departamento jurídico precisará de auxílio. Ainda assim, alguns advogados sentem certo receio ou enfrentam dificuldades para delegar tarefas, considerando que os processos exigem muita responsabilidade.
Os softwares jurídicos se propõem a oferecer funcionalidade que tornam mais fácil a comunicação em equipe. Eles permitem comentários e apontamentos no momento em que o trabalho estiver se desenvolvendo, estimulando a participação de todos e a execução eficiente das atividades.
Uso de indicadores
Com um software de boa qualidade fica mais fácil medir o desempenho do escritório usando indicadores precisos, que convertem os resultados em números e permitem que o gestor avalie com cuidado se suas estratégias estão sendo desenvolvidas corretamente e se as metas estão sendo alcançadas.
Os indicadores oferecem vantagens como:
Alinhamento das tarefas de toda a equipe
Todo escritório precisa traçar planos para serem seguidos por todos os profissionais. Os indicadores medem a motivação desses colaboradores e até que ponto eles estão trabalhando alinhados com a cultura organizacional e as metas estabelecidas.
Resultados mais expressivos
Os indicadores avaliam o desempenho individual de cada etapa e o desempenho total, o que permite analisar e retificar erros para obter melhores resultados.
Garantia de produtividade
Existem softwares que oferecem indicadores específicos para mensurar a produtividade, como a relação entre as saídas resultantes de um trabalho e os recursos aplicados nessa operação.
Análise de demandas
Indicadores podem relacionar a quantidade de contratos novos e de serviços concluídos em um período específico.
Controle financeiro
Alguns softwares jurídicos oferecem indicadores que ajudam a otimizar a gestão financeira do negócio, medindo, por exemplo, o índice de recebimentos e faturamentos.
Melhoria do ambiente de trabalho
Medindo o índice de rotatividade dos funcionários (turnover), o gestor poderá desenvolver ações que ajudem a diminuir esse valor e manter os profissionais por mais tempo na empresa.
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