A gestão de um escritório de advocacia é um desafio complexo que exige uma combinação de habilidades gerenciais e conhecimentos jurídicos. Esse tipo de negócio possui características específicas, que demandam por uma primorosa administração financeira, gestão de pessoal, controle fiscal e assim por diante.
Aliás, o panorama sobre as principais questões que envolvem a gestão de escritório de advocacia é bem vasto. É conveniente estar atento não apenas aos pequenos deslizes que podem ser cometidos, mas também aos procedimentos e tecnologias que vão otimizar o negócio. Bem gerenciado, ele pode melhorar a produtividade e a eficiência, resultando em uma melhor experiência para os clientes externos e internos, ou seja, para os próprios funcionários do local.
Neste artigo, exploraremos algumas das melhores práticas de gestão de escritório de advocacia e como elas podem ser implementadas para alcançar o sucesso nos negócios jurídicos. De estratégias de marketing a técnicas de gerenciamento de equipe, vamos analisar o que os escritórios de advocacia podem fazer para melhorar seus resultados e superar a concorrência.
Se você é um advogado, gestor de escritório ou simplesmente está interessado em como os escritórios de advocacia são gerenciados, este artigo é para você.
O que é gestão de escritório de advocacia?
A gestão de escritório de advocacia é o conjunto de práticas gerenciais que visam otimizar o funcionamento e a eficiência desse tipo de negócio. Essas práticas incluem desde a organização de processos e a gestão financeira até a administração de recursos humanos e a implementação de estratégias de marketing.
Ela é fundamental para garantir que o escritório opere de maneira eficaz, atenda às necessidades dos clientes e alcance resultados positivos nos negócios. Além disso, uma boa gestão contribui para um ambiente de trabalho saudável e produtivo para os funcionários, contribuindo para a retenção de talentos e o crescimento do escritório.
Os escritórios de advocacia prestam uma ampla gama de serviços, que podem incluir desde a representação de clientes em processos judiciais, administrativos ou extrajudiciais à elaboração de contratos, entre outros. Assim, a rotina deles pode variar bastante, a depender do tamanho e das áreas de atuação do negócio.
Muitas vezes, os advogados costumam se especializar em uma área e receber casos somente nesse setor específico. Contudo, um escritório pode ter advogados que atuem em áreas diferentes, aumentando a diversidade da equipe e satisfazendo as necessidades dos mais diversos clientes. Ou seja, sua gestão também pode ser mais ou menos complexa quando se consideram as suas particularidades.
É preciso considerar também que a Justiça no Brasil ainda é muito burocrática, o que acaba refletindo também na gestão do escritório de advocacia. Apesar disso, a tendência é que ela vá diminuindo com o tempo e com a informatização dos processos. Atualmente, opções como arbitragem e mediação já reduzem a quantidade de processos nos tribunais e agilizam as respostas para os clientes — os casos são resolvidos com mais rapidez e de forma eficiente.
A gestão de escritórios de advocacia também deve levar em conta o aumento sempre crescente de advogados no Brasil. Mas, ao lado desse crescimento no número de profissionais do Direito também cresce a demanda pelos serviços da alçada jurídica. Até 2022, já havia 1,3 milhão de advogados inscritos na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Dessa forma, é importante que o gestor compreenda que os advogados devem priorizar mais a parceria que a competitividade. Trabalhando juntos, a sobrevivência em um concorrido mercado se torna mais simples.
Como fazer a gestão de escritório de advocacia?
A gestão de escritórios de advocacia tem como finalidade profissionalizar ainda mais o trabalho do advogado, preparando-o para enfrentar os desafios da carreira e fazer uso das novas tecnologias, que são parte essencial do processo de desenvolvimento profissional.
O mercado jurídico não é mais adequado para a prática de metodologias ultrapassadas. É necessário acompanhar as tendências do setor, adotando técnicas e ferramentas mais modernas e eficientes. Não se pode esquecer de que a própria rotina das bancas jurídicas foi modificada.
Uma das grandes mudanças que deve ser considerada pelo gestor é a informatização do sistema jurídico, que traçou novos rumos para o Direito e para o relacionamento entre advogados e clientes.
Vamos considerar, primeiramente, os aspectos gerais de uma gestão, ou seja, aqueles que dizem respeito a praticamente todas as empresas, realçando naturalmente os aspectos financeiros.
A movimentação de capital corresponde ao que se chama de receitas e despesas. As receitas resultam do pagamento dos honorários, que correspondem à remuneração do advogado e costumam seguir uma tabela fornecida pela própria OAB. Porém, elas podem ter origens diversas, como investimentos ou venda de material específico (revistas, livros etc.).
Outra possível fonte geradora de receita é a consultoria/assessoria. Essas operações são oferecidas principalmente às empresas, envolvendo aspectos judiciais, contábeis, fiscais, trabalhistas, previdenciários e assim por diante. Um advogado também pode auferir rendimentos por meio de palestras e seminários.
As despesas, por sua vez, correspondem às obrigações financeiras que um escritório de advocacia deve assumir, como:
contas de energia elétrica, água, internet e telefone;
aluguel do imóvel (caso não seja um ponto próprio);
folha de pagamento;
compromisso tributário;
compra de material de escritório;
cursos de atualização;
eventuais treinamentos;
marketing;
custos com combustível (caso sejam necessários deslocamentos e/ou viagens para a resolução de casos);
terceirização de alguns serviços (muitas empresas optam pela terceirização de muitas atividades secundárias como forma de otimizar o tempo e reduzir custos);
aquisição de publicações específicas e outros gastos.
Além desses custos, vale ressaltar que é fundamental para o bom desempenho de um escritório de advocacia manter um banco de dados sempre atualizado com informações do cliente.
Soluções para a gestão de escritório de advocacia
A gestão de escritório de advocacia deve ser realizada de forma planejada. Atuar estrategicamente tem sido a recomendação e a tendência para as empresas modernas que desejam sobreviver no mercado e crescer economicamente. Abaixo indicamos algumas diretrizes que contribuem com a melhoria da gestão.
A agilidade nos escritórios de advocacia
É importante adotar novas estratégias em todos os setores da banca jurídica. Essas estratégias devem priorizar uma maior eficiência, produtividade e rapidez. A celeridade no escritório de advocacia é uma condicionante para que ele cresça, consiga captar mais clientes e fidelizar clientes antigos.
A agilidade no escritório é um importante diferencial, principalmente porque a Justiça brasileira costuma ser morosa na resolução de casos.
Embora o advogado não possa interferir em certos assuntos e em algumas etapas do processo judicial, ele poderá fazer de tudo para resolver o problema do cliente no menor tempo possível.
A informatização, por exemplo, ajuda bastante. Também contribui o próprio conhecimento do advogado e as relações que ele mantém com outros profissionais do ramo, incluindo juízes e promotores.
Uma boa gestão de escritórios de advocacia deve contemplar essa integração. A comunicação com tribunais de Justiça, cartórios e outras instituições deve estar baseada em ferramentas ágeis, que utilizam tecnologia de ponta, internet, soluções na nuvem e/ou aplicativos móveis, os quais também otimizam o CRM (Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente).
O modelo horizontal de trabalho
Uma tendência atual é a metodologia de trabalho no sentido horizontal, ou seja, desconsiderando (dentro dos limites aceitáveis) a existência de uma hierarquia.
Em outras palavras, pode-se dizer que, no modelo horizontal, existe uma hierarquia, mas ela não é tão rigorosa. Esse modelo favorece a melhor comunicabilidade e um relacionamento mais próximo entre os profissionais do escritório.
Os líderes devem, portanto, tomar decisões compartilhadas e não unilaterais ou individualistas. As decisões devem ser fruto de discussões entre todos os profissionais. A opinião de cada um deve ser considerada e até estimulada. Quando existe um consenso dentro do escritório de advocacia, os resultados surtem efeito mais satisfatório.
Os indicadores de desempenho
Uma boa metodologia está fundamentada em rapidez e em planejamento contínuo, de curto prazo. Somente assim é possível avaliar os resultados e aperfeiçoar o que for necessário a médio prazo.
Os OKRs (Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados Principais) são usados para monitorar as metas, as quais precisam ser dinâmicas e passíveis de mensuração. Todas as metas e todos os objetivos devem ser muito claros e apresentar métricas quantitativas.
Os OKRs podem estar relacionados ao número de clientes, ao volume de processos resolvidos, aos indicadores financeiros e até aos feedbacks sobre o atendimento prestado.
Esses indicadores, contudo, precisam estar relacionados à cultura organizacional do escritório, e o gestor deve acompanhá-los (de preferência, semanalmente) para confirmar se as metas e objetivos estão sendo cumpridos.
Controle sobre o que acontece no escritório
Para ter sucesso na gestão do escritório de advocacia também é preciso ter controle do que acontece no local. Nesse caso, não estamos falando em microgerenciar cada atividade dos colaboradores, mas, sim, ter conhecimento do trabalho que cada um está realizando no momento.
É necessário ter organização e saber o que já foi feito, o que está em andamento e o que ainda é preciso fazer. Assim, diminui-se o risco de perder prazos, por exemplo, com alguma atividade que deveria ter sido realizada, mas não foi. Esse é um erro comum de gestão que, no entanto, pode ser evitado quando se está ciente das tarefas como um todo.
Dessa maneira, poder contar com aplicativos que auxiliam a gestão de tarefas é uma das formas de conquistar uma gestão de escritório eficiente, organizada e mais profissional. O gestor pode não somente saber tudo o que aconteceu, está acontecendo e ainda vai acontecer, como também delegar as tarefas a cada membro da equipe.
Com essas práticas de gestão, é possível ter um maior controle sobre o que acontece no escritório de advocacia, permitindo a tomada de decisões mais estratégicas e o alcance de melhores resultados.
Gestão dos custos
Um dos grandes entraves ao crescimento (e até a sobrevivência das empresas) é o descontrole sobre os custos. Empresas que gastam demais tendem a ficar indigentes rapidamente. Isso reduz consideravelmente a margem de lucro do negócio, favorecendo o não cumprimento de compromissos e a perda de clientes.
Muitas empresas conseguem mais capital por meio de altos empréstimos, com taxas de juros ainda mais elevadas. Ficam inadimplentes, mas veem isso como uma vantagem, o que é um erro grave que será percebido algum dia, mesmo que em longo prazo.
O ideal para o escritório é manter um controle rigoroso sobre os custos e procurar reduzi-los de forma legal, sem correr o risco de prejudicar a qualidade dos serviços ofertados, nem o atendimento aos clientes.
É preciso avaliar todas as possibilidades de reduzir o consumo de recursos como água, luz, internet e telefone, assim como evitar desperdícios. O controle de custos pode ser feito por meio de planilhas ou softwares, que costumam ser mais eficientes e facilitar a organização. De toda forma, é fundamental que todas as despesas e receitas sejam devidamente registradas.
É importante saber para onde o dinheiro está indo e se está realmente valendo a pena. O direcionamento planejado de recursos ajuda a economizar dinheiro e a melhorar a qualidade dos serviços. Uma maneira de conter gastos é evitando desperdícios com papel e outros materiais de escritório. A digitalização de documentos e a versão de documentos digitais com certificado são boas opções.
Na gestão de escritórios de advocacia, como na maioria das empresas, é fundamental reduzir gargalos de tempo. Para o cliente, quanto mais céleres forem as propostas dos profissionais, mais satisfeito ele ficará. O advogado que atende em tempo hábil comprova seu entendimento sobre o assunto, oferecendo ao cliente a melhor solução para o caso.
Menos clientes atendidos representa menos lucratividade para o escritório. Atendimentos demorados, execução morosa de certas tarefas, erros frequentes (e a necessidade de retrabalhos) resultam em mais custos para o escritório. Há sempre uma relação próxima entre despesas e lucros — é possível aumentar o segundo, reduzindo as primeiras e vice-versa.
Não misture gastos do escritório com finanças pessoais
Misturar os gastos do escritório de advocacia com as finanças pessoais pode levar a problemas sérios, como dificuldades financeiras, problemas contábeis e até mesmo questões jurídicas. Para evitar essa situação, é importante adotar algumas práticas de gestão financeira, tais como ter contas bancárias separadas, definir um salário para o advogado, separar despesas pessoais do escritório e estabelecer um orçamento.
Ao manter contas bancárias separadas você evita que os recursos financeiros de cada um se misturem e criem dificuldades para o controle monetário. Já definir um salário para o advogado e retirar apenas esse valor da conta bancária do escritório impede que os gastos pessoais afetem a saúde financeira do negócio.
Da mesma forma, separar despesas pessoais e do escritório é importante para que não haja confusão entre os gastos e seja mais fácil de controlar as finanças. Assim como estabelecer um orçamento é essencial para o escritório, definindo limites para os gastos e monitorando o fluxo de caixa. Com essas práticas é possível manter uma gestão financeira eficiente e organizada.
Precifique da maneira correta
A precificação dos serviços de um escritório de advocacia pode ser um desafio, pois envolve vários fatores, como a experiência dos advogados, a complexidade dos casos, a concorrência de mercado, entre outros. No entanto, existem algumas práticas que podem ajudar na definição dos preços dos serviços, tais como:
- Análise do mercado: é importante conhecer o mercado em que o escritório atua, avaliando os preços praticados por concorrentes e identificando as melhores práticas de precificação.
- Definição do valor hora do advogado: é essencial definir o valor hora do advogado, levando em consideração a experiência, formação e habilidades de cada profissional.
- Análise da complexidade do caso: é importante avaliar a complexidade do caso para definir o preço dos serviços, levando em consideração a quantidade de tempo e esforço necessários para solucionar o problema do cliente.
- Definição de pacotes de serviços: é possível criar pacotes de serviços que combinem diferentes serviços jurídicos, oferecendo preços mais atraentes para os clientes.
- Monitoramento dos custos: é essencial monitorar os custos do escritório, incluindo despesas com aluguel, salários e equipamentos, para garantir que o preço dos serviços cubra todos os custos e gere lucro para o escritório.
Além disso, vale lembrar que a precificação dos serviços deve ser justa e transparente para os clientes, levando em consideração o valor agregado que o escritório oferece. A prática de precificar serviços jurídicos de forma exorbitante ou desleal pode prejudicar a imagem do escritório e afastar os clientes.
Tenha um contador
Ter um contador é muito importante para a gestão financeira de um escritório de advocacia. Isso porque o contador é o profissional responsável por cuidar da contabilidade do escritório, o que inclui a organização das finanças, o registro e controle de receitas e despesas, a elaboração de relatórios financeiros e a entrega de obrigações fiscais e contábeis.
Essas atividades demandam um conhecimento aprofundado de disciplinas contábeis. Dessa maneira, é mais prático e inteligente contratar um especialista do que tentar dar conta dessas tarefas sozinho. Além disso, um contador pode ajudar fornecendo insights e análises que contribuem para o escritório tomar decisões financeiras mais inteligentes.
Outra vantagem de contar com esse profissional é que ele pode identificar oportunidades para melhorar sua rentabilidade e eficiência, ou até reduzir sua carga tributária, maximizando suas economias fiscais e otimizando o desempenho geral do escritório.
Manutenção do Padrão de qualidade do serviço
Manter o padrão de qualidade do serviço com o crescimento do escritório de advocacia pode ser um desafio. Porém, isso é fundamental para garantir a satisfação dos clientes e a reputação do escritório. Algumas práticas podem ajudar a manter essa qualidade. Veja algumas abaixo.
Bom relacionamento com o cliente
Esse ponto deve ser sempre prioridade! Clientes satisfeitos são a melhor forma garantir o crescimento do seu negócio. Assim, algumas ações que podem ajudar a manter um bom relacionamento com os clientes são: ter uma comunicação clara e transparente com eles, personalizar o atendimento e cumprir prazos e compromissos acordados.
Agindo dessa maneira você deixa claro para o cliente que se importa com a relação e está preocupado em ouvir suas necessidades e atender as expectativas. Além disso, fortalece o vínculo com confiança e respeito, e ainda garante sua satisfação e fidelização, o que ajuda a fortalecer a imagem do escritório no mercado.
Padronize o atendimento
Estabelecer padrões e processos é uma forma de padronizar o atendimento. Com um passo a passo claro para a execução dos serviços, todos os profissionais do escritório podem seguir um mesmo padrão de qualidade e atender às expectativas dos clientes.
Vale lembrar aqui que a padronização na metodologia de trabalho não implica em atendimento despersonalizado. Todo caso deve ser avaliado de forma individual e atenciosa, mas os meios de resolução devem seguir parâmetros que vão criar uma identidade própria para a empresa.
Defina e monitore indicadores de desempenho
É importante definir e monitorar indicadores de desempenho que permitam avaliar o nível de qualidade do serviço prestado pelo escritório. Alguns parâmetros são a satisfação do cliente, tempo de resposta, taxa de sucesso e número de processos.
As outras estratégias e a gestão unificada
As especializações, a atualização dos conhecimentos, a análise dos rendimentos e do mercado jurídico e a divisão coordenada de funções são algumas iniciativas para uma gestão estratégica em um escritório jurídico.
Além dessas, outras ações também fazem parte dessa lista, incluindo:
as parcerias com outros escritórios;
o cumprimento de prazos;
o controle fiscal;
a utilização de tecnologia eficiente (alguns escritórios já se valem até de robôs-advogados);
a personalização na prestação dos serviços;
os processos de avaliação;
a publicidade bem direcionada;
a contratação e retenção de talentos;
as metodologias modernas aplicadas à gestão unificada de processos.
Com uma gestão unificada de processos, o gestor terá uma visão sistêmica de seu negócio e poderá agilizar as operações e as decisões.
Invista no planejamento
Investir no planejamento da gestão de escritório de advocacia também é uma ação que colabora para o sucesso do negócio a longo prazo. Assim, planejar é o primeiro passo para percorrer um caminho de crescimento no negócio.
Conhecer o mercado e a concorrência é um bom início para identificar oportunidades e ameaças. Saber os pontos fortes e fracos, tanto os seus quanto os da concorrência, pode ajudar a identificar as melhores estratégias para sua atuação.
Definir objetivos e metas também é fundamental para guiar a gestão do escritório e avaliar o desempenho da equipe. É importante estabelecer metas SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido) para orientar o planejamento e as decisões.
A gestão de pessoas em escritórios de advocacia
A gestão de pessoas é outra etapa importante na gestão de escritórios de advocacia. É preciso manter a equipe sempre estimulada e unida para desenvolver o melhor trabalho possível.
Um escritório de advocacia pode contar com profissionais especializados em diferentes áreas, mas é fundamental atuar em parceria, com harmonia e colocando acima de tudo a cultura organizacional da empresa, seus objetivos e metas.
Caso julgue indispensável, o gestor poderá criar um departamento de Recursos Humanos ou terceirizar esses serviços. Caso haja advogados especializados em Direito do Trabalho no escritório, ele próprio poderá assumir essa responsabilidade se desejar.
A folha de pagamento é um importante documento de controle de funcionários. Além do salário propriamente dito, incidem encargos que precisam ser devidamente calculados, como férias, 13º salário, horas extras e outras coisas.
As reuniões são um lugar-comum em todas as empresas. Geralmente, elas não gozam de boa fama por serem cansativas e, muitas vezes, improdutivas. Mas, quando bem estruturadas, elas podem oferecer ótimos resultados.
Convém avaliar realmente a necessidade de reuniões, pois, algumas vezes, as questões em pauta podem ser facilmente resolvidas por e-mail. Também é válido considerar agendar reuniões diárias ou semanais objetivas, a fim de colocar em dia as atividades que foram realizadas e pendências a serem resolvidas.
O uso de software de gestão para escritórios de advocacia
A tecnologia nos escritórios de advocacia é um importante elemento na gestão da empresa. Adotar um software jurídico é uma forma de otimizar o ambiente de trabalho, acompanhando as tendências atuais e reduzindo custos com materiais, mão de obra e falhas humanas. Além disso, o software de gestão também tem diversas outras vantagens, como as citadas abaixo.
Armazenamento digital
Um software jurídico ajuda, por exemplo, a reduzir a quantidade de arquivos físicos, substituindo-os por pastas digitais, armazenadas no sistema (ou na nuvem) com muito mais segurança e acessibilidade.
A gestão de documentos é uma das finalidades de um software jurídico. Ele permite não só o armazenamento eficiente, como facilita a identificação dos processos e agiliza seu envio para clientes e entidades.
Informatização da Justiça brasileira
Os tribunais do país também têm se modernizado, valendo dizer que o processo digital, desde 2016, é o modelo exclusivo aceito pelo STJ.
Portanto, informatizando seu escritório, o advogado também otimiza seu relacionamento com as instituições judiciais do país.
Otimização do tempo
Automatizando a gestão de escritório de advocacia com um software específico, o gestor pode gerenciar melhor o atendimento e os processos, organizando sua rotina de trabalho e exercendo maior controle sobre as atividades e os prazos.
Ao automatizar atividades repetitivas, o sistema possibilita aos profissionais dedicarem mais tempo à produção de peças processuais, a um atendimento mais personalizado e à elaboração de atividades mais estratégicas, menos operacionais. Além disso, a equipe fica mais motivada, já que atividades repetitivas tendem a desgastar o profissional, fazendo com que ele perca o interesse no trabalho.
O software jurídico também contribui para a economia de tempo (especialmente em atividades não técnicas, nem jurídicas, como elaboração de relatórios, organização de agendas etc.). Ele também ajuda o gestor a propor melhorias em procedimentos internos, visando maior rentabilidade e produtividade para a banca.
Controle sobre as informações
A tecnologia permite agregar valor aos serviços prestados. Uma vantagem que merece ser realçada é a atuação dos profissionais de forma inteiramente online. Outro benefício é a integração eficiente entre os diferentes setores do escritório e suas informações.
As informações permanecem centralizadas somente em uma plataforma, possibilitando aos usuários do sistema visualizar, com amplitude, tarefas, compromissos e prazos.
O software oferece mais praticidade no que se refere à inclusão de informações no sistema e ao monitoramento delas. Torna-se mais fácil gerenciar as diversas informações de natureza jurídica, como processos, e de outras naturezas, como pessoas, finanças, atendimento.
Multifuncionalidade
Entre os outros benefícios que um software jurídico pode trazer à gestão de escritórios de advocacia, podemos citar a multifuncionalidade. Os softwares costumam reunir diferentes funções, envolvendo gestão financeira, fiscal, de pessoal, processual e assim por diante.
Aumento do conhecimento de mercado
A integração informativa favorece uma visão mais precisa sobre as demandas mais comuns e os potenciais contratantes de serviços. Identificando as áreas de atuação mais significativas, o gestor também pode buscar novas oportunidades que sirvam para ampliar a carteira de clientes.
Superação da concorrência
Com o software, os profissionais podem usufruir de conhecimentos mais profundos e estratégicos sobre a banca, podem identificar melhor os pontos fracos e fortes de seu próprio escritório e dos outros, conquistando vantagens competitivas.
Captação do cliente perfeito e mais foco
A integração de informações permite o cruzamento eficiente de dados e a melhor compreensão do perfil dos clientes, o que vai facilitar na elaboração de estratégias mais eficazes de atendimento e de prestação de serviços, gerando um diferencial relevante.
O gestor também passa a analisar e decidir de forma menos intuitiva, mais focada em dados precisos e em resultados.
Agora que você já entendeu como funciona uma boa gestão de escritório de advocacia, é hora de colocar em prática as ações para promover a evolução do seu! Que tal, então, falar com um dos nossos especialistas e saber mais sobre como podemos te ajudar? Entre em contato conosco!
