8 passos para uma gestão de escritório mais efetiva

O crescimento exponencial da concorrência na área jurídica fez com que advogados e administradores se movimentassem para criar diferenciais e aumentar a produtividade de suas práticas. Escritórios e empresas passaram a investir em tecnologia e em modernas técnicas de gestão de processos de jurídicos. 

O conhecimento jurídico é uma condição necessária, porém, insuficiente para se manter crescendo nesse cenário. É isso mesmo: conhecer a lei, a jurisprudência e a doutrina não bastam para cativar o cliente e aumentar o número de processos distribuídos para a sua banca. 

É preciso dar respostas rápidas às demandas do usuário do serviço, cumprir todos os prazos, cobrar honorários modestos e a verdade é que nada disso pode ser viabilizado sem uma competente gestão de processos jurídicos. Confira abaixo um passo a passo para aprimorar a sua gestão: 

1. Quais processos precisam melhorar? 

Toda mudança realizada na empresa ou no escritório deve ser precedida de uma análise minuciosa sobre o funcionamento da organização no presente. O autoconhecimento é uma característica muito importante para perceber o que vai bem e o que não vai. A partir daí, já é possível direcionar o foco para melhorar processos e criar as estratégias necessárias para obter um retorno mais rápido.  

2. Escolha um profissional adequado  

O melhor a se fazer é confiar a gestão do escritório a um profissional, isto é: incluir um administrador na equipe ou solicitar que a empresa envie um profissional capacitado para o departamento jurídico. 

No entanto, se o escritório não puder ou não quiser contratar um profissional especializado é importante eleger um advogado ou sócio que tenha noções de gestão ou, ao menos, que esteja disposto a se dedicar de verdade a essa atividade, estudando e se mantendo atualizado. 

Antes de qualquer outra coisa é necessário destacar a imensa importância da gestão, não apenas em um escritório jurídico, mas também no departamento jurídico de empresas e até mesmo dentro dos órgãos públicos e procuradorias. Lamentavelmente, a esmagadora maioria dos advogados formados no Brasil sai da faculdade sem ter conhecimentos em outras áreas, como marketing, gestão financeira, recursos humanos, gestão de documentos e contabilidade. Quando o aluno se forma, acaba descobrindo da pior forma possível que a advocacia envolve muito mais do que apenas o Direito. 

O conhecimento intelectual é um elemento muito importante dentro da prestação de um serviço jurídico. No entanto, sem elementos básicos de gestão, é simplesmente impossível tocar um escritório, já que não conseguiremos obter a mistura entre recursos materiais e humanos necessária para a realização das tarefas. 

Por último, é importante sinalizar que existe uma diferença entre gestão e administração. Administrar é resolver os problemas do escritório na medida em que eles vão aparecendo. Nesse sentido, todos os advogados e funcionários são administradores. A gestão, por sua vez, já é um conceito bem mais amplo, que inclui o planejamento estratégico e o desenvolvimento de políticas internas efetivas. 

3. Aposte na organização de tarefas 

No tópico anterior, falamos da figura híbrida do advogado ambivalente, isto é: aquele que atua nas causas e também tem funções administrativas dentro da empresa ou escritório, como ficar responsável pela folha de pagamento, negociar contratos com fornecedores de serviços, ou comprar papel para as impressoras. 

No entanto, se tem uma coisa que a indústria moderna nos ensinou foi que a especialização em tarefas é sinônimo de produtividade. Por isso, se você não pode contratar um profissional para resolver questões administrativas, financeiras e de recursos humanos, ao menos, tente organizar a rotina dos seus colaboradores. 

Listar as tarefas em uma agenda é um bom começo, mas recomenda-se também que o profissional separe as tarefas que precisam ser realizadas em blocos de afinidade ou importância. Por último, resta lembrar que a tecnologia, como sempre, pode fazer com que tudo isso seja muito mais fácil, já que muitos softwares têm ferramentas de agendas, calendários e timesheet. 

4. Automatize a produção de peças jurídicas 

A redação de petições iniciais, contestações, recursos, pareceres, memoriais escritos, entre muitas outras peças, é uma das atividades mais importantes realizadas pelo profissional do direito. Quando a esse aspecto, o gestor jurídico do segmento deve ter duas preocupações básicas: a qualidade do conteúdo e a produtividade do profissional encarregado. 

Como já tivemos a oportunidade de mencionar, a alta produtividade e desempenho do escritório é que vai permitir com que ele possa reduzir seus custos e repassar esse benefício para o cliente, aumentando a sua competitividade no mercado e, por isso, não podemos deixar esse assunto em segundo plano. 

A ferramenta mais eficiente para aumentar a produtividade em termos de elaboração de peças jurídicas é um software integrado de gestão jurídica que tenha a funcionalidade de auxiliar em processos mecânicos. 

A ferramenta pode evitar que um profissional altamente capacitado perca o seu tempo procurando pelo enunciado de súmula ou pela jurisprudência da qual precisa para fundamentar sua peça. O recurso oferece uma série de modelos já prontos elaborados para casos semelhantes. É muito mais fácil ter que enfrentar apenas peculiaridades e pontos controversos do que construir uma petição do zero, não é mesmo? 

Além disso, um bom software de gestão de processos jurídicos também pode ajudar o advogado a preencher o endereçamento e a qualificação das partes envolvidas no processo. Como o software é integrado, as informações relativas a cada processo são mantidas e atualizadas em tempo real no sistema. 

Isso significa que o sistema já preenche automaticamente algumas informações básicas, como o nome das partes, de seus procuradores, seus documentos, residência, profissão, estado civil, número do processo e a vara perante a qual a demanda tramita. 

Vamos supor que um advogado demore cerca de 10 minutos para qualificar as partes em uma petição. Se esse mesmo advogado redigir 5 petições em um dia, terá trabalhado desnecessariamente durante 50 minutos. 

A essa altura do campeonato, você poderia indagar o seguinte: “mas para quê tanta pressa”? Por mais difícil que seja de enxergar, a grande verdade é que fazer mais em menos tempo não está relacionado à pressa e sim à produtividade. Com o tempo que “sobrou”, será possível fazer aquilo que importa de verdade: administrar o escritório, atender o cliente e, é claro, redigir outras peças que aguardam sua atenção. 

5. Gerenciamento digital de documentos 

Um dos maiores entraves ao aumento da produtividade em escritórios de advocacia é, de fato, o mau gerenciamento de documentos. Você já parou para pensar quanto tempo cada advogado da sua banca perde todos os dias procurando por um documento? 

Mesmo que o advogado consiga encontrar a pasta física com os papéis de que precisa imediatamente, o que nem sempre acontece, ainda assim, ele acaba perdendo tempo ao procurar fisicamente pela informação desejada. Se o arquivo fosse digital, seria possível realizar uma busca com base em palavras-chave. 

Outra ferramenta interessante oferecida pelos recursos tecnológicos é a possibilidade de consulta simultânea de documentos. Isso é especialmente importante para aqueles processos grandes em que atuam vários profissionais. 

A digitalização dos documentos mais importantes da empresa permite que um número virtualmente ilimitado de funcionários do escritório tenha acesso simultâneo a qualquer peça ali contida. Além da economia de dinheiro com papel e impressão, o escritório ou departamento jurídico ganha principalmente com a agilidade com que a informação pode ser consultada.  

Por fim, não poderíamos terminar o tópico relativo à gestão de documentos sem falar da segurança. Perder ou inutilizar um documento importante pode causar um prejuízo enorme para a parte e, é claro, para o advogado responsável pela sua guarda. 

Por isso, o mais seguro é digitalizar o documento. Isso evita que informações importantes para o escritório e para os clientes sejam perdidas. A tecnologia de cloud computing e os softwares jurídicos integrados formam uma coalizão perfeita para aumentar a segurança e a acessibilidade desses dados. Hoje, já é possível manter apenas cópias digitais da maior parte dos documentos, como petições judiciais, pareceres e notas fiscais. 

6. Escolha uma ferramenta para gerenciar seus processos 

O acompanhamento de um processo judicial do início ao fim pode ser uma tarefa extremamente penosa. O advogado de defesa, por exemplo, geralmente costuma ter pouco tempo para se familiarizar com a petição inicial e elaborar uma contestação. A partir daí, a tarefa não vai ficando mais fácil com o tempo. É preciso ficar atento a todas as intimações que ocorrem no processo para evitar a preclusão ou prescrição de um ato processual. 

Escolher um bom software jurídico pode fazer com que todo esse complexo emaranhado de ações no sentido de monitorar processos seja bem mais fácil. A começar pelo registro do processo no sistema. Basta o advogado inserir o número do processo que o software realiza automaticamente uma pesquisa no banco de dados do tribunal em questão, completando todas as outras informações, como valor da causa, nome das partes, seus procuradores, qualificação etc. 

7. Crie um banco de dados

Outro processo bastante importante que muitos escritórios acabam negligenciando é a formação de um banco de dados com informações importantes sobre o escritório. O objetivo é fazer com que a gestão possa ter acesso a uma série de informações históricas que podem ser relevantes para a tomada de decisões no âmbito administrativo. 

Um banco de dados estruturado vai permitir que a equipe inteira tenha acesso ao histórico dos clientes e verifiquem rapidamente informações que vão desde as formas de contato, como telefone, endereço e e-mail, até os últimos serviços contratados, os tipos de demanda, além de setores e funcionários que já atenderam esse cliente.  

Por tanto, com um banco de dados automatizado é possível acessar as informações necessárias muito mais rápido e cruzar dados para que sejam criadas estratégias mais eficientes. Somente dados corretos vão gerar informações confiáveis para a elaboração de ações válidas para um escritório ou departamento jurídico. 

8. Invista no relacionamento com o cliente 

Trata-se de uma questão muito importante para todo e qualquer escritório de advocacia. O atendimento a quem paga os honorários é tão importante que não pode ser realizado de forma intuitiva e com base em critérios pessoais dos diferentes advogados que atuam na banca. 

Pelo contrário, o ideal é criar uma estratégia eficiente no trato com os clientes, de modo a padronizar o atendimento. Quando o assunto é relacionamento com o cliente, a dica é procurar conhecer cada uma das pessoas que contratam os serviços do escritório. 

Assim, você pode superar as expectativas do cliente, conversando com ele nos seus termos, a partir do seu ponto de vista e levando em consideração as suas necessidades, políticas internas e preferências. 

Outro fator importantíssimo que deve permear todo o relacionamento com o cliente é a confiança. Não podemos nos esquecer de que o advogado presta um serviço bastante delicado e, por vezes, tem poderes para falar em nome do cliente que representa, inclusive, no sentido de transigir ou desistir do processo. 

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