Num mundo cada vez mais integrado, uma área tão fundamental quanto a Justiça não poderia deixar de se modernizar. Desse modo, cada vez mais escritórios de advocacia buscam soluções para otimizar seu dia a dia, principalmente no sentido de não perder prazos. Um dos passos fundamentais para isso é fazer a compilação de publicações jurídicas, tarefa simples, mas nem sempre fácil.
Isso consiste em dispor das informações disponibilizadas nos Diários Oficiais de maneira organizada, filtrando apenas o que é relevante para o escritório.
Se, em seu local de trabalho, é difícil administrar informações referentes a processos, saiba como obter o máximo de aproveitamento da tecnologia para se organizar e como garantir que essa organização se incorpore à sua rotina.
Peticione com clareza
É conveniente, de tempos em tempos, reiterar em nome de quem as publicações referentes a uma ação deverão ser feitas. Assim, além de evitar nulidades, você define exatamente quem ficará responsável pelos atos do processo e evita que vários funcionários recebam a mesma informação, o que pode levar a mais de uma pessoa trabalhando na mesma coisa desnecessariamente.
Consequentemente, surge a necessidade de setorizar o trabalho em seu escritório, delegando tarefas com mais eficiência e precisão. Essa divisão poderá ser feita por tipo de trabalho (um funcionário somente trabalha com petições iniciais, outro só com apelações) ou por processo (cada funcionário é responsável por todos os atos de um mesmo processo).
A clareza também é importante em relação ao pedido em si: quanto mais compreensível for sua petição, mais rápido será o andamento desejado e menos publicações que não fazem o processo avançar (de teor “esclareça”, “adite-se”, etc.) você receberá. Quanto menor o volume de publicações recebidas, mais fácil fica gerenciar e cumprir prazos; portanto, é fundamental ser sempre cuidadoso ao redigir petições.
Faça distinção entre processos digitais e físicos
Desde 2014, todas as novas ações ajuizadas entram em formato inteiramente digital. Isso traz grande conveniência para o profissional da área jurídica, mas certamente seu escritório ainda atua em processos mais antigos, em formato físico. Jamais se esqueça deles.
Ao passo que, no processo digital, é possível peticionar a qualquer momento, diretamente do escritório ou mesmo de sua casa, para processos físicos ainda é necessário protocolar pessoalmente. Embora seja uma tarefa simples e que pode ser feita por estagiários, é necessário levar em conta esse tempo a mais.
Havendo o mesmo prazo para cumprir em um processo físico e em um digital, sempre priorize o físico. Se a perda de prazos não tiver consequências gravíssimas, que podem incluir até mesmo a extinção da ação, o processo no mínimo poderá ser arquivado, e a espera por seu desarquivamento levará a atraso desnecessário na resolução da causa.
Use um bom software
Após a popularização dos computadores, muitos escritórios de advocacia adotaram ferramentas digitais para facilitar a importante tarefa de manter um registro atualizado dos processos em que atuam. Nesse sentido, destaca-se principalmente o Microsoft Excel, programa relativamente simples de criação de planilhas pertencente ao pacote Office.
É verdade que o uso do Excel representou uma enorme melhora em relação à época em que esses dados eram registrados sem o auxílio de softwares; no entanto, graças ao rápido avanço tecnológico alcançado nos últimos anos, atualmente existem alternativas muito mais práticas e automatizadas, que permitem o gerenciamento de seu escritório de forma simples, segura e inteiramente digital.
Atualmente, há, no mercado, softwares e sites que agilizam e até mesmo realizam a maior parte do trabalho de organização de dados e compilação de publicações jurídicas. Eles são capazes de reunir em um só lugar as informações relevantes para cada profissional, inclusive as publicadas em Diários Oficiais de outros estados. Muitas dessas ferramentas podem ainda observar e controlar prazos e gastos com taxas jurídicas e vincular tarefas referentes a publicações recebidas.
Se você ainda duvida de que só tem a ganhar ao usar a tecnologia para organizar melhor seu trabalho e o recebimento de notificações, listamos a seguir as vantagens que você e seu escritório poderão obter ao seguir os três passos simples elencados acima:
Menos quebra de contrato
Ao evitar a perda de prazos, peticionar com clareza e se organizar melhor, a qualidade do seu trabalho aumenta. Desta forma, dificilmente seus clientes ficarão insatisfeitos a ponto de revogarem seus poderes de procuração ou fazerem avaliação negativa de seu serviço. Isso significa que você poderá, inclusive, conquistar novos clientes graças às recomendações dos atuais.
Maior produtividade
Não é só a qualidade do trabalho realizado que aumenta, mas também a quantidade. Após desocupar o tempo que seus funcionários gastavam procurando e organizando manualmente as publicações recebidas, é possível trabalhar mais no que realmente importa, que é cuidar dos processos.
Melhor comunicação
Lidar com as perguntas dos clientes não é fácil. Infelizmente, muitos processos demoram cinco ou 10 anos, e é comum que o leigo atribua tal problema à competência do advogado. Para dar a melhor explicação possível, é essencial que você próprio saiba o que está acontecendo no processo da pessoa. Mantendo tudo organizado, essa tarefa fica muito mais simples. Além disso, quando for inevitável comparecer ao fórum para receber informações, você saberá exatamente o que perguntar.
Reduza falhas
Qualquer atividade realizada por humanos está sujeita a falhas. Embora as máquinas não sejam perfeitas, é indiscutível que elas têm menor chance de errar na execução de tarefas que envolvam pesquisar, buscar e computar dados.
Qualquer profissional ocupado que deseje tornar seu local de trabalho um ambiente mais produtivo e menos complicado poderá se beneficiar da compilação de publicações jurídicas, inclusive profissionais autônomos e departamentos jurídicos de empresas. Mesmo aqueles que ainda não lidam bem com tecnologia poderão adotar essas medidas, pois, além de não se tratar de ferramenta complexa ou de difícil domínio, basta aprender uma única vez para poder desfrutar de seu uso por muito tempo. Mais do que gerir processos, a adoção dessas medidas contribuirá para a gestão de pessoas.
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