Controle do acervo digital — Melhorando processos de clientes, advogados e qualificando serviços

Um escritório de advocacia normalmente está envolto em dezenas, centenas ou milhares de processos. Há uma grande necessidade de analisar, acompanhar e agir sobre as informações obtidas, de modo a melhorar o serviço prestado. Nesse cenário, um fator de grande ajuda é o controle do acervo digital.

Graças a ele, é possível otimizar a atuação dos profissionais junto aos clientes, ampliando a segurança e melhorando a produtividade. Além de tudo, pode levar à redução de mão de obra, deixando a estrutura mais enxuta e eficiente.

Para aproveitar todos os benefícios dessa questão, é fundamental saber como e por que empregá-la. Portanto, continue lendo e descubra tudo o que você deve conhecer!

Soluções para otimizar a gestão de documentos e acervos jurídicos

Para melhorar a performance do escritório, os advogados precisam se preocupar em ter uma gestão de documentos otimizada, bem como um controle do acervo digital.

Graças a esses elementos, há maior visibilidade sobre tudo o que é relevante, sendo possível gerar resultados diferenciados para o negócio.

Atualmente, há algumas soluções que podem ajudar nesses processos, e entre as principais estão:

Criação de rotinas e fluxos de trabalho

A organização é um dos fatores essenciais para se ter uma gestão otimizada, inclusive e principalmente em relação aos documentos e ao acervo. Portanto, um dos primeiros passos consiste em criar rotinas e fluxos de trabalho.

Essas abordagens servem para determinar quais são as ações que devem ser colocadas em prática em cada momento, além de servirem para a padronização de atividades.

Isso é muito importante para trazer consistência para a atuação e, acima de tudo, para reduzir a burocracia envolvida em todas as etapas.

É relevante determinar quais atividades devem ser executadas, a ordem na qual devem ser feitas e até os responsáveis por sua execução.

Compartilhamento de arquivos

Outra solução nesse sentido diz respeito ao compartilhamento de arquivos. Graças à aplicação desse recurso, há uma grande melhoria na comunicação interna, além de favorecer a acessibilidade de itens relevantes de onde quer que o advogado esteja.

Para tanto, é viável utilizar tanto soluções acessíveis e práticas, como sites consagrados e os programas profissionais.

O importante é que a segurança seja mantida de tal forma que somente as pessoas autorizadas possam acessar os documentos que circulam desse modo.

Automação de tarefas

Muitas tarefas relacionadas ao mundo jurídico exigem acompanhamento personalizado e pareceres que dependem da sensibilidade do jurista que as analisa. Um advogado precisa conhecer todos os dados de um processo para definir quais petições solicitar ou seus próximos passos.

Porém, quando se fala em controle do acervo digital, muitos desses passos são mecânicos e burocráticos, o que significa que podem ser feitos de maneira repetitiva e automática.

Por causa disso, vale a pena considerar a automação de tarefas. O uso de bots inteligentes é uma possibilidade viável para melhorar o gerenciamento de dados.

Uso de software integrado à gestão

Ao mesmo tempo em que se fala em automação, também é relevante pensar em programas e plataformas especificamente desenvolvidas para agilizar muitas dessas etapas burocráticas.

Quanto a um escritório de advocacia, vale considerar usar um software integrado à gestão. Ele pode apresentar funcionalidades como agenda, cadastro de informações e até gestão financeira qualificada.

No geral, ele é focado em resolver problemas e automatizar tarefas não necessariamente jurídicas, mas que fazem parte da rotina do escritório.

Escolha de um software jurídico

Já quando a ideia é organizar as rotinas jurídicas, como a pesquisa, acompanhamento e baixa de processos, o software jurídico voltado para essa abordagem é a melhor opção. Graças a ele, é possível ampliar o controle de responsabilidades e de tarefas, ao mesmo tempo em que a execução se torna mais rápida e eficiente.

Com o uso desse recurso, fica mais fácil pesquisar processos, identificar a situação de cada um, acompanhar datas e ter maior entendimento e controle do acervo digital. Assim, não há perdas de informações e nem desperdício de oportunidades, o que favorece o trabalho dos advogados.

Dicas para a gestão de documentos

Por uma questão de organização, segurança e qualificação, a gestão de documentos precisa de máxima atenção dos profissionais de advocacia. É fundamental que a gestão aconteça de maneira a proteger os elementos e garantir que eles estejam sempre disponíveis, conforme a necessidade.

Ao mesmo tempo, a grande quantidade de processos faz com que essa tarefa seja, no mínimo, desafiadora. Por isso, algumas dicas podem ajudar, e entre elas estão:

Encontre um método de organização

Organizar todos os documentos é o primeiro passo para que a gestão, física ou digital, seja muito efetiva. Para tanto, o ideal é seguir um método específico de organização, focando a padronização para facilitar a busca.

É o caso de criar pastas com os nomes dos clientes e subpastas de acordo com o período de tempo ou vice-versa. Também é preciso identificar os arquivos apropriadamente — no universo digital, isso vem por meio da nomeação adequada dos itens.

Graças a essas etapas, é mais fácil encontrar processos e entender como funciona a estrutura de documentos do escritório. Além disso, é um jeito de garantir que tudo seja feito da mesma maneira em outras solicitações.

Digitalize os documentos ao máximo

Os documentos físicos, como processos impressos, ocupam muito espaço e são difíceis de ser encontrados. Mesmo com bastante organização, é mais fácil achar um documento na sua versão digital do que na física.

Portanto, o ideal é digitalizar os documentos ao máximo. Dê preferência para o acompanhamento digital de processos e para o armazenamento de petições, contratos e outros elementos.

Aproveite e crie uma rotina de digitalização para os documentos que surgirem no futuro, de modo que toda a estrutura se mantenha organizada.

Aproveite o poder da tecnologia

Além de apostar na digitalização, a tecnologia pode auxiliar o escritório em vários sentidos. Como visto, uma das soluções é justamente investir em um software de gestão — de preferência, um do tipo jurídico.

Com a automação de tarefas associada à organização e à facilidade de gerenciar o acervo digital, a tarefa se torna muito menos consumidora de tempo. Como consequência, fica simples e seguro fazer a administração dos elementos.

Para melhorar os resultados, identifique o fluxo de trabalho e verifique quais são os pontos que podem ser automatizados.

Priorize a segurança

Ao mesmo tempo, o gerenciamento de documentos é uma tarefa fundamental e muito séria. Errar nessa parte significa comprometer a privacidade dos clientes e até colocar em risco informações que devem ser mantidas sob segredo de Justiça.

Além disso, a falta de segurança leva à diminuição da confiabilidade, gerando a necessidade de conferências e retrabalhos. Portanto, é indispensável que a segurança esteja entre as prioridades.

Defina, por exemplo, hierarquias de acesso. Assim, é possível determinar quem pode visualizar e movimentar certos arquivos, evitando o vazamento de informações. Aproveite e garanta que as edições de documentos sejam sempre controladas e, de preferência, reversíveis. Assim, é fácil saber o responsável por uma edição e quais são as mudanças, de modo a manter a confiabilidade.

Tenha uma rotina de controle

A gestão de documentos bem-feita não tem a ver apenas com o armazenamento, mas também com o reconhecimento de quando eles devem ser eliminados. Um processo que está em baixa, por exemplo, deve ser arquivado e, em alguns casos, dispensado. Isso libera espaço físico e digital do escritório e garante um conhecimento amplo sobre os processos.

Como parte da gestão, o ideal é manter uma rotina de controle, com a definição de parâmetros que indiquem que deve haver a dispensa ou manutenção dos respectivos arquivos.

Por que gerenciar acervos?

Fazer o controle de acervo digital é uma tarefa indispensável para o bom funcionamento do escritório de advocacia. Diante da quantidade crescente de informações e da necessidade de conseguir uma atuação otimizada, esse gerenciamento se torna fundamental.

Os principais benefícios da execução desse processo incluem:

Ampliação da agilidade e da praticidade

Um bom controle de acervo digital garante que tudo esteja organizado e padronizado. Sendo assim, é mais fácil encontrar, controlar e movimentar esses elementos, além de usar as suas informações.

Somando isso à possível automação, o resultado é que cada tarefa é realizada com maior rapidez. É preciso empregar menos esforços para verificar o andamento de um processo, por exemplo, o que dinamiza a atuação.

Isso faz com que tudo também se torne prático, já que as tarefas burocráticas são deixadas de lado para haver foco no que é, de fato, destacável.

Melhora na produtividade

Essa característica leva diretamente à melhora na produtividade. Se há um gasto menor de tempo para a execução de certas tarefas, então cada profissional consegue dar conta de um número maior de etapas que são realmente importantes.

Ter um escritório produtivo significa aumentar a capacidade de atendimento aos clientes e melhorar a qualidade dos serviços, na mesma medida. Os clientes ficam mais satisfeitos com a eficiência de atuação e há uma qualificação dos serviços, otimizando os resultados que são obtidos.

Diminuição da necessidade de mão de obra

Com o aumento da produtividade, ocorre uma diminuição proporcional da exigência de mão de obra.

Para entender melhor, considere um escritório e suas respectivas obrigações burocráticas. Com a automação dessas tarefas, elas não precisam ser feitas pelos profissionais, que podem se dedicar ao atendimento jurídico e todas as partes que se seguem.

A principal consequência é que, mantendo o nível de solicitações jurídicas, é preciso ter menos pessoas para dar conta do mesmo volume. Sendo assim, é possível diminuir os custos e ampliar a eficiência de atuação.

Redução ou eliminação dos riscos

Diante de tantos processos e documentos, é muito fácil para um advogado se perder entre prazos, obrigações, sentenças e despachos. O grande problema dessa questão é que, dessa forma, aumentam os riscos.

O não acompanhamento da data de uma audiência, por exemplo, pode fazer com que o processo corra à revelia. Não apenas isso impacta negativamente a satisfação do cliente, mas também compromete a credibilidade do profissional.

Já com o controle do acervo, é possível ter um acompanhamento preciso e sincronizado das notificações, permitindo uma atuação adequada conforme as necessidades de cada movimentação.

Alinhamento às obrigações legais

Além de tudo, essa é uma forma de manter-se atento a todas as obrigações legais. Como um bom controle eleva os níveis de segurança, não há vazamento de dados que, por lei, precisam ser protegidos.

Para completar, é uma ação que garante o amplo direito à defesa, de modo que nenhum cliente saia prejudicado por uma atuação irresponsável e pouco controlada do advogado. Com isso, o escritório não sofre com problemas como processos por quebra de ética, práticas ruins ou mesmo ilegais. Isso oferece amparo, segurança e credibilidade para os profissionais, ajudando a atrair um número maior de clientes e evitando problemas.

Barreiras e obstáculos encontrados por escritórios

Ter um bom controle do acervo digital, como visto, é um grande diferencial para o escritório. Porém, fazer essa mudança não é tão simples, em muitos casos. Ainda há várias barreiras que surgem no caminho para a implantação dos fatores envolvidos.

Descobrir quais são os obstáculos é o primeiro passo para vencê-los, e entre os mais comuns estão:

Reconhecimento da necessidade de tecnologia

Muitos escritórios ainda utilizam maneiras consideradas arcaicas de dar conta dos documentos. São pilhas de processos que se aglomeram em um espaço dedicado e que, por maior que seja a organização, não são práticas.

Como muitos acreditam que o investimento em tecnologia não é necessário no setor, deixam de recorrer a soluções como essas. Assim, perdem oportunidades de ser mais práticos e eficientes.

O único modo de superar esse desafio é compreender que o avanço tecnológico e o uso de recursos do tipo são aliados para uma atuação com maior valor, segurança e atendimento às exigências dos clientes.

Encontro de uma ferramenta adequada

Na sequência, outro obstáculo consiste na dificuldade em encontrar uma ferramenta que contemple, de fato, as necessidades jurídicas e de etapas do escritório. Um de direito ambiental, por exemplo, tem exigências diferentes de um do direito do trabalho.

Além disso, falhas nas rotinas jurídicas variam de acordo com cada grupo de profissionais e modo de atuação. Desse jeito, há uma exigência variada quanto às funcionalidades e módulos.

Essa questão pode ser facilmente resolvida ao buscar uma empresa com tecnologia versátil e que tenha grande variedade de opções. Assim, é possível escolher os módulos que atendam, de fato, às exigências apresentadas.

Implantação no escritório

Como muitos empreendimentos ainda atuam de maneira relativamente obsoleta, é comum que a estrutura não esteja preparada para receber recursos de automação e de facilitação das etapas.

É o caso daqueles que não têm uma boa organização de dados ou que sequer utilizam recursos digitais, como a consulta online dos processos. Com isso, a implantação de qualquer solução fica um pouco mais demorada, o que pode desestimular sua adoção.

O melhor jeito de resolver essa questão é buscar soluções práticas e adaptáveis à realidade do escritório. Dar preferência para plataformas e serviços baseados na web é fundamental para uma adaptação otimizada.

Além de tudo, é necessário contar com uma boa equipe para ajudar a gerenciar os projetos, de modo a melhorar os resultados.

Adaptação às mudanças de processo

Empregar a tecnologia para o controle do acervo digital gera uma grande transformação de paradigma no escritório. Tarefas que eram feitas por um profissional passam a ser executadas automaticamente e o fluxo de trabalho também fica diferente.

Apesar de todas essas transformações gerarem efeitos positivos, elas normalmente encaram resistência por parte dos profissionais. Com isso, é preciso investir em apresentar o valor dessas transformações e, principalmente, oferecer o treinamento e os conhecimentos que são necessários para aproveitar o melhor dessas ferramentas.

Engajamento de todos os envolvidos

A alteração na forma como esse controle de acervo é executado só poderá ser consolidada se houver o envolvimento de todos os que participam do escritório.

Não adianta, por exemplo, um advogado digitalizar documentos e usar as funcionalidades de controle financeiro se os demais permanecem utilizando metodologias arcaicas. Porém, garantir o engajamento de todos é justamente um dos desafios.

Novamente, a saída é demonstrar o valor dessa variação e propiciar o uso dos novos recursos. Ao facilitar o emprego da tecnologia, é provável que todos se envolvam na mudança e gerem melhores resultados.

Impactos na performance do negócio

Realizar essa transformação do controle do acervo digital é vantajoso para o escritório em vários sentidos. Como dito, há melhoria quanto a produtividade e segurança e redução de mão de obra.

Porém, essa questão também impacta a performance do negócio, tornando-a especialmente otimizada. Entre as questões que valem pontuar sobre esse tema, estão:

Atendimento mais humanizado

É comum acreditar que, com a automação de tarefas e a entrada da tecnologia, o atendimento se torne menos humanizado. Porém, o que acontece é exatamente o contrário.

Com a eliminação das tarefas burocráticas, um advogado pode se concentrar em aplicar todos os conhecimentos técnicos, o que depende de sua percepção e experiência. Com isso, todas as atenções podem ser voltadas para o atendimento, que ganha robustez e qualidade.

Eventualmente, isso contribui para a ampliação de satisfação dos clientes, além de melhorar a confiabilidade.

Controle elevado do andamento de processos

Outra questão é que passa a haver um controle muito complexo do desenvolvimento dos processos. Antes, era preciso verificar um por um, decorar o número de cada um deles e fazer pesquisas em vários locais diferentes.

Com a entrada da tecnologia, tudo isso deixa de ser uma realidade. A integração a vários sistemas e o uso de ferramentas automatizadas permite que tudo seja acompanhado de perto, praticamente em tempo real.

Dessa forma, evitam-se problemas com prazos muito curtos e até com perdas de datas, melhorando o andamento de cada um.

Visão completa sobre os documentos do negócio

O excesso de burocracia é um dos responsáveis por tirar a visibilidade sobre a documentação e todos os elementos importantes. Quando é necessário executar muitas etapas ou quando falta organização, é muito simples se perder entre os vários documentos anexos a cada processo.

Com isso, é comum haver a necessidade de retrabalho e até de falhas causadas pelo desencontro de informações.

Já com um bom controle, fica fácil enxergar tudo o que compõe o negócio, tendo total entendimento do que é destacável. A principal consequência é que a execução de tarefas fica facilitada, ajudando o escritório a conquistar resultados cada vez melhores.

Custos reduzidos com a burocracia

A burocracia custa caro. Ter muitos processos para realizar exige, em primeiro lugar, uma maior quantidade de mão de obra, para que seja possível dar conta de tudo.

Além disso, o gasto de tempo significa a perda de um período que poderia ser aproveitado para atender um número maior de clientes. Com isso, há gastos significativos e, principalmente, o desperdício de dinheiro.

Dessa forma, ampliar o controle é uma maneira de gerar economia, especialmente em longo prazo, de modo a favorecer investimentos em outras áreas consideradas relevantes para o escritório.

Essa redução também é importante para garantir que a atividade seja lucrativa e para se prevenir contra os efeitos de possíveis crises de mercado, por exemplo.

Destaque competitivo no mercado

A concorrência no ramo do direito pode ser bastante intensa, especialmente em algumas especialidades e regiões. É preciso convencer o cliente de que os profissionais são os mais preparados para ajudá-lo a atingir seus objetivos.

Com processos obsoletos, conseguir destaque se torna tarefa árdua. Não há diferenciais e, com isso, aumentam as chances de perder oportunidades para escritórios com estrutura melhor.

Já com o controle de acervo digital, isso é diferente. A melhoria nos processos, a agilidade e a segurança jogam a favor do escritório, assim como a capacidade de atender mais pessoas sem perder a qualidade.

Com isso, a performance fica diferenciada e ganha especial destaque no mercado, gerando a qualificação de serviços e o aumento do valor percebido. Desse modo, gera um número crescente de oportunidades de crescimento.

Ao aplicar todas essas questões do controle do acervo digital, o escritório fica mais qualificado e preparado para atender a várias demandas e, assim, ganha destaque e se torna seguro, o que gera efeitos melhores para todos os envolvidos.

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