Os escritórios jurídicos estão recebendo novas demandas continuamente. Para supri-las com eficiência, convém utilizar um sistema de inteligência jurídica, cuja função é agilizar o trabalho e fazer o monitoramento de processos jurídicos na medida em que são identificadas e controladas as causas que os deflagraram.
O sistema de inteligência jurídica compõe-se de recursos tecnológicos e procedimentos que se desenvolvem de acordo com um padrão específico. A padronização das atividades permite maior velocidade e menos falhas, oferecendo resultados mais satisfatórios.
Veja abaixo como esse sistema pode otimizar o escritório em que você trabalha, elevando o nível de qualidade dos serviços prestados e contribuindo para cativar os clientes.
A inteligência jurídica nos escritórios de advocacia
A relação entre as ferramentas de TI e o universo jurídico é inevitável. Esse relacionamento tende a se tornar cada vez mais estreito ao longo do tempo. Além de permitir mais eficiência no desenvolvimento operacional, a tecnologia da informação contribui para a construção de estratégias mais precisas, maior ganho de produtividade e, em decorrência disso, maior lucratividade.
Na verdade, tanto o escritório quanto os clientes são favorecidos pela utilização de tecnologia sofisticada. Quanto mais eficientes e dinâmicos forem os processos, mais feliz ficará o cliente. Nesse sentido, um sistema de inteligência jurídica viabiliza uma maior profissionalização do gerenciamento advocatício e da eficiência organizacional, dispensando a utilização de planilhas e de livros de registro.
Um bom exemplo da eficiência de um sistema de inteligência jurídica é o do escritório Ferreira e Chagas Advogados. Essa empresa investiu na implantação de um sistema de inteligência artificial que permite o acesso por meio de tablets, celulares, smartphones, computadores e até Smart TV.
O mapeamento realizado por esse sistema é feito cliente a cliente e torna mais fácil a gestão eletrônica das rotinas de trabalho jurídicas. O sistema também permite acessar consultas e gráficos, bem como integrar tribunais e diferentes publicações da área judicial.
Mas, como foi dito na introdução, a implantação de um sistema de inteligência jurídica não está condicionada somente à adoção de BI (Business Intelligence ou Inteligência de Negócios). É necessário adotar novas metodologias de trabalho e procedimentos adequados que, em conjunto com as novas ferramentas, permitam atender eficientemente às demandas jurídicas.
Além do uso de softwares, a TI no âmbito jurídico pode ser aplicada de diversas outras formas. Por exemplo, atualmente, os processos julgados estão sendo disponibilizados na internet para consulta e acompanhamento. As TICs (tecnologias da informação e comunicação) estão sendo utilizadas transversalmente ao estudo de Direito, como Direito Processual Civil e Penal, Direito Civil, Direito Eleitoral e outros.
Também estão sendo usadas as videoconferências para o interrogatório de réus que estão cumprindo pena nos presídios. Essa estratégia está em franca expansão no país, mas vem gerando controvérsias baseadas nos princípios da ampla defesa e do devido processo legal.
A reunião dos argumentos no AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem) e a visita orientada ao site do juiz que utilizou essa técnica pela primeira vez foram estratégicas eficazes que serviram para despertar a polêmica em torno do tema. Outros temas estão sendo considerados no que se refere ao uso de tecnologias no âmbito jurídico, como:
- Segurança da identificação do emitente e do conteúdo das transmissões das peças do processo por meio da internet;
- Uso dos conectores lógicos em pesquisas booleanas em sites de tribunais.
No primeiro caso, considerou-se que, em relação ao Brasil, a emissão de certificados oficiais com a utilização da internet e também a declaração de renda por meio da web revelaram-se eficientes, tornando mais rápido o trabalho de produção de provas nos processos judiciais.
As melhores noções sobre a utilização de palavras-chave nessas pesquisas aprimoraram os resultados das buscas. De forma comparativa, em um estudo, foram avaliados os sistemas de buscas que envolvem todos os sites dos tribunais do Brasil. Essa comparação permitiu reconhecer os sistemas que são mais funcionais e mais ergonômicos para as pessoas que deles se utilizam. Com esses sistemas, ficam mais organizadas as noções sobre conhecimento digital.
O Big Data é outra ferramenta tecnológica que vem sendo aplicada no setor jurídico com eficiência. Diariamente, os escritórios de advocacia reúnem um elevado volume de dados e precisam de recursos para “filtrar” e organizar essas informações.
O Big Data pode converter dados brutos em informações valiosas, principalmente se for usado conjuntamente com um sistema BI. A tendência é a integração de TI de escritório jurídico com as tecnologias que são usadas nos sites dos tribunais, como a atualização dos acompanhamentos de processos.
O papel de um sistema de inteligência jurídica
A função mais importante de um sistema de inteligência jurídica é capturar e qualificar informações. A captura de dados deve ocorrer em qualquer setor do escritório, especialmente nos que estão envolvidos diretamente com o atendimento ao cliente.
Por meio do processamento otimizado das informações, pode-se definir um plano para monitoramento e feedbacks constantes. Os feedbacks são formas eficientes de avaliação em tempo real, ajustadas ao ritmo mais veloz dos procedimentos modernos em qualquer área.
O sistema de inteligência jurídica também contribui para melhorar a segurança dos dados e o monitoramento de prazos e de respostas mais assertivas aos clientes. As principais funções de um sistema de inteligência jurídica são:
- captar e organizar as informações (favorecendo, inclusive, pesquisas nos processos eletrônicos e físicos disponibilizados pelos tribunais);
- identificar com rapidez e segurança diferentes processos;
- gerenciar documentos e prazos e, inclusive, protocolar eletronicamente a documentação;
- automatizar rotinas de trabalho;
- aprimorar a rapidez e a efetividade das respostas aos clientes;
- controlar o fluxo de trabalho;
- permitir o acompanhamento online dos processos;
- ajudar a atualizar conhecimentos;
- recuperar publicações nos Diários de Justiça e Diários Oficiais em todo o Brasil;
- integrar-se a sites de terceiros;
- gerar relatórios e peças jurídicas;
- administrar simultaneamente uma série de ações diferentes.
Sistemas de inteligência: os impactos no setor jurídico
O uso de sistema de inteligência jurídica nos escritórios de advocacia tem impactado de forma positiva na otimização da resolução das demandas, satisfazendo ao cliente e contribuindo para que a empresa se destaque na prestação de serviços jurídicos. De um modo geral, todo o setor jurídico tem se beneficiado com as novas tecnologias de informação aplicadas na área.
Os estudos comprovaram que o uso adequado de tecnologia da informação no desenvolvimento de atividades jurídicas pode ser estratégico. O melhor resultado dependerá sempre do conhecimento mais aprofundado das TICs modernas.
Aproximadamente dois terços do tempo gasto para a elaboração de uma sentença, de um parecer ou de uma peça processual são dispendidos na pesquisa em busca de jurisprudência e doutrina que tenham relação com o caso tratado.
A evolução contínua de TICs voltadas ao setor jurídico tende a reduzir a necessidade de memorização de casos e de teses no estudo do Direito, já que as tecnologias permitem o desenvolvimento de melhores habilidades na manipulação do conhecimento jurídico de forma mais ampla.
É importante destacar que o sistema de inteligência jurídica está condicionado ao conhecimento do especialista do domínio, que poderá ajudar conforme o nível de seu próprio conhecimento tecnológico.
Ressalta-se ainda a importância da participação dos usuários na elaboração de software jurídico e outras ferramentas tecnológicas que sirvam para informatizar ainda mais o processo judicial, tornando-o mais estratégico e assegurando mais ergonomia e funcionalidade. Isso vale principalmente para os sistemas mais sofisticados, fundamentados em inteligência artificial (IA).
Para Robin Widdinson, um bom sistema de inteligência jurídica deve proporcionar as quatro habilidades principais que seguem:
- capacidade de realizar uma abordagem mais aprofundada;
- priorização das ideias relativas em detrimento da dualidade de opiniões (“maniqueísmo” jurídico);
- manutenção do equilíbrio entre uma abordagem holística e uma abordagem detalhista dos objetos de estudo;
- manutenção do equilíbrio entre pensamento convergente e pensamento divergente.
Vale lembrar o impacto revolucionário que a utilização de robôs-advogados vem causando no setor jurídico. Um desses robôs (o Ross) já desenvolve em muitos escritórios dos Estados Unidos uma série de funções, não somente operacionais, mas estratégicas. Ele é capaz de compreender o significado das leis, de classificar as informações mais relevantes, propor soluções jurídicas e oferecer perspectivas de resultados.
O Ross é, portanto, um hábil advogado, que opera e age de forma estratégica, fornecendo ao profissional diferentes ferramentas para que ele tome as melhores decisões. Apesar do receio de alguns profissionais de perderem seu lugar para sistemas de inteligência artificial (como o Ross e o ELI, primeiro robô-advogado do Brasil), os desenvolvedores desses sistemas deixam bem claro que a finalidade das máquinas não é substituir o homem, mas auxiliá-lo, facilitando seu trabalho.
Os robôs-advogados aproveitam o “método sherlockiano” de dedução para desenvolver suas atividades, sendo conhecidos também como estrategistas de dados jurídicos.
As vantagens para um escritório de advocacia
Diferentes vantagens podem ser obtidas ao usar o sistema de inteligência jurídica e aplicar ferramentas tecnológicas no escritório de advocacia. Veja quais são elas:
Maior eficiência nas pesquisas em âmbito jurídico
O confronto entre a segurança jurídica no espaço digital e a segurança jurídica embasada nos autos físicos (papéis) revelou certa superioridade da primeira em relação à segunda.
Isso porque a tecnologia permitiu um controle mais apurado dos autos, identificação de responsabilidades pela má utilização dos processos, bem como agilização e redução da burocracia na prestação jurisdicional — um exemplo dessa desburocratização é a supressão da necessidade de recorrer a cartórios judiciais e a outras instituições.
Quanto ao uso de conectores lógicos em pesquisas com palavras-chave, essa estratégia teve aprovação dos alunos que participaram de um estudo sobre o assunto. Eles consideraram que houve maior eficiência em pesquisas no âmbito jurídico. As palavras-chave consideradas estavam associadas à jurisprudência, que é o conceito básico para qualquer petição que é apresentada ao sistema judiciário brasileiro.
Menos riscos e maior produtividade
Outro benefício é a redução dos riscos no setor jurídico, já que os profissionais contarão com um sistema mais eficiente de informação e de comunicação. Desse modo, o desempenho do trabalho passa por relevantes ganhos no nível de sua qualidade, ou seja, haverá maior produtividade.
Redução de custos
Outra vantagem que deve ser realçada é a economia nos custos. Demandas judiciais costumam envolver elevados valores, o que se reflete na precificação dos serviços ao cliente. Com a implantação de um sistema de inteligência jurídica, os gastos tendem a diminuir, já que se inicia um processo de desburocratização e agilização das atividades — quanto mais se demora na efetivação de um procedimento específico, geralmente mais se gasta com ele.
Os erros e retrabalhos oferecem diferentes consequências negativas, como aumento dos custos, dispêndio de maior tempo na execução das atividades, menor produtividade e menor satisfação do cliente. Como foi dito, a tecnologia favorece a redução de riscos e a maior precisão no desenvolvimento das tarefas, diminuindo assim a necessidade de retrabalhos por causa de falhas e equívocos.
Outra forma de reduzir custos com um sistema de inteligência jurídica é por meio da gestão otimizada de documentos. Haverá uma migração do documento físico para o documento digital ou digitalizado, mais prático de monitorar quando se possui o conjunto de ferramentas e práticas adequadas para isso. Os gastos com papeis e impressões, portanto, tendem a cair. Nesse sentido, o sistema também contribui para a sustentabilidade no ambiente de trabalho.
Maior velocidade e segurança para os processos
A velocidade dos processos fica evidente, pois o envio de documentos e de mensagens e o bom acompanhamento dos processos judiciais por meio da internet dispensa a necessidade de recorrer com frequência ao sistema de Correios, as idas constantes aos cartórios judiciais e aos tribunais, os deslocamentos contínuos dos clientes e advogados etc. Como foi dito, a segurança no ambiente digital é mais otimizada do que no ambiente físico, aliando assim maior velocidade à maior segurança no setor jurídico.
Além disso, a tecnologia reduz o tempo dispendido em diferentes tarefas, especialmente aquelas mais repetitivas. O escritório tem assim a oportunidade de ir adiantando suas tarefas e oferecer respostas mais rápidas aos clientes, aumentando a quantidade média de demandas atendidas em um determinado período.
As taxas de ROI (Retorno Sobre o Investimento) com um sistema de inteligência jurídica também costumam ser muito atrativas para qualquer escritório de advocacia. Com menores gastos, as despesas mais controladas, o tempo otimizado, a produtividade aumentada, a redução de erros e a agilidade nas atividades, o escritório poderá — em médio ou em longo prazo — aumentar sua lucratividade sem a necessidade de cobrar muito caro pelos serviços.
A experiência tem comprovado que o sistema de inteligência jurídica contribui para que os advogados de um escritório tenham mais conhecimento para tomar as melhores medidas jurídicas e estratégicas conforme cada caso, cada praça e cada juízo.
Maior satisfação para os clientes e instituições jurídicas
Outro aspecto a salientar é a integração que os recursos tecnológicos permitem que o escritório mantenha com seus setores internos e com clientes, bem como com as instituições externas das quais depende para a resolução e o acompanhamento das causas, como os sites da justiça federal e estadual.
Como os clientes tendem a ficar mais satisfeitos com os resultados, a empresa tem a oportunidade de conquistar um número maior de clientes, tornando mais fácil a captação e a fidelização.
O sistema ajuda a melhorar o relacionamento com as instituições jurídicas e os clientes, podendo conferir até certa autonomia aos últimos, permitindo que eles mesmos realizem certas atividades, como as consultas aos processos (essas consultas já são possíveis por meio dos sites de algumas entidades do governo).
Considerando todas as vantagens proporcionadas pela utilização de ferramentas tecnológicas no âmbito jurídico, pode-se afirmar que um escritório de advocacia que faz uso disciplinado e planejado delas conquista diferencial competitivo suficiente para manter-se operante no segmento de Direito.
Por que adotar um sistema de inteligência jurídica
Um escritório de advocacia que adota um sistema de inteligência jurídica beneficia-se com as diferentes vantagens que ele pode adotar e moderniza-se, acompanhando as tendências atuais e garantindo para si uma posição de destaque entre os concorrentes.
Quanto mais modernizado e customizável for o sistema, mais eficiente ele será. Afinal, a customização permite acompanhar a escalabilidade do negócio, acompanhando seu crescimento e abrindo novas perspectivas para a empresa jurídica.
Os exemplos recentes vêm revelando a importância da adoção de sistemas de inteligência jurídica para diferentes escritórios de advocacia e para todas as áreas do setor jurídico no Brasil. A tendência é que, futuramente, todos os escritórios de advocacia adotem essa solução para tornar as atividades mais fáceis e eficazes.
O Sistema AGUS de Inteligência Jurídica (Sapiens)
Por exemplo, muitos servidores da Advocacia Geral da União (AGU) estão usando exclusivamente o Sistema AGUS de Inteligência Jurídica (Sapiens) no dia a dia de seu trabalho. O Sapiens é uma ferramenta tecnológica de controle de fluxo de trabalho que favorece mensurar de forma equilibrada a carga de trabalho e o prazo médio de sua efetivação em todo o território nacional.
Os tribunais federais e superiores estão se ajustando gradativamente a esse modelo de interoperabilidade lançado peno CNJ (Conselho Nacional de Justiça). O Sapiens apresenta automaticamente informações valiosas para os profissionais que atuam na área do Direito, como número dos processos, nome das partes, classes, entre outras.
Os usuários do Sapiens têm acesso ao Cadastro Nacional de Informações Sociais do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), bem como à consulta do Código de Endereçamento Postal (CEP) fornecido pelos Correios. Outros benefícios de acesso envolvem a disponibilização das informações do Siape (Sistema Integrado de Administração dos Recursos Humanos) e do cadastro da Receita Federal.
Finalmente, está se buscando integrar o Sapiens aos sistemas do poder judiciário. Trata-se de aperfeiçoar o Sapiens adaptando-o ao padrão oficial de interoperabilidade, de integrá-lo ao processo eletrônico nacional e de usá-lo em todos os órgãos e unidades de consultoria jurídica e de contencioso judicial na APF (Administração Pública Federal).
O Sapiens é um sistema que ajuda a uniformizar as manifestações jurídicas, facilitando a consulta e a pesquisa da fundamentação documental dos setores jurídico e contencioso. Ele incorpora recursos para apoiar a produção de texto, fazendo sugestões com conteúdo jurídico, modelos de petições e de processos em trâmite, ou seja, ele otimiza o fluxo de trabalho.
Por se tratar de inteligência artificial, o Sapiens pode aprender com os usuários e utilizar esse conhecimento para intervir nas ações seguintes que se farão necessárias.
O sistema de inteligência jurídica do escritório Ferreira e Chagas Advogados
Outro exemplo que mostra como o uso de um sistema de inteligência jurídica contribui para aprimorar o trabalho nos escritórios de advocacia refere-se ao já citado escritório Ferreira e Chagas Advogados, a maior banca de Minas Gerais e uma das maiores de todo o Brasil. O escritório está sediado em um prédio de nove andares em Lurdes, mas possui filiais em nove outros estados. Os profissionais atuam em diferentes áreas do Direito, como bancário, empresarial, administrativo, trabalhista, civil.
O sistema de inteligência artificial da Ferreira e Chagas Advogados otimiza o gerenciamento das audiências diárias (que chegam a quase mil, ocorrendo 300 delas apenas em Minas Gerais) e das 450 mil ações que se desenvolvem na empresa.
São mais de 900 advogados atuando com base no histórico de informações do sistema. Esse histórico envolve posicionamento de tribunais e de juízes, posicionamento jurisprudencial, parâmetros das condenações e outras diversas informações que servem para embasar as decisões dos gestores.
Assim, as decisões são tomadas de forma preventiva, o que contribui para reduzir o custo dos clientes e favorece o ganho em escala. A atitude preventiva também ajuda a definir orçamentos e políticas corporativas.
O sistema de inteligência jurídica da Ferreira e Chagas Advogados é customizado e vem sendo implantado de forma gradativa. Estima-se que, até o final de 2017, o sistema fique disponível para aproximadamente 50 clientes de grande porte.
Fica claro que a utilização de ferramentas tecnológicas específicas assegura maior eficiência na execução e monitoramento das atividades jurídicas. O tamanho ou a complexidade desse sistema automatizado vai depender do porte da empresa.
O sistema do escritório acima é bastante amplo devido às suas dimensões e ao seu alcance. O importante é utilizar ou desenvolver um sistema que seja personalizável e escalável, pois assim serão atendidas as necessidades do negócio da forma mais específica possível.
O que se pode concluir de tudo que foi explicado é que — ainda que não seja obrigatório — o sistema de inteligência jurídica vem se tornando comum em todos os escritórios de advocacia, de grande, médio ou pequeno porte. A sua adaptabilidade aos diferentes perfis contribui para aumentar a sua procura pelos advogados e outros profissionais da área jurídica.
Utilizar as TICs para melhorar o atendimento ao cliente e aprimorar a resolução dos casos é uma sábia decisão de todo escritório jurídico que deseja permanecer em um segmento cada vez mais competitivo e dependente das inovações tecnológicas.
