Gestão de escritórios de advocacia: tudo o que você precisa saber está aqui!

Gestão de escritórios de advocacia: tudo o que você precisa saber está aqui!

Um escritório de advocacia também consiste em um empreendimento que precisa de uma gestão eficiente. 

Por regra, a advocacia não visa o lucro. Mas um escritório dedicado à atividade advocatícia se trata de uma empresa com características específicas, que também demanda por uma primorosa administração financeira, gestão de pessoal, controle fiscal e assim por diante.

Aliás, o panorama sobre as principais questões que envolvem a gestão de escritório de advocacia é bem vasto. É conveniente estar atento não apenas aos pequenos deslizes que podem ser cometidos, mas, também, aos procedimentos e tecnologias que vão otimizar a solução de problemas e potencializar a performance de sua equipe de advogados.

No post de hoje, você entenderá um pouco mais sobre o assunto e aprenderá algumas dicas de como fazer uma boa gestão de escritórios de advocacia. Acompanhe!

A gestão de escritório de advocacia

As atividades relacionadas ao Direito são as principais características de um escritório de advocacia, que presta consultoria e atendimento nos setores criminal, trabalhista, previdenciário, civil, direito do consumidor, entre outros.

É comum os casos serem resolvidos fora dos tribunais. Assim, nem sempre é preciso recorrer a processos judiciais e comparecer a tribunais de Justiça. 

É papel do advogado orientar o cliente sobre como ele deve agir conforme cada caso e aguardar os resultados. No caso de ser necessário apelar para uma ação judicial, esse profissional toma a iniciativa. Ainda assim, nem sempre é exigido que o cliente compareça aos tribunais, pois muitas questões podem ser resolvidas até mesmo por meio da internet.

Normalmente, essa é a rotina de um escritório de advocacia. Muitas vezes, os advogados costumam se especializar em uma área e receber casos somente nesse setor específico. 

Contudo, um escritório pode ter advogados que atuem em áreas diferentes, aumentando a produtividade da equipe e satisfazendo as necessidades dos mais diversos clientes.

É preciso considerar também que a Justiça no Brasil ainda é muito burocrática, mas a tendência é que esse aspecto negativo vá diminuindo com o tempo e com a informatização dos processos. 

Atualmente, opções como arbitragem e mediação já reduzem a quantidade de processos nos tribunais e agilizam as respostas para os clientes — os casos são resolvidos com mais rapidez e de forma eficiente.

A gestão de escritórios de advocacia também deve levar em conta o aumento sempre crescente de advogados no Brasil. Mas, ao lado desse crescimento no número de profissionais do Direito também cresce a demanda pelos serviços da alçada jurídica. Em 2016, existiam mais de 1 milhão de advogados no Brasil.

É importante que o gestor compreenda que os advogados devem priorizar mais a parceria que a competitividade. Trabalhando juntos, a sobrevivência em um concorrido mercado se torna mais simples.

O Direito foi, na verdade, um dos cursos pioneiros no Brasil. Na época da colonização, já era costume os grandes fazendeiros enviarem seus filhos para cursar Direito na Europa, nomeadamente em Portugal.

No ano de 1827 (cinco anos após o processo de independência do Brasil), apareceu o primeiro curso de Direito no país, na Faculdade de Direito do Brasil, em Olinda, Pernambuco.

Porém, foi somente no ano seguinte que o curso de Direito ganhou impulso mais significativo no Brasil — tratava-se do Curso de Ciências Jurídicas e Sociais da Academia de São Paulo, no Convento dos Capuchinhos (São Francisco).

Em 1843, apareceu a Fundação do Instituto dos Advogados. A partir dessa data, a história do Direito em terras tupiniquins foi evoluindo gradualmente até se tornar o que é hoje: um dos cursos mais procurados pelos estudantes!

A Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) foi criada no ano de 1930. Foi a OAB que se responsabilizou pelo desenvolvimento do Código de Ética dos Advogados em 1934.

Como fazer a gestão de escritório de advocacia

A gestão de escritórios de advocacia tem como finalidade profissionalizar ainda mais o trabalho do advogado, preparando-o para enfrentar os desafios da carreira e fazer uso das novas tecnologias, que são parte essencial d processo de desenvolvimento profissional.

O mercado jurídico não é mais adequado para a prática de metodologias ultrapassadas — é necessário acompanhar as tendências do setor, adotando técnicas e ferramentas mais modernas e eficientes. Não se pode esquecer de que a própria rotina das bancas jurídicas foi modificada.

Uma das grandes mudanças que deve ser considerada pelo gestor é a informatização do sistema jurídico, que traçou novos rumos para o Direito e para o relacionamento entre advogados e clientes.

Vamos considerar, primeiramente, os aspectos gerais de uma gestão, ou seja, aqueles que dizem respeito à praticamente todas as empresas, realçando naturalmente os aspectos financeiros.

A movimentação de capital corresponde ao que se chama de receitas e despesas. As receitas resultam do pagamento dos honorários — que correspondem à remuneração do advogado e costumam seguir uma tabela fornecida pela própria OAB —, mas podem ter origem diversas, como investimentos ou venda de material específico (revistas, livros etc.).

Outra possível fonte geradora de receita é a consultoria/assessoria. Essas operações são oferecidas principalmente às empresas, envolvendo aspectos judiciais, contábeis, fiscais, trabalhistas, previdenciários e assim por diante. Um advogado também pode auferir rendimentos por meio de palestras e seminários.

As despesas, por sua vez, correspondem às obrigações financeiras que um escritório de advocacia deve assumir, como:

  • contas de energia elétrica, água, internet e telefone;

  • aluguel do imóvel (caso não seja um ponto próprio);

  • folha de pagamento;

  • compromisso tributário;

  •  compra de material de escritório;

  • cursos de atualização;

  • eventuais treinamentos;

  • marketing;

  • custos com combustível (caso sejam necessários deslocamentos e/ou viagens para a resolução de casos);

  • terceirização de alguns serviços (muitas empresas optam pela terceirização de muitas atividades secundárias como forma de otimizar o tempo e reduzir custos);

  • aquisição de publicações específicas e outros gastos.

Além desses custos, vale ressaltar que é fundamental para o bom desempenho de um escritório de advocacia manter um banco de dados sempre atualizado com informações do cliente.

A gestão estratégica de escritório de advocacia

A gestão de escritório de advocacia deve ser realizada de forma planejada. Atuar estrategicamente tem sido a recomendação e a tendência para as empresas modernas que desejam sobreviver no mercado e crescer economicamente.

A agilidade nos escritórios de advocacia

É importante adotar novas estratégias em todos os setores da banca jurídica. Essas estratégias devem priorizar uma maior eficiência, produtividade e rapidez. A celeridade no escritório de advocacia é uma condicionante para que ele cresça, consiga captar mais clientes e fidelizar clientes antigos.

A agilidade no escritório é um importante diferencial, principalmente porque a Justiça brasileira costuma ser morosa na resolução de casos. 

Embora o advogado não possa interferir em certos assuntos e em algumas etapas do processo judicial, ele poderá fazer de tudo para resolver o problema do cliente no menor tempo possível. 

A informatização, por exemplo, ajuda bastante. Também contribui o próprio conhecimento do advogado e as relações que ele mantém com outros profissionais do ramo, incluindo juízes e promotores.

Uma boa gestão de escritórios de advocacia deve contemplar essa integração. A comunicação com tribunais de Justiça, cartórios e outras instituições deve estar baseada em ferramentas ágeis, que utilizam tecnologia de ponta, internet, soluções na nuvem e/ou aplicativos móveis, os quais também otimizam o CRM (Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente).

O modelo horizontal de trabalho

Uma tendência atual é a metodologia de trabalho no sentido horizontal, ou seja, desconsiderando (dentro dos limites aceitáveis) a existência de uma hierarquia. 

Em outras palavras, pode-se dizer que, no modelo horizontal, existe uma hierarquia, mas ela não é tão rigorosa. Esse modelo favorece a melhor comunicabilidade e um relacionamento mais próximo entre os profissionais do escritório.

Os líderes devem, portanto, tomar decisões compartilhadas e não unilaterais ou individualistas. As decisões devem ser fruto de discussões entre todos os profissionais. A opinião de cada um deve ser considerada e até estimulada. Quando existe um consenso dentro do escritório de advocacia, os resultados surtem efeito mais satisfatório.

Os indicadores de desempenho

Uma boa metodologia está fundamentada em rapidez e em planejamento contínuo, de curto prazo. Somente assim é possível avaliar os resultados e aperfeiçoar o que for necessário a médio prazo.

Os OKRs (Objectives and Key Results, ou Objetivos e Resultados Principais) são usados para monitorar as metas, as quais precisam ser dinâmicas e passíveis de mensuração. Todas as metas e todos os objetivos devem ser muito claros e também devem apresentar métricas quantitativas.  

Os OKRs podem estar relacionados ao número de clientes, ao volume de processos resolvidos, aos indicadores financeiros e até aos feedbacks sobre o atendimento prestado.

Esses indicadores, contudo, precisam estar relacionados à cultura organizacional do escritório, e o gestor deve acompanhá-los (de preferência, semanalmente) para confirmar se as metas e objetivos estão sendo cumpridos.

As outras estratégias e a gestão unificada

As especializações, a atualização dos conhecimentos, a análise dos rendimentos e do mercado jurídico e a divisão coordenada de funções são algumas iniciativas para uma gestão estratégica em um escritório jurídico. 

Além dessas, outras ações também fazem parte dessa lista, incluindo:

  • as parcerias com outros escritórios;

  • o cumprimento de prazos;

  • o controle fiscal;

  • a utilização de tecnologia eficiente (alguns escritórios já se valem até de robôs-advogados);

  • a personalização na prestação dos serviços;

  • os processos de avaliação;

  • a publicidade bem direcionada;

  • a contratação e retenção de talentos;

  • as metodologias modernas aplicadas à gestão unificada de processos.

Com uma gestão unificada de processos, o gestor terá uma visão sistêmica de seu negócio e também poderá agilizar as operações e as decisões.

Vale lembrar aqui que a padronização na metodologia de trabalho não implica em atendimento despersonalizado. Todo caso deve ser avaliado de forma individual e atenciosa, mas os meios de resolução devem seguir parâmetros que vão criar uma identidade própria para a empresa.

A gestão de custos em escritório de advocacia

Um dos grandes entraves ao crescimento (e até a sobrevivência das empresas) é o descontrole sobre os custos. Empresas que gastam demais tendem a ficar indigentes rapidamente. Isso reduz consideravelmente a margem de lucro do negócio, favorecendo o não cumprimento de compromissos e a perda de cliente.

Muitas empresas conseguem mais capital por meio de altos empréstimos, com taxas de juros ainda mais elevadas. Ficam inadimplentes, mas veem isso como uma vantagem, o que é um erro grave que será percebido algum dia, mesmo que em longo prazo.

O ideal para o escritório é manter um controle rigoroso sobre os custos e procurar reduzi-los de forma legal, sem correr o risco de prejudicar a qualidade dos serviços ofertados, nem o atendimento aos clientes.

É preciso avaliar todas as possibilidades de reduzir o consumo de água, luz, internet e telefone. Um dos grandes vilões da economia e da eficiência energética é o ar-condicionado. Contudo, existem alternativas a ele, como a ventilação natural (geralmente, aproveitam-se os ventos dispondo aberturas do imóvel em posições estratégicas) e até o ar-condicionado ecológico.

Os custos com telefonia podem ser até mais difíceis de serem controlados. Recomenda-se dedicar alguns aparelhos de celular somente para negócios.

Convém também ter, ao menos, um telefone fixo no escritório. E não devem ser desconsideradas outras formas de comunicação a distância, como e-mails e redes sociais. O Skype também é uma ferramenta poderosa, que permite comunicação em tempo real e até telefonemas com planos que são, geralmente, mais acessíveis que os das operadoras.

O controle de custos pode ser feito por meio de planilhas ou softwares. Mas é fundamental que todos os gastos sejam devidamente registrados. É importante saber para onde o dinheiro está indo e se está realmente valendo a pena. O direcionamento planejado de recursos ajuda a economizar dinheiro e a melhorar a qualidade dos serviços.

Uma maneira de conter gastos é evitando desperdícios com papel e outros materiais de escritório. A digitalização de documentos e a versão de documentos digitais com certificado são boas opções. Em muitos casos, o certificado digital já é obrigatório para quem atua na área jurídica.

O marketing também pode consumir mais recursos que o necessário. O marketing jurídico precisa ser bem estruturado para evitar prejuízos. 

Primeiramente, ele deve ser bem direcionado, deve ser destinado a um público específico, que realmente precisa dos serviços oferecidos pelo escritório. 

Outro ponto a considerar é a possibilidade de usar o marketing digital para alavancar o negócio, investindo em conteúdo de boa qualidade, que atrai os leitores, despertando seu interesse e gerando potenciais clientes. O marketing de conteúdo pode oferecer excelentes resultados e custos muito mais baixos que o marketing tradicional.

Na gestão de escritórios de advocacia, como na maioria das empresas, é fundamental reduzir gargalos de tempo. Considerando que os processos judiciais já têm uma fama negativa entre a população brasileira, o atendimento durante as consultas jurídicas deve ser rápido e eficiente. Para o cliente, quanto mais céleres forem as propostas dos profissionais, mais satisfeito ele ficará.

O advogado que atende em tempo hábil comprova seu entendimento sobre o assunto, oferecendo ao cliente a melhor solução para o caso. Atendimentos muito demorados a um só cliente acabam prejudicando outros clientes. É necessário controlar o tempo de atendimento de modo a aumentar a produtividade do escritório.

Menos clientes atendidos representa menos lucratividade para o escritório. Atendimentos demorados, execução morosa de certas tarefas, erros frequentes (e a necessidade de retrabalhos) resultam em mais custos para o escritório. Há sempre uma relação próxima entre despesas e lucros — é possível aumentar o segundo, reduzindo as primeiras e vice-versa).

A gestão de pessoas em escritórios de advocacia

A gestão de pessoal é outra etapa importante na gestão de escritórios de advocacia. É preciso manter a equipe sempre estimulada e unida para desenvolver o melhor trabalho possível.

Um escritório de advocacia pode contar com profissionais especializados em diferentes áreas, mas é fundamental atuar em parceria, com harmonia e, colocando acima de tudo, a cultura organizacional da empresa, seus objetivos e metas.

Caso julgue indispensável, o gestor poderá criar um departamento de Recursos Humanos ou terceirizar esses serviços. Caso haja advogados especializados em Direito do Trabalho no escritório, ele próprio poderá assumir essa responsabilidade se desejar.

A folha de pagamento é um importante documento de controle de funcionários. Além do salário propriamente dito, incidem encargos que precisam ser devidamente calculados, como férias, 13º salário, horas extras e outras coisas.

O importante é manter os profissionais animados, bem remunerados e em sintonia com o ambiente de trabalho.

As reuniões são um lugar-comum em toda as empresas. Geralmente, elas não gozam de boa fama por serem cansativas e, muitas vezes, improdutivas. Mas, quando bem estruturadas, elas podem oferecer ótimos resultados.

Podem ser feitas reuniões diárias, chamadas de daily scrum meeting, com período máximo de 10 minutos. Tratam-se de encontros mais dinâmicos, com todos em pé, para informar a equipe do que foi realizado no dia anterior e do que será feito no dia atual.  Também pode se fazer uma abordagem sobre os erros cometidos e o que pode ser melhorado.

Nas reuniões semanais, deve ser feito um planejamento em curto prazo. Atividades individuais e coletivas devem ser organizadas para atender às necessidades do escritório. É fundamental identificar o que já foi efetuado, os processos e as atividades em andamento, os obstáculos que estão atrasando o trabalho e como eliminá-los.

Para acompanhar e documentar os resultados da equipe, convém fazer um status report semanal ou quinzenal. Nessas reuniões, é preciso trabalhar com muita transparência e planejar os projetos com mais amplitude, organizando a forma de executá-los.

O uso de software de gestão para escritórios de advocacia

tecnologia nos escritórios de advocacia é um importante elemento na gestão da empresa. Adotar um software jurídico é uma forma de inovar o ambiente de trabalho, acompanhando as tendências atuais e reduzindo custos com materiais, mão de obra e falhas humanas.

O armazenamento digital

Um software jurídico ajuda, por exemplo, a reduzir a quantidade de arquivos físicos, substituindo-os por pastas digitais, armazenadas no sistema (ou na nuvem) com muito mais segurança e acessibilidade.

gestão de documentos é uma das finalidades de um software jurídico. Ele permite não só o armazenamento eficiente, como facilita a identificação dos processos e agiliza seu envio para clientes e entidades.

A informatização da Justiça brasileira

Os tribunais do país também têm se modernizado, valendo dizer que o processo digital, desde 2016, é o modelo exclusivo aceito pelo STJ.

Portanto, informatizando seu escritório, o advogado também otimiza seu relacionamento com as instituições judiciais do país.

A otimização do tempo

Automatizando a gestão de escritórios de advocacia com um software específico, o gestor pode gerenciar melhor o atendimento e os processos, organizando sua rotina de trabalho e exercendo maior controle sobre as atividades e os prazos.

Ao automatizar atividades repetitivas, o sistema possibilita aos profissionais dedicarem mais tempo à produção de peças processuais, a um atendimento mais personalizado e à elaboração de atividades mais estratégicas, menos operacionais. Além disso, a equipe fica mais motivada, já que atividades repetitivas tendem a desgastar o profissional, fazendo com que ele perca o interesse no trabalho.

O software jurídico também contribui para a economia de tempo (especialmente em atividades não técnicas, nem jurídicas, como elaboração de relatórios, organização de agendas etc.). Ele também ajuda o gestor a propor melhorias em procedimentos internos, visando maior rentabilidade e produtividade para a banca.

O controle sobre as informações

A tecnologia permite agregar valor aos serviços prestados. Uma vantagem que merece ser realçada é a atuação dos profissionais de forma inteiramente online. Outro benefício é a integração eficiente entre os diferentes setores do escritório e suas informações.

As informações permanecem centralizadas somente em uma plataforma, possibilitando aos usuários do sistema visualizar, com amplitude, tarefas, compromissos e prazos.

O software oferece mais praticidade no que se refere à inclusão de informações no sistema e ao monitoramento delas. Torna-se mais fácil gerenciar as diversas informações de natureza jurídica, como processos, e de outras naturezas, como pessoas, finanças, atendimento.

A multifuncionalidade

Entre os outros benefícios que um software jurídico pode trazer à gestão de escritórios de advocacia, podemos citar a multifuncionalidade. Os softwares costumam reunir diferentes funções, envolvendo gestão financeira, fiscal, de pessoal, processual e assim por diante.

O aumento do conhecimento de mercado

A integração informativa favorece uma visão mais precisa sobre as demandas mais comuns e os potenciais contratantes de serviços; identificando as áreas de atuação mais significativas, o gestor também pode buscar novas oportunidades que sirvam para ampliar a carteira de clientes.

A superação da concorrência

Com o software, os profissionais podem usufruir de conhecimentos mais profundos e estratégicos sobre a banca, podem identificar melhor os pontos e fortes de seu próprio escritório e dos outros, conquistando vantagens competitivas.

A captação do cliente perfeito e mais foco

A integração de informações permite o cruzamento eficiente de dados e a melhor compreensão do perfil dos clientes, o que vai facilitar na elaboração de estratégias mais eficazes de atendimento e de prestação de serviços, gerando um diferencial relevante.

O gestor também passa a analisar e decidir de forma menos intuitiva, mais focada em dados precisos e em resultados.

Para mais informações sobre gestão de escritórios de advocacia e tecnologia, aproveite para baixar o Manual da Tecnologia para advogados elaborado pela Kurier.

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