Guia da gestão estratégica de um escritório de advocacia

A gestão de escritório de advocacia se tornou essencial para a sobrevivência no concorrido mercado atual. Para funcionar adequadamente e conquistar lugar no ramo jurídico, um empreendimento precisa de constante aprimoramento.

É fundamental que as empresas que prestam serviços de defensoria tenham uma gestão estruturada e eficaz. O objetivo por trás dessa tarefa é, mais do que manter e assegurar um bom funcionamento para a empresa, permitir e planejar o crescimento e estruturação do escritório.

Para isso, o advogado precisa assumir também o papel de gestor do seu negócio. Sabemos que a maioria dos profissionais gostaria de se preocupar unicamente com as leis e questões relacionadas ao exercício da advocacia. No entanto, sustentar um escritório de advocacia em um mercado saturado exige diferenciais competitivos.

Uma boa gestão, que visa integrar processos e otimizar tarefas para evoluir o desempenho geral da empresa é o que agrega valor e mantém um empreendimento jurídico em ascensão mesmo em um período de tanta concorrência.

Quer entender mais sobre como é possível gerir seu negócio e obter as vantagens dessa estratégia? Continue conosco, preparamos um post que explica como aprimorar sua gestão. Leia a seguir!

Qual o papel da gestão de um escritório de advocacia?

A gestão de um escritório é uma das grandes preocupações dos advogados que desejam se estabelecer no mercado. Mudanças significativas têm acontecido no ramo advocatício e a alta concorrência instaurada no ramo leva os profissionais a buscar diferenciais competitivos utilizando-se da gestão.

É necessário investir em estratégias administrativas para se manter em destaque dentro do ramo ou nicho de atuação. Assim, aperfeiçoar o controle é uma tática essencial para obter sucesso.

No âmbito interno do escritório de advocacia, a gestão tem o objetivo de amarrar os processos operacionais e gerenciais. Desse modo, o andamento das atividades fica atrelado aos objetivos da empresa.

Gerenciar corretamente o fluxo de trabalho e a maneira de executá-lo é a chave para garantir a evolução constante do desempenho da equipe. Como consequência, os resultados da empresa melhoram.

Por que ter uma boa gestão é importante?

O escritório não depende apenas dos conhecimentos do advogado em Direito para funcionar. Obter lucro, captar clientes e manter a equipe motivada e alinhada com os fundamentos da empresa requer uma administração eficiente.

Todos os fatores determinantes para o funcionamento da empresa estão intimamente ligados. Afrouxar qualquer uma das pontas pode gerar efeitos negativos em todas as outras.

Por exemplo, a prospecção de clientes é vinculada a vitórias em tribunais, que solidificam a empresa no mercado. Para ganhar, a equipe precisa desempenhar bem o seu trabalho, de maneira coerente e eficiente, e assim por diante.

Desse modo, o papel da gestão é centralizar todos os processos, a fim de que eles trabalhem em conjunto e permitam que o escritório de advocacia funcione da melhor maneira e possa se sustentar sem ter que se preocupar tanto com a concorrência.

Quais erros podem prejudicar a gestão do escritório de advocacia?

Existem problemas comuns na rotina do escritório que atrapalham a gestão e a tornam ineficiente. No âmbito do gerenciamento no ramo jurídico, o estresse causado pelos prazos, falta de engajamento do time, problemas financeiros e falta de novos clientes faz parte do cotidiano.

Encontrá-los e propor medidas para contê-los é necessário quando se pretende aprimorar o desempenho. Dessa maneira, consegue-se aperfeiçoar as estratégias observando os erros já cometidos.

Pensando nisso, preparamos uma lista com os erros frequentes que podem estar atrapalhando o seu gerenciamento. Confira a seguir e saiba como corrigi-los para melhorar o desempenho do seu escritório!

Gastar tempo com atividades repetitivas

A rotina advocatícia é repleta de atividades repetitivas e, muitas vezes, pesadas. Verificar todas as atualizações dos processos e registrar o seu andamento, redigir peças etc. No entanto, todos esses afazeres são cruciais e não podem deixar de ser feitos. Porém, quando executadas por pessoas, se tornam passíveis de erros e podem gerar muitos atrasos no andamento dos trabalhos.

A boa notícia é que muitos desses afazeres podem ser otimizados com a utilização de um software jurídico. A elaboração de peças jurídicas, a busca das atualizações de processos e o controle dos prazos são algumas das tarefas que o programa se encarrega de fazer sem erros e sem retrabalho.

Assim, você pode obter todas essas informações e executar todos esses trabalhos fundamentais sem demandar um profissional para isso. No fim, o tempo gasto com elas também é otimizado.

Não ter controle dos processos

São muitos os processos que ocorrem dentro de um escritório de advocacia. Trabalhar em um caso envolve uma grande quantidade de tarefas. Não ter visão sobre o estágio do trabalho da equipe é um claro sinal de ineficiência da gestão.

Além disso, não entender e gerenciar como o financeiro, o jurídico, o atendimento ao cliente e o administrativo se integram para o bom funcionamento do negócio impede a evolução do escritório.

Vale lembrar que não é possível ter produtividade sem o domínio do que está acontecendo. Desse modo, é impossível receber os trabalhos alinhados com as expectativas ou atingir as metas da sua organização.

Quando não se sabe o que está havendo, tomar atitudes que controlem os erros e coloquem os trabalhos na linha para atingir os objetivos fica praticamente impossível. Os processos finais também ficam altamente comprometidos, já que, como não são bem controlados e não estão operando de acordo com um gerenciamento firme, têm poucas chances de atingirem os resultados esperados.

Para problemas como esses também é possível utilizar a tecnologia a favor da gestão  alguns sistemas jurídicos suprem essa necessidade. Escolhendo o programa certo, o escritório consegue integrar os afazeres legais com o financeiro e a agenda da empresa. Com isso, o gestor consegue visualizar  o andamento de seu negócio na totalidade, interligando as informações. Na prática, as rotinas podem ser mais bem alinhadas, para que todos os afazeres funcionem em sintonia e sejam coordenados adequadamente.

Perder dinheiro graças à má gestão financeira

Uma gestão financeira de qualidade é o principal fator para que um escritório de advocacia seja bem-estruturado, servindo de base para o sucesso do empreendimento. Sendo assim, não ter o os custos e ganhos atrelados pode ser um grande problema para a gestão.

Se o controle não for feito adequadamente, corre-se o risco de os ganhos não suprirem os gastos. Por isso, não saber quais são suas despesas, qual a sua margem de lucro e qual preço precisa ser fixado sobre os serviços para que esses valores sejam atingidos, é um grande obstáculo para o desenvolvimento do negócio.

Evitar e corrigir erros como os que foram citados garante que seu escritório de advocacia não se perderá dos objetivos. Desse modo, problemas estruturais devidos à falta de gestão darão lugar a atitudes que podem mudar o clima e o comportamento dos colaboradores do negócio.

Uma solução cabível é otimizar os processos desse setor que atrasam e atrapalham um controle eficaz das saídas. Um bom exemplo é a automatizar a execução de baixas do sistema. Assim, evita-se direcionar tempo e recursos para processos já extintos.

Quer saber como otimizar a sua gestão e garantir bons resultados? Listamos algumas dicas a seguir, confira!

Como otimizar a gestão de seu escritório de advocacia?

Sem a devida organização, o dia a dia corrido e repleto de informações de um escritório vai consumir o gerenciamento. O negócio se torna uma sucessão de trabalhos desgovernados e atrasados, que não alcançam um resultado positivo.

Para evitar chegar nesse ponto e conseguir gerir com mestria e pontualidade, é preciso otimizar processos e tomar as rédeas das atividades da empresa. Assim, o estabelecimento não sofre com a perda de clientes por falta de produtividade.

Controlando aspectos fundamentais e definindo metodologias, você adquire rapidez e garantia de bons resultados quanto aos trabalhos que serão realizados. Também evitam-se prejuízos e erros administrativos que podem acabar com o empreendimento. Conheça a seguir algumas dicas para melhorar a gestão do seu escritório de advocacia!

Defina as rotinas de trabalho

Um escritório conta com muitos profissionais diferentes, trabalhando simultaneamente. Se cada utilizar seus métodos para executar afazeres da rotina, não será possível avaliar o andamento nem certificar-se que não há erros consumindo tempo desnecessário.

Por exemplo, se em sua empresa o objetivo é analisar determinados papéis de maneira eficiente e pontual, deixar a cargo de cada funcionário que desempenha a função encontrar um meio para isso é um erro.

Estabelecer quais ações devem ser tomadas ao executar essa tarefa, pensando em qual é a forma mais adequada, garante que todos os profissionais obterão os mesmos resultados, alinhados com as metas do escritório.

Primeiramente, sua empresa precisa definir quais são os objetivos e prioridades que devem ser respeitadas em cada processo. Feito isso, é possível delinear quais devem ser os protocolos seguidos para que esse resultado seja atingido.

Mapeando todos os processos de maneira semelhante, você terá controle do andamento de todas as atividades desenvolvidas diariamente. Assim, não se perde as rédeas do dia a dia do negócio, garantindo que ele opere em conformidade com os objetivos finais.

Outra medida pertinente é implantar medidas que reduzam as tarefas repetitivas, que consomem o tempo da equipe. Alguns recursos da tecnologia permitem, por exemplo, facilitar o acompanhamento da movimentação dos processos, disponibilizando e notificando das atualizações quando elas ocorrem. Assim, a equipe não fica sobrecarregada.

Faça gestão de documentos

Embora a tecnologia facilite a rotina e reduza a quantidade de papel utilizado, no ramo advocatício muitos documentos físicos ainda são necessários. Por isso, organizá-los e facilitar o acesso e a localização deles é fundamental para um bom funcionamento.

Os documentos estão presentes na maioria dos trabalhos que o escritório desenvolve. Não poder encontrá-los facilmente embarga o andamento das atividades. Gerenciar os documentos, utilizando-se de padrões de guarda e ferramentas para manter e arquivar os itens de maneira inteligente é um passo imprescindível para que haja um bom funcionamento do estabelecimento.

Para isso, é possível contar com ajuda de profissionais de arquivamento ou até mesmo digitalizar os arquivos e fazer uso de um software para geri-los. Independentemente do método utilizado, definir um sistema para organizá-los é fundamental.

Integre o financeiro

O financeiro é uma das partes mais negligenciadas do escritório de advocacia. No entanto, ele é o pilar que mantém o negócio funcionando. Conduzir esse processo adequadamente é uma forma de garantir que seu escritório se mantenha de portas abertas.

Para desempenhar essa etapa com maestria, é preciso considerar todos os fatores envolvidos. Uma gama de dados deve ser combinada a fim de obter um processo financeiro alinhado e lucrativo. Para isso, avalie a cadeia de fatos envolvida nos ganhos e gastos da empresa. Em termos mais práticos, o que precisa ser feito é atrelar a precificação dos serviços com os gastos do estabelecimento.

Faz-se necessário conhecer todos os custos da empresa, desde os gastos com materiais aos com pessoal, até dispêndios trabalhistas tais despesas precisam ser incluídas no valor cobrado pelo atendimento.

Posteriormente, estratégias para os processos intermediários precisam ser estabelecidas. Ações para reduzir inadimplência e reduzir custos precisam ser tomadas para manter a saúde das finanças da empresa.

Além dessas dicas, de quais formas é possível otimizar ainda mais a gestão do escritório? A resposta é automatização! Confira a seguir como a tecnologia é uma ótima aliada para aumentar a eficiência do gerenciamento.

Vale a pena investir em tecnologia?

Como foi ressaltado, em um mercado disputado como é o jurídico, faz-se necessário investir em métodos que possam aumentar as chances de sucesso do seu escritório — já sabemos, também, que uma boa gestão é um dos meios mais eficazes.

Para conseguir o feito, uma boa ideia é aproveitar-se das inovações tecnológicas para aumentar a eficiência dos processos. Modernizar a prestação de serviço permite desenvolver mais trabalho utilizando menos recursos e menos tempo.

Existem muitos trabalhos da rotina do escritório que podem ser executados de melhor maneira quando automatizados. Identificar quais são esses processos e aplicar a tecnologia para desenvolvê-los é uma das grandes soluções para aumentar o desempenho da empresa.

Tarefas que são rotineiras e repetitivas, consumindo um tempo precioso, são facilmente executadas pela tecnologia. Pesquisar as intimações que foram publicadas, controlar os prazos e dividir tarefas estão entre as incumbências que já podem ser automatizadas.

Os softwares jurídicos são os grandes responsáveis pela maioria das funcionalidades que dão suporte e auxiliam a rotina advocatícia, diminuindo os trabalhos manuais exaustivos para os profissionais.

Assim, fica claro como a tecnologia para advogados pode modificar significativamente a gestão do escritório. Seu papel é reduzir tempo gasto para realizar afazeres cansativos, evitar erros humanos e, consequentemente, elevar a produtividade.

Ficou interessado pelos softwares de gestão? Quer saber mais sobre o assunto? Preparamos um tópico para explicar mais sobre as vantagens dessa ferramenta. Veja abaixo!

Quais as vantagens de utilizar um software de gestão?

A presença dos softwares jurídicos está modificando drasticamente a forma de prestar serviços advocatícios. Conforme eles vêm sendo implantados, cada vez mais empresas precisam  procurá-los a fim de atender a demanda de trabalho e aumentar os resultados.

Com diversas funcionalidades, que vão desde armazenamento e contabilidade até procura por processos e análises de probabilidade de vitória, os programas são maneiras de aumentar a eficiência sem reduzir a qualidade.

Quer conhecer mais sobre essas poderosas ferramentas? Preparamos uma lista com as 5 vantagens que os softwares jurídicos podem agregar para a sua gestão. Continue conosco e acompanhe!

Gera aprimoramento da gestão de processos

A definição e implantação dos processos é parte fundamental de qualquer empresa. Sua eficiência e nível de padronização são responsáveis pelo bom funcionamento ou não das atividades do empreendimento.

Com o software, é possível gerenciar os processos jurídicos e integrá-los a fim de controlar melhor as tarefas e a aplicação dos padrões do estabelecimento. Além disso, eles oferecem ferramentas que automatizam as atividades pertinentes a cada processo.

Garante aumento da produtividade

Uma das grandes vantagens da implementação de um software jurídico é o grande aumento na produtividade. A rotina dos advogados se torna menos cansativa, já que o programa realiza grande parte dos afazeres manuais extensos. Assim, o escritório adquire potencial de grande produção, com uma equipe mais enxuta.

Verificar publicações com o seu nome, registrar clientes no sistema, baixar peças processuais e calcular prazos são exemplos das atividades necessárias nas quais o advogado gasta um precioso tempo. Todas elas podem ser otimizadas com o auxílio do software jurídico.

Propicia redução dos custos

Um dos problemas mais recorrentes dos escritórios de advocacia é precisar reduzir custos, mas não conseguir fazer isso, e ainda dar conta do fluxo de trabalho. Em casos extremos, as contas no fim do mês começarão a não fechar.

A verdade por trás disso é que grande parte dos gastos são silenciosos e também imperceptíveis. Muito dinheiro é aplicado em passivos trabalhistas e questões estruturais. Contudo, utilizando-se dessa ferramenta, menos pessoas são demandadas e menos espaço para guardar documentos, menos papéis para impressão e menos meios de comunicação interna também.

Possibilita a integração

Em um escritório com diversos profissionais, a boa comunicação e o alinhamento da equipe são cruciais para que o trabalho seja executado de maneira correta e coesa. No entanto, ruídos na comunicação e isolamento geram ineficiência na execução das tarefas.

Com um bom software jurídico integrado, todos os colaboradores podem ter acesso às mesmas informações, além de terem um canal seguro e prático para se comunicarem. Assim, o trabalho pode ser desenvolvido por equipe em sintonia, sem demandar deslocamentos físicos.

Achou vantajosas as mudanças que o software traz para a empresa? Quer saber como escolher um ideal para as suas necessidades? Descubra a seguir!

Como escolher um software de gestão para o seu escritório de advocacia?

O software jurídico que será aplicado em seu escritório terá impacto direto na produção e no desenvolvimento das atividades. Prevista sua importância, tomar cuidado ao escolher qual produto adquirir garante que os benefícios esperados serão obtidos. Selecionamos alguns pontos importantes que precisam ser avaliados na hora de definir sua escolha. Confira!

Certifique-se da confiabilidade da empresa fornecedora

Antes de optar pelo software que você deseja, vale verificar a procedência empresa que está vendendo-o para você. O setor jurídico é delicado e exige fontes confiáveis e gabaritadas no assunto.

Sendo assim, certifique-se sobre a confiabilidade buscando referências da contratada no mercado advocatício. Checar alguns compradores e avaliar o índice de satisfação deles também é uma ótima forma de fazer essa verificação.

Priorize o custo-benefício

O custo-benefício deve ser levado em consideração. Para isso, analise quais as funcionalidades o software oferece. Elas proporcionarão grandes benefícios? São muito úteis? Qual será a redução de gastos para o escritório quando o software for adquirido?

Comparar as respostas com o valor cobrado e decidir qual se encaixa melhor nas expectativas e possibilidades financeiras da empresa é primordial. Desse modo, evita-se pagar por um produto que não vale a pena ou deixar de adquirir o software ideal para o seu negócio por causa do preço.

Identifique suas necessidades

É importante avaliar quais necessidades o seu escritório de advocacia pretende suprir utilizando o software jurídico. Identificar quais ferramentas podem realmente ser vantajosas para a rotina da empresa evita gastos desnecessários e impede que a empresa pague por funcionalidades que não utilizará.

Caso pretenda suprir grande parte dos afazeres manuais, vale a pena procurar por uma opção completa, que integre todos os departamentos em um único programa. Assim, há maior praticidade e ainda gera-se mais controle e possibilidades para gerenciar mais âmbitos da empresa ao mesmo tempo.

Garanta suporte adequado

Devido a especificidade dos elementos jurídicos, caso surjam problemas, a assistência técnica deve ser altamente especializada para poder oferecer ajuda correta e de qualidade para a banca.

Outro ponto fundamental é que ele seja fácil de contatar e rápido para atender e oferecer uma resolução adequada para o problema. Esse requisito é essencial, já que um erro não corrigido pode deixar o escritório de advocacia parado, quando precisa atender a prazos e realizar toda a sua rotina.

Verificando tais aspectos ao contratar um software, sua empresa garante estar fazendo um bom negócio e pode ficar tranquila quanto à credibilidade com que poderá contar. Outro fator que justifica o cuidado necessário ao fazer essa escolha é saber avaliar se o investimento realmente oferecerá o retorno esperado ao seu escritório de advocacia.

Seguindo as dicas dadas neste artigo, você consegue otimizar os processos do seu empreendimento. Assim, pode identificar erros, melhorar a rotina e aplicar corretamente a tecnologia para auxiliar no andamento das atividades e gerar maior produtividade.

A gestão de escritório de advocacia deve ser a prioridade de qualquer profissional que pretende que seus negócios alavanquem frente ao mercado. Com ela, será possível não somente manter-se estruturado em tempos difíceis, mas também aprimorar constantemente o desempenho interno do negócio.

Gostou de nossa orientação para realizar a gestão de escritório de advocacia? Interessou-se pelos benefícios que a automatização pode trazer para a rotina do estabelecimento? Então, baixe nosso ebook com um manual de tecnologia para advogados e aprenda mais sobre o assunto!

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