Vivemos na Era Digital ou Era das Máquinas, na qual tudo pode ser automatizado e acelerado. Diferentes operações podem ser iniciadas e concluídas em tempo bastante hábil, favorecendo o profissional, o escritório como um todo e o cliente.
No âmbito do Direito, essa agilidade é ainda mais marcante, considerando que os processos judiciais costumam levar meses e anos para alcançar um resultado final. Assim, um profissional que sabe fazer uso dos recursos tecnológicos certamente se destaca de outros que não fazem o mesmo.
Descubra, a seguir, 9 tecnologias para advogados que você deve conhecer e adotar o quanto antes!
1. Software de gestão jurídica
Uma das principais tecnologias que um escritório jurídico pode adotar é exatamente um software de gestão específico. Um bom software jurídico administra um escritório de advocacia como se fosse um negócio nos moldes de qualquer empresa, considerando as receitas e despesas, cadastro de clientes e de advogados, inadimplência, precificação dos serviços, e assim por diante.
O software jurídico permite, inclusive, gerir o fluxo de caixa e fazer projeções, além de utilizar indicadores para mensurar o desempenho da empresa, a produtividade dos profissionais, a qualidade do atendimento e a demora em responder ou resolver demandas.
2. Automação de publicações e andamentos de processos
Na verdade, quando o advogado adquire softwares jurídicos mais completos, eles podem oferecer essa funcionalidade integrada. No entanto, é uma das tecnologias para advogados que também podem ser encontradas à parte.
O recurso “push de andamentos” permite consulta automática aos sites de diferentes tribunais. Essa automatização facilita o acesso a processos que estão em andamento, atualizando o trabalho do advogado.
Antes dessa tecnologia, a consulta era muito demorada, consumindo muito do profissional e, às vezes, deixando o cliente um tanto impaciente, na expectativa de uma resposta.
A ferramenta de automação pode ser utilizada também para as publicações jurídicas, dentre as quais se destaca o Diário Oficial.
3. Aplicativos mobile
Smartphones e tablets podem ser usados para otimizar a gestão jurídica, pois conferem mobilidade ao trabalho. Tanto um quanto o outro podem realizar e receber chamadas. Também permitem acesso à internet e a plataformas jurídicas, bem como a serviços online (que funcionam na nuvem e podem ser acessados a qualquer tempo, de qualquer local).
O tablet possibilita ao advogado fazer anotações, ter acesso fácil a informações e até fazer a redação de peças jurídicas.
É interessante dispor de um aplicativo que permita o acesso às informações dos clientes e aos processos, considerando a rotina dinâmica de profissionais que passam o dia se movimentando entre tribunais, fóruns, clientes e outras obrigações.
Na hora de escolher um software jurídico, vale a pena optar por um que permita o acesso por meio de dispositivos mobile.
4. Backups e o plano de contingência
As informações de um escritório jurídico podem ser armazenadas em servidores do próprio escritório ou até em servidores na nuvem. Seja como for, é importante contar com backups para garantir que as cópias dos dados e das informações sejam feitas e guardadas diariamente, seguindo uma programação automática.
Dessa forma, será possível recuperar os arquivos em caso de imprevistos e eventuais perdas dos arquivos originais.
De importância semelhante é o plano de contingência com redundância de equipamentos com missão crítica. Para entender melhor, considere que um computador do escritório entre em pane e o usuário não pode esperar até que ele seja reparado sem atrasar ou comprometer seriamente seu trabalho. Nesse caso, o plano de contingência fornecerá a solução.
5. Videoconferência
Entre as tecnologias para advogados, outra que merece menção é a videoconferência, que dispensa a necessidade de reuniões presenciais.
Para efetivar uma reunião entre filiais, por exemplo, é preciso um deslocamento em massa. Algo que gera muitos custos, incluindo viagens, alimentação, hospedagem, transporte local e outras coisas. Isso demanda tempo também, o que pode significar horas e horas em trânsitos congestionados e, no final de tudo, pouca produtividade durante as reuniões.
Para conseguir um ambiente propício à videoconferência, não é difícil. Basta um computador com acesso à internet, microfone e webcam. Até um tablet pode ser usado, caso ofereça um bom desempenho.
Há diferentes opções de software com essa finalidade, sendo que alguns são bem acessíveis e até gratuitos, como o Skype.
6. E-mail gerenciado
Para otimizar a comunicação, o e-mail gerenciado é uma boa alternativa. Ele permite uma comunicação de nível mais profissional diante de alternativas mais caseiras.
O e-mail gerenciado armazena as informações e todos os arquivos em um ambiente mais seguro. Permite, ainda, o acesso a partir de qualquer local que tenha disponibilidade de internet.
Outra vantagem do e-mail gerenciado é que ele permite sincronizar todos os arquivos existentes na caixa de entrada com smartphones e tablets, otimizando a mobilidade.
7. Gráficos nas petições
A análise de dados vem sendo apontada como de importância fundamental no trabalho do advogado. Nesse sentido, o profissional da área jurídica precisa trabalhar de forma mais científica e analítica, o que significa converter dados em números.
A análise do Poder Judiciário é, atualmente, fundamentada em números. Portanto, as próximas petições terão que ser feitas acompanhadas de gráficos, o que representa um distanciamento do subjetivismo na análise dos casos em detrimento de uma maior objetividade.
8. E-readers
E-readers são dispositivos para leitura de livros digitais, ou, como são mais conhecidos, os e-books. Eles possuem uma tela que permite a leitura de livros digitais com o mesmo conforto com que se leem livros impressos. Por serem portáteis, podem ser levados para qualquer lugar.
Outra vantagem é que, em um único aparelho, o advogado pode armazenar uma quantidade enorme de livros, ou seja, os e-readers oferecem bibliotecas virtuais nos mesmos moldes das bibliotecas físicas. Além disso, costumam dar sugestões de leituras e permitir que se faça o download de uma série de livros.
9. Serviços especializados em tecnologias para advogados
Todas as tecnologias necessitam de suporte e manutenção, de planejamento e documentação, de um cabedal de conhecimentos que vão além dos conhecimentos dos advogados. Assim, se forem mal administradas, acabarão gerando prejuízos para o escritório.
Por esse motivo, é fundamental que eles tenham a seu dispor uma equipe especializada nesses sistemas, seja de profissionais internos, seja de profissionais que trabalham com os próprios fornecedores.
É preciso estruturar um setor de TI no escritório jurídico ou terceirizar esses serviços com um empreendimento realmente competente, capaz de assumir compromissos e dar o suporte necessário às tecnologias utilizadas por diferentes profissionais.
E você, já utiliza algumas dessas tecnologias para advogados? Se está em busca da melhor ferramenta digital para seu escritório, entre em contato conosco!
