Vivemos na Era Digital ou Era das Máquinas, na qual tudo pode ser automatizado e acelerado. Diferentes tecnologias para advogados podem ser utilizadas para acelerar as mais diversas atividades do operador do direito. Isso favorece não somente o profissional, mas também o escritório como um todo e o atendimento ao cliente.
No âmbito do Direito, essa agilidade é ainda mais necessária, considerando que os processos judiciais costumam levar meses e anos para alcançar um resultado final. Assim, um profissional que sabe fazer uso dos recursos tecnológicos certamente se destaca de outros que não fazem o mesmo.
Por isso, trouxemos 9 tecnologias para advogados que você deve conhecer e adotar o quanto antes!
1. Software de gestão jurídica
Uma das principais tecnologias que um escritório de advocacia pode adotar é exatamente um software de gestão específico. Um bom software jurídico administra um escritório de advocacia como se fosse um negócio nos moldes de qualquer empresa, considerando as receitas e despesas, cadastro de clientes e de advogados, inadimplência, precificação dos serviços, e assim por diante.
O software jurídico permite, inclusive, gerir o fluxo de caixa e fazer projeções, além de utilizar indicadores para mensurar o desempenho da empresa, a produtividade dos profissionais, a qualidade do atendimento e a demora em responder ou resolver demandas.
2. Automação de publicações e andamentos de processos
Na verdade, quando o advogado adquire softwares jurídicos mais completos, eles podem oferecer essa funcionalidade integrada. No entanto, é uma das tecnologias para advogados que também podem ser encontradas à parte.
O recurso “push de andamentos” permite consulta automática aos sites de diferentes tribunais. Essa automatização facilita o acesso a processos que estão em andamento, atualizando o trabalho do advogado.
Antes dessas tecnologias para advogados, a consulta era muito demorada, consumindo muito do profissional e, às vezes, deixando o cliente impaciente, na expectativa de uma resposta.
A ferramenta de automação pode ser utilizada também para as publicações jurídicas, dentre as quais se destaca o Diário Oficial.
3. Aplicativos mobile
Smartphones e tablets podem ser usados para otimizar a gestão de escritórios de advocacia, pois conferem mobilidade ao trabalho. Tanto um quanto o outro podem realizar e receber chamadas. Também permitem acesso à internet e a plataformas jurídicas, bem como a serviços online (que funcionam na nuvem e podem ser acessados a qualquer tempo, de qualquer local).
O tablet possibilita ao advogado fazer anotações, ter acesso fácil a informações e até fazer a redação de peças jurídicas.
É interessante dispor de um aplicativo que permita o acesso às informações dos clientes e aos processos, considerando a rotina dinâmica de profissionais que passam o dia se movimentando entre tribunais, fóruns, clientes e outras obrigações.
Na hora de escolher um software jurídico, vale a pena optar por um que permita o acesso por meio de dispositivos mobile.
4. Backups e o plano de contingência
As informações de um escritório podem ser armazenadas em servidores do próprio escritório ou até em servidores na nuvem. Seja como for, é importante contar com backups para garantir que as cópias dos dados e das informações sejam feitas e guardadas diariamente, seguindo uma programação automática.
Dessa forma, será possível recuperar os arquivos em caso de imprevistos e eventuais perdas dos arquivos originais.
De importância semelhante é o plano de contingência com redundância de equipamentos com missão crítica. Para entender melhor, considere que um computador do escritório entre em pane e o usuário não pode esperar até que ele seja reparado sem atrasar ou comprometer seriamente seu trabalho. Nesse caso, o plano de contingência fornecerá a solução.
5. Videoconferência
Entre as tecnologias para advogados, outra que merece menção é a videoconferência, que dispensa a necessidade de reuniões presenciais.
Para efetivar uma reunião entre filiais, por exemplo, é preciso um deslocamento em massa. Algo que gera muitos custos, incluindo viagens, alimentação, hospedagem, transporte local e outras coisas. Isso demanda tempo também, o que pode significar horas e horas em trânsitos congestionados e, no final de tudo, pouca produtividade durante as reuniões.
Para conseguir um ambiente propício à videoconferência, não é difícil. Basta um computador com acesso à internet, microfone e webcam. Até um tablet pode ser usado, caso ofereça um bom desempenho.
Há diferentes opções de software com essa finalidade, sendo que alguns são bem acessíveis e até gratuitos, como o Google Meet.
6. E-mail gerenciado
Para otimizar a comunicação, o e-mail gerenciado é uma boa alternativa. Ele permite uma comunicação de nível mais profissional diante de alternativas mais caseiras.
O e-mail gerenciado armazena as informações e todos os arquivos em um ambiente mais seguro. Permite, ainda, o acesso a partir de qualquer local que tenha disponibilidade de internet.
Outra vantagem do e-mail gerenciado é que ele permite sincronizar todos os arquivos existentes na caixa de entrada com smartphones e tablets, otimizando a mobilidade.
7. Gráficos nas petições
A análise de dados vem sendo apontada como de importância fundamental no trabalho do advogado. Nesse sentido, o profissional da área jurídica precisa trabalhar de forma mais científica e analítica, o que significa converter dados em números.
A análise do Poder Judiciário é, atualmente, fundamentada em números. Portanto, as próximas petições terão que ser feitas acompanhadas de gráficos, o que representa um distanciamento do subjetivismo na análise dos casos em detrimento de uma maior objetividade.
8. E-readers
E-readers são dispositivos para leitura de livros digitais, ou, como são mais conhecidos, os e-books. Eles possuem uma tela que permite a leitura de livros digitais com o mesmo conforto com que se leem livros impressos. Por serem portáteis, podem ser levados para qualquer lugar.
Outra vantagem é que, em um único aparelho, o advogado pode armazenar uma quantidade enorme de livros, ou seja, os e-readers oferecem bibliotecas virtuais nos mesmos moldes das bibliotecas físicas. Além disso, costumam dar sugestões de leituras e permitir que se faça o download de uma série de livros.
9. Serviços especializados em tecnologias para advogados
Todas as tecnologias necessitam de suporte e manutenção, de planejamento para a migração de dados, de um cabedal de conhecimentos que vão além dos conhecimentos dos advogados. Assim, se forem mal administradas, acabarão gerando prejuízos para o escritório.
Por esse motivo, é fundamental que eles tenham a seu dispor uma equipe especializada nesses sistemas, seja de profissionais internos, seja de profissionais que trabalham com os próprios fornecedores.
É preciso estruturar um setor de TI no escritório jurídico ou terceirizar esses serviços com um empreendimento realmente competente, capaz de assumir compromissos e dar o suporte necessário às tecnologias utilizadas por diferentes profissionais.
Bônus: mais tecnologias para advogados que vão te ajudar
Essas 9 tecnologias que já citamos vão otimizar e muito a sua rotina. Porém, achamos que valia a pena mencionar mais algumas que também contribuem para melhorar a organização, a gestão do tempo e muito mais. E o melhor: todos têm versões gratuitas para começar! Acompanhe!
Organização de tarefas
Evernote – Este aplicativo vai te ajudar a organizar suas anotações. Com ele você consegue sincronizar e acessar suas anotações de qualquer dispositivo.
Google Agenda – Para nunca mais perder a data dos eventos, reuniões, prazos judiciais etc., você pode contar com ela. É só registrar seus compromissos no calendário da sua conta no Google e você ainda pode ativar notificações e lembrentes sobre eles.
Microsoft To Do – Com ele você cria uma lista das tarefas que você precisa realizar. Também é possível ativar lembrete e data de conclusão, além de marcar o que é prioritário, incluir anotações e anexar arquivos.
Gestão de projetos
Trello – O Trello é um dos aplicativos de gerenciamento de projetos mais amplamente conhecidos e utilizados. Possui interface intuitiva, diversas extensões e sua versão gratuita tem recursos importantes e permite incluir vários usuários.
Asana – O Asana é versátil e também muito intuitivo. Com ele é possível criar, gerenciar e compartilhar listas de tarefas com os diferentes membros da equipe. Sua versão gratuita permite até 15 membros.
Monday – O Monday também é um dos aplicativos de gerenciamento de projetos mais conhecidos. Ele oferece funcionalidades mais completas que o Trello e outras ferramentas de gestão de projetos, como relatórios, rastreamento de tempo de trabalho e outros. Sua versão gratuita permite apenas dois usuários.
E você, gostou do nosso post sobre tecnologias para advogados? Já utiliza algumas dessas? Se está em busca de otimizar seu escritório de advocacia, mas não sabe como, entre em contato conosco! Vamos te ajudar a escolher as ferramentas que melhor se adequam a sua necessidade.
