Uma perspectiva sobre o acompanhamento de rotinas jurídicas em escritórios

Sempre que nos deparamos com um escritório de advocacia passando por uma crise financeira, tendo que dispensar colaboradores ou sem conseguir atrair novos clientes, em vez de cogitar que isso tenha a ver com as suas rotinas jurídicas, tendemos a pensar que há algo errado com a qualidade do serviço prestado, isto é: com o conhecimento jurídico dos membros da banca.

A realidade, no entanto, se mostra um pouco diferente: na maior parte das vezes, os escritórios passam por maus bocados mesmo contando com profissionais brilhantes com vasto conhecimento sobre o direito.

O problema é que durante todo o período de sua formação, lamentavelmente, muito desses profissionais nunca tiveram acesso a aulas de marketing, gestão de recursos humanos, finanças, organização, gestão de compliance logística e muitas outras disciplinas igualmente importantes para o sucesso do empreendimento.

De fato, basta que um jovem profissional recém-formado comece a advogar por conta própria para perceber, imediatamente, que os desafios que terá pela frente não serão apenas de natureza jurídica. Muitos especialistas chegam a apontar falhas nas ementas dos cursos de direito, afirmando que a universidade não leva em conta que a advocacia é a grande porta de entrada para uma carreira jurídica e que o advogado moderno também precisa ser um conhecedor de outros ramos do conhecimento.

O problema se agrava ainda mais quando a prática profissional do jovem recém-formado se desenvolve e dá origem a uma sociedade de advogados, com funcionários administrativos e estagiários, crescendo de forma intuitiva e sem nenhum planejamento.

Com isso em mente, falaremos hoje sobre um assunto muito importante, ainda que bastante negligenciado, dentro de qualquer escritório de advocacia: o acompanhamento de rotinas jurídicas. Confira a seguir!

As rotinas jurídicas de um escritório de advocacia

O ambiente

É preciso ter em mente que o escritório de advocacia é um espaço de convivência que deve estar aberto para a diversidade. Afinal, nele são reunidas pessoas com inúmeras diferenças, que desempenham diversos papéis na prestação do serviço jurisdicional e ocupam diferentes posições no contexto das relações jurídicas sobre as quais nos debruçamos.

Assim, além de ser um ambiente de trabalho, em que os advogados redigem petições, pareceres, respondem a consultas por e-mail e telefone, o escritório deve ser um ambiente polivalente, capaz de receber clientes, oficiais de justiça, funcionários dos cartórios, representantes da parte adversa em um processo, enfim, todos que trabalham e se empenham conjuntamente no sentido de levar a justiça até o cidadão.

Organização do trabalho

É muito difícil estabelecer uma fórmula de divisão do trabalho que funcione para todos os escritórios de advocacia. No entanto, de forma geral, podemos afirmar que um escritório deve ser formado por três setores: a secretária, os estagiários e os advogados. Outra tendência que também podemos observar é que quanto maior o escritório, maior a especialização do trabalho.

Escritórios grandes conseguem separar os profissionais de acordo com seus respectivos perfis, alocando-os em posições nas quais poderão contribuir de forma mais significativa para a firma. Assim, alguns advogados podem ser especializados em realizar audiências, enquanto outros se tornam especialistas em atender o cliente, por exemplo.

O próprio acompanhamento do processo também pode ser dividido, de modo a otimizar os resultados: alguns advogados podem, por exemplo, ficar responsáveis por peticionar da contestação até a sentença, enquanto outros se encarregam da fase recursal.

Atendimento ao cliente

Uma das atividades que demanda bastante tempo do advogado é o atendimento ao cliente. Trata-se de um dos aspectos mais delicados do seu trabalho, na medida em que o cliente é a verdadeira razão de estarmos aqui, não é mesmo?

Em razão disso, o investimento aqui deve ser pesado, não somente no primeiro atendimento, mas também todas as vezes que o cliente ligar ou enviar um e-mail solicitando diligências, documentos ou informações sobre o seu processo. Trata-se, sobretudo, de uma atividade que somente o advogado pode fazer.

Redação de petições

No passado, era aqui que os advogados depositavam a maior parte do seu tempo de trabalho. No entanto, uma sequência de inovações tecnológicas — que passaram pela máquina de escrever, pelos processadores de texto e culminaram nos modernos sistemas jurídicos de gestão — facilitaram bastante a vida dos advogados.

Hoje em dia, inclusive, se enxerga microprocessos que já são automatizados dentro do peticionamento, especialmente naquelas demandas que tratam de assuntos repetitivos. Nesse sentido, os escritórios mais modernos já contam com um assistente que auxilia o profissional a gerar petições no padrão de qualidade do escritório sem perder tempo buscando por jurisprudência ou artigos de lei.

Audiências

As audiências talvez sejam as atividades mais imprevisíveis no dia a dia do advogado. É possível que o profissional chegue à sala de espera da vara e se depare com uma pauta de audiência atrasada em mais de uma hora. Por outro lado, é possível que consiga resolver tudo o que precisa ser resolvido em apenas 15 minutos. Isso significa que ele deve ter alguma flexibilidade para conseguir se adaptar a essa variável.

Atividades administrativas

Paralelamente a todas as atividades jurídicas, não podemos esquecer que o escritório precisa de um setor administrativo ou, no mínimo, de algum profissional que seja incumbido dessa tarefa. Afinal, o escritório precisa receber seus honorários contratuais e sucumbenciais, além de pagar suas contas e a folha de funcionários. Além disso, precisa de um líder capaz de motivar sua equipe, de alguém que pense na divulgação do trabalho do escritório, entre outros.

Conduta

Por fim, vale lembrar que todos esses procedimentos que fazem parte da rotina do advogado devem ser executados de acordo com regras de conduta estabelecidas pelo próprio Estatuto da OAB. O advogado deve tratar clientes e servidores da justiça com isonomia e urbanidade.

Além disso, alguns outros valores também são muito bem-vindos dentro de um escritório de advocacia. Um ambiente neutro, sem excessos, em que os profissionais estão trajados com roupas sociais favorece a recepção da diversidade de forma respeitosa. Da mesma forma, o tratamento dispensado aos clientes, servidores da justiça, magistrados e membros do Ministério Público deve ser formal, sempre sendo tratados pelos pronomes senhor/senhora.

A gestão da informação jurídica

O termo “gestão da informação” faz referência a um ciclo de atividade organizacional em que a informação é obtida a partir de diversas fontes, armazenada, distribuída para quem dela precisa e, depois de encerrada sua fase útil, arquivada ou destruída, conforme o caso.

Como já é de se imaginar, estamos falando de uma questão de suma importância para os profissionais da área jurídica, uma vez que a informação é a verdadeira matéria-prima do seu mister. Ou seja, para que o advogado possa tomar decisões jurídicas de modo a resguardar os interesses de seu cliente, deve estar amparado por informações atualizadas e de qualidade.

A informação no mundo jurídico

No seu dia a dia, o profissional do direito precisa acessar uma vasta quantidade de informações para que possa realizar o seu trabalho com precisão: petições iniciais, contestações, decisões interlocutórias, sentenças, agravos, intimações, citações, entre muitas outras peças. Não basta, no entanto, capturar essas informações, uma vez que elas estão em constante transformação, assim como a areia do deserto exposta ao vento.

Desse modo, o processo que está hoje na mesa do juiz, amanhã já pode ter sido julgado. Igualmente, precedentes que hoje favorecem o autor podem amanhã favorecer o réu, assim como a lei que assegura determinado direito hoje, amanhã pode ser declarada inconstitucional pelo controle direto realizado pelo STF. Por isso, é importante que as informações disponibilizadas estejam sempre atualizadas.

Obtenção da informação

São diversas as fontes em que o advogado obtém as informações necessárias para realizar o seu trabalho. No que diz respeito apenas ao andamento processual, é preciso que consulte exaustivamente os portais de diversos tribunais, tais como o Tribunal de Justiça do Estado, o Tribunal Regional Federal ou o Tribunal Regional do Trabalho. Isso sem falar, é claro, dos processos que são remetidos aos tribunais superiores para que possam ser julgados eventuais recursos.

O mesmo acontece quando falamos de citações e intimações publicadas nos diários da justiça, que além das diversas fontes já citadas, também podem ter diversos destinatários, como vários advogados dentro da mesma banca, gerando toda sorte de redundâncias.

Distribuição da informação

Existem duas grandes preocupações quando se trata da distribuição de informações em um escritório de advocacia. A primeira delas é fazer com que os dados cheguem a quem precisa e a segunda é fazer com que informações sigilosas não sejam acessadas por quem não tenha autorização.

Esses dois problemas podem ser facilmente resolvidos com a adoção de um software jurídico, que permite que as informações relevantes para o escritório sejam buscadas automaticamente na internet, baixando peças e documentos e atualizando o status de cada processo ativo no sistema. Outra grande vantagem é possibilitar que dois ou mais advogados possam consultar os mesmos documentos simultaneamente, sem a necessidade de criar uma lista de espera para uma consulta rápida aos autos, como acontece quando trabalhamos exclusivamente com pastas físicas.

Algumas informações, no entanto, devem ser mantidas ao alcance de apenas alguns poucos advogados. Podemos pensar, por exemplo, em informações relativas a um processo ligado ao direito de família que corre em segredo de justiça ou então em algum caso sobre segredo industrial ou mesmo no caso de uma fusão entre duas grandes empresas, afetando o valor de suas ações. Em casos como esses, o advogado tem o dever de manter a confidencialidade e isso só é possível quando o acesso à informação é restrito.

Além do armazenamento e atualização automática das informações proporcionados pela tecnologia, há também outra forma de se receber esses dados: estamos falando da tecnologia push. Em vez de procurar pela informação, o sistema “empurra” notificações até o usuário por e-mail, SMS ou avisos no sistema integrado (o que é a opção mais moderna). No mundo jurídico, isso pode ser muito importante quando se refere a prazos, ou seja, para citações e intimações.

Descarte da informação

Por fim, a última etapa do ciclo se dá no momento em que as informações passam a não ter mais utilidade alguma para o escritório. Transitada em julgado a sentença, já cumprida por ambas as partes e tendo, inclusive, se esgotado o prazo para ajuizamento de ação rescisória, é forçoso admitir que os documentos relacionados à demanda perdem a sua utilidade prática.

Nessa oportunidade, cabe à gestão do escritório decidir se os arquivos serão permanentemente deletados ou se serão armazenados para servirem de fonte de pesquisa ou mesmo para preservar sua importância histórica no futuro.

Acompanhamento das etapas

Toda a rotina de um escritório de advocacia pode ser dividida em diferentes processos. Usamos o termo “processo” aqui não para designar uma demanda judicial, mas para fazer referência a um processo de trabalho, uma tarefa, uma etapa, como alimentar o sistema com dados a respeito de um cliente, redigir uma petição ou realizar uma audiência.

Tendo isso em vista, antes de tudo, a gestão do escritório de advocacia deve identificar e mapear todos os processos de trabalho que fazem parte da rotina da organização, incluindo atividades jurídicas e administrativas, desde o recebimento da citação até o recebimento dos honorários.

Com essa dose de autoconhecimento passamos a saber quanto tempo em média um advogado da banca demora para fazer uma audiência ou redigir uma peça. Podemos saber quanto tempo em média um funcionário do financeiro passa em contato com clientes para prestar conta de gastos relativos ao processo e solicitar o reembolso de despesas arcadas pelo escritório.

Acompanhar de perto o andamento de todos esses processos é importante para sabermos onde somos mais eficazes e onde ainda temos que melhorar. Além disso, quando as etapas são monitoradas, cada um sabe exatamente o que está fazendo e como o seu trabalho se encaixa e afeta o de seus colegas, evitando o retrabalho e também a sobrecarga, que é um grande problema em escritórios de advocacia.

Benefícios do monitoramento

Organização

Talvez o maior benefício em monitorarmos nossa rotina seja mesmo nos tornarmos mais organizados. Não é difícil para um advogado se enrolar com compromissos e prazos: basta não se organizar muito bem. Por outro lado, com a ajuda de uma agenda, um organizador de tarefas ou um software jurídico, o advogado pode evitar o agendamento de compromissos para o mesmo horário, frustrando reuniões importantes ou audiências.

Prioridades

Se na matemática a ordem dos fatores não altera o resultado, na rotina de um advogado não é bem assim. Existem momentos do dia que são mais propícios para atender às demandas do cliente, peticionar, responder e-mails etc. Além disso, o advogado tem a sua rotina constantemente ditada por prazos legais e judiciais e perder qualquer um desses prazos pode acarretar prejuízo irreparável para o cliente.

Assim, organizar as tarefas de acordo com a urgência e classificá-las de acordo com a complexidade é indispensável para não perder um prazo para se manifestar nos autos ou praticar determinado ato em conformidade com o que foi estabelecido pelo juiz da causa.

O papel da tecnologia

Assim como acontece no mundo corporativo, no contexto dos escritórios de advocacia a tecnologia já vem desempenhando um papel fundamental. Em outras palavras, com um software jurídico, os sócios do escritório passam a ter acesso a uma ferramenta responsável pela gestão completa do escritório.

Isso significa a integração de todos os processos, como organização de atividades, agenda, gestão de processos, gestão de documentos digitais, gestão de peças processuais, valores a pagar e a receber, fluxo de caixa, enfim, tudo o que você precisa para administrar um escritório.

Não podemos desprezar nem por um segundo sequer a verdadeira revolução causada pela robotização nos escritórios de advocacia. Muitos advogados, por exemplo, deixam de considerar essa opção por acreditarem erroneamente que sua prática profissional acabaria perdendo o chamado calor humano.

No entanto, observa-se justamente o contrário. A adoção desse tipo de tecnologia permite que os advogados da banca fiquem livres dos grilhões do trabalho meramente burocrático, mecânico e repetitivo, podendo se concentrar no que é realmente importante: atender o cliente e defender os seus interesses.

Ao observarmos de perto, perceberemos que talvez a maior parte do dia de um advogado seja dedicada a procurar informações sobre processos na internet, montar modelos de petições a partir da ferramenta de copiar e colar, para atender às demandas repetitivas e também ficar atento às notificações judiciais publicadas nos diários oficiais pelo Brasil afora.

Ora, nenhuma dessas atividades exige a mão de obra cara e especializada de um advogado. A bem da verdade, essas atividades sequer precisam ser realizadas por pessoas. Um bom software jurídico de gestão busca automaticamente por informações nos sites dos tribunais, disponibilizando-as imediatamente no sistema.

Pense por exemplo no tempo que se perde fazendo, individualmente, o cadastro de cada novo processo no sistema. Um bom software jurídico possibilita que o advogado ou o funcionário administrativo responsável digite apenas a numeração do processo de acordo com o modelo do CNJ e pronto! Automaticamente serão preenchidos os demais campos, tais como: nome completo do autor, do réu, de seus procuradores, representantes legais ou assistentes, comarca, vara, valor da causa, natureza da ação etc.

Uma das funcionalidades mais interessantes do software jurídico é justamente o fato de funcionar de forma integrada. Os processos internos do escritório são divididos apenas por uma questão prática, na medida em que uma única pessoa não seria capaz de dar conta de tudo. No entanto, é necessário que exista uma ligação entre esses processos.

O software auxilia o advogado a não cometer alguns erros por não conseguir enxergar o processo como um todo. Evita, por exemplo, que um processo seja arquivado sem que se recolham custas ou sem que os honorários sejam devidamente quitados, pois permite o diálogo entre o advogado responsável pela causa e o setor financeiro, responsável por emitir os boletos para o cliente.

Otimização de tempo

Quando se organiza bem a rotina no escritório de advocacia, consegue-se fazer mais em menos tempo. Isso significa menos trabalho burocrático, mais contato com o cliente e tempo para pensar nas questões jurídicas de cada processo, além é claro de possibilitar um aumento no número de processos patrocinados pela banca sem a necessidade de contratar novos advogados.

Acompanhar as rotinas internas do escritório também faz com que os sócios ou o setor administrativo possam conhecer melhor as atividades operacionais. Com isso, torna-se possível descobrir em quais tarefas se está perdendo tempo, assim como aquelas que demandam maior atenção. 

Sem dúvida, a gestão de processos tem grande impacto na otimização do tempo de cada profissional dentro do escritório. Sem um sistema único que reúna todas as informações relativas a todos os processos ativos do escritório, a comunicação se torna ruim, o que significa perda de tempo, entre outros aspectos negativos que prejudicam o trabalho.

Outra questão relevante é que quando se trabalha com pastas físicas, as informações não podem ser acessadas simultaneamente por mais de um profissional. Assim, imagine quanto tempo se perde apenas para que uma pasta que está no financeiro seja remetida para a banca responsável pelas ações de responsabilidade civil, para que ela possa consultar uma informação simples, como a data de publicação de um despacho.

Qualificação de serviços

Otimizar os serviços, gerir bem a informação, mapear, traçar e acompanhar processos contribuem em muito para a qualificação dos serviços prestados. Trata-se de uma situação em que todos os envolvidos saem ganhando. Sobretudo, o escritório associa o seu nome a um serviço de qualidade.

Além disso, o advogado sente mais prazer em trabalhar em um ambiente organizado, sabendo exatamente o que se espera dele e tendo um entrosamento perfeito com seus colegas. O cliente, evidentemente, também se beneficia com a presteza das informações repassadas pelo seu procurador e com a qualidade do atendimento e do próprio serviço, na medida em que o advogado passa menos tempo administrando e mais tempo advogando.

Em conclusão, resta destacar que a organização e o acompanhamento da rotina jurídica no escritório, aliada com o que há de mais moderno em termos de tecnologia de automação e gerenciamento de informações pode impulsionar em muito a produtividade do escritório.

Isso gera muitos benefícios para a organização, como por exemplo, ampliar sua carteira de clientes e o número de processos sob o seu patrocínio, sem gerar nenhuma necessidade adicional de mão de obra.

Viu como o acompanhamento das rotinas jurídicas pode ser muito mais fácil do que você imagina? Então baixe o nosso Manual da Tecnologia para Advogados e entenda como as tecnologias mais modernas podem impulsionar a produtividade do seu escritório!

 

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