Conheça as vantagens de ter um software integrado à sua gestão jurídica

O grande salto de qualidade nos serviços de advocacia que pudemos presenciar ao longo das últimas décadas é fruto de um raciocínio muito simples: para prestar um atendimento bom ao cliente, não basta ter apenas o conhecimento jurídico.

Assim, os escritórios começaram a se tornar um ambiente multidisciplinar, investindo cada vez mais na gestão de pessoas, no marketing jurídico, no controle dos processos internos e também, é claro, em tecnologia, uma ferramenta que se mostrou indispensável para o exercício da advocacia moderna.

Com isso em mente, preparamos um artigo dedicado a expor as principais vantagens que um software integrado à gestão jurídica pode trazer no contexto de um escritório de advocacia. Confira a seguir!

Organização das rotinas

O software integrado à gestão jurídica pode ajudar os advogados a organizarem as tarefas que precisam realizar ao longo do dia, ajudando a visualizar prioridades e ordenar sua rotina de modo mais eficiente com uma ferramenta de timesheet.

Outra boa funcionalidade do software é que ele pode ser um poderoso assistente no planejamento da agenda do advogado, organizando os horários das audiências, reuniões e encontros com clientes, de modo a evitar que os eventos se sobreponham uns aos outros, ocasionando atrasos e ausências.

Otimização de processos

Otimizar processos significa poupar tempo e recursos ao realizarmos uma atividade cotidiana dentro do escritório, seja eliminando gargalos, erros ou desperdícios. Vale ressaltar que aqui estamos utilizando o termo “processo” como sinônimo de tarefa e não como sinônimo de demanda judicial.

Um software integrado pode ajudar a otimizar processos quando, por exemplo, conta com uma ferramenta que auxilie os advogados na redação de petições nas chamadas demandas repetitivas.

Imagine que um advogado redija vinte contestações ao longo de um dia de trabalho. Todas essas contestações para um mesmo cliente: uma empresa que presta serviços de transporte aéreo. Além disso, todos os casos dizem respeito ao chamado “overbooking”.

Nessa situação, é forçoso admitir que todas essas vinte demandas têm muito em comum. A única coisa que muda é a parte autora, alguma particularidade ou outra nos fatos e, eventualmente, algum detalhe no pedido.

O software jurídico faz toda a parte mecânica e repetitiva de copiar, colar, formatar, digitar o nome das partes e tudo o mais, deixando o advogado livre para produzir mais e melhor.

Aumento da produtividade

Talvez a maior de todas as vantagens proporcionadas por um software integrado voltado para a área jurídica seja o aumento da produtividade dos advogados membros da banca. Como consequência, o escritório se torna mais eficiente no sentido de fazer mais com uma equipe mais enxuta.

Se observarmos de perto a rotina de um advogado, veremos que a maior parte de seu tempo é dedicada a tarefas que, apesar de serem importantes, em nada tem a ver com o Direito.

A lista dessas tarefas é extensa: cadastrar novos processos no sistema, acessar o portal dos tribunais para obter o andamento atualizado de processos, acessar e-mail e os diários da justiça para verificar publicações em seu nome, fazer download de peças processuais, calcular prazos e custas, imprimir e organizar documentos físicos, numerar páginas etc.

Levando em conta que o tempo do advogado é precioso, em virtude do fato de ser uma mão de obra extremamente qualificada e cara, chegaremos à conclusão de que muitas dessas atividades não precisam ser feitas por advogados.

Redução de custos

Muitos gestores de escritórios de advocacia têm o mesmo problema: gostariam de reduzir custos, mas não conseguem encontrar excessos que possam ser cortados. Em alguns casos mais críticos as contas não fecham no fim do mês e, mesmo diante de planilhas e mais planilhas, não conseguimos identificar o motivo.

Isso acontece porque muitos gastos dentro de um escritório de advocacia são “silenciosos”, isto é, pequenos custos que, quando somados, acabam compondo uma parcela significativa do passivo da organização. Muito desses custos, como papel, tôner de impressora, pastas, estantes e salas podem pode ser reduzidos com um software integrado.

Integração

Com um bom software é possível que as diferentes bancas e setores dentro do mesmo escritório trabalhem de forma harmônica e integrada, evitando que cada setor funcione de forma isolada, o que pode gerar bastante ruído na comunicação, ineficiência dos processos internos e retrabalho.

Desde o momento da citação ou petição inicial até o trânsito em julgado da sentença, o processo passa pelas mãos de diversos profissionais e diferentes setores dentro do escritório: advogados, coordenadores, estagiários, funcionários responsáveis pelo pagamento de custas, recebimento de honorários e muitos outros.

Com um software integrado, todos esses profissionais têm acesso às mesmas informações e eventuais atualizações em tempo real. Cada um dos processos sob o patrocínio do escritório podem ser acessados pelos diferentes setores e profissionais envolvidos, sem necessidade de perder tempo com o deslocamento físico de pastas ou comunicação verbal ou via e-mail entre os setores.

Segurança da informação

Por fim, não poderíamos deixar de mencionar que a adoção de um software integrado também traz vantagens quando o assunto é segurança da informação. Os documentos físicos estão sujeitos a todo tipo de risco, desde o derramamento de uma xícara de café até um incêndio de grandes proporções.

Os arquivos digitais, por sua vez, podem ser armazenados na nuvem e geridos por especialistas, que fazem backup periódico dos dados. Mesmo se houver algum dano aos computadores do escritório, os arquivos continuam íntegros.

Além disso, a advocacia é uma atividade que lida com uma série de informações sensíveis, muitas vezes protegidas por um pacto de confidencialidade entre o cliente e o advogado. Estamos falando, por exemplo, das causas ligadas ao Direito de Família que correm em segredo de justiça, de segredos industriais, de informações privilegiadas sobre a gestão de empresas etc.

Com um software integrado, podemos restringir o acesso a esse tipo de informação, garantindo que apenas um número restrito de advogados autorizados, que estejam trabalhando diretamente no caso, tenham acesso a esses dados. Isso reduz bastante a possibilidade de o escritório vir a ser responsabilizado pelo vazamento indevido de informações.

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