Entenda a importância da ordenação na advocacia

As demandas de processos, assim como o crescente aumento da concorrência, fazem com que um bom sistema de gestão de documentos seja indispensável para todo escritório de advocacia.

A digitalização dos processos, o acesso remoto a informações e outras tecnologias recentes, assim como a alta demanda de clientes têm exigido que essas instituições adotem novos sistemas. Desse modo, surgiu uma nova possibilidade de atuação para os profissionais da área, como gestor de processos.

Neste artigo esclarecemos qual a importância que a organização de documentos e processos tem em um escritório de advocacia. Acompanhe!

1. Gestão de processos na advocacia

A digitalização de processos e documentos importantes para o escritório tornaram-se um grande tendência em todo o mundo e chegou com força total ao Brasil nos últimos anos, de modo que os arquivos físicos se tornam cada dia mais ultrapassados.

Felizmente a necessidade de se debruçar sobre pilhas de caixas e arquivos de papel em uma sala específica para o armazenamento dessa papelada ficaram no passado. Hoje em dia, basta um número de registro do documento desejado para que os programas localizem todas as informações armazenadas relativas àquele número.

A digitalização de papéis importantes não consiste apenas em uma inovação tecnológica ou uma estratégia de negócios, pois tornou-se uma necessidade para as empresas que desejam se manter competitivas no mercado.

Uma vez que os concorrentes contem com essa tecnologia, seu escritório estará em profunda desvantagem, já que a concorrência terá muito mais recursos, tempo e agilidade no desenvolvimento dos processos e retorno para os clientes.

2. Organização do ambiente

Um escritório de advocacia deve ser um ambiente muito bem-arrumado e organizado, pois do contrário, passa um ar de desleixo que pode espantar os clientes. Afinal, se os advogados não são organizados com o próprio ambiente de trabalho, certamente também não o são com os processos em que trabalham.

Listamos algumas dicas para ajudar você a manter sua mesa e sua sala impecáveis, facilitando seu trabalho no dia a dia, aumentando a qualidade de vida que você tem no escritório e otimizando a imagem profissional que você passa para seus clientes, colegas e chefes.

Descarte tudo o que não for necessário

Para manter qualquer ambiente arrumado, é indispensável fazer uma faxina periódica para descartar tudo o que não tem mais serventia, desde papéis até objetos de decoração.

A ideia é facilitar sua vida no momento em que precisar localizar algo — cada minuto gasto arrumando sua sala, será uma hora de agilidade que você ganha no trabalho.

Siga métodos eficazes de organização

Existem diversos sistemas de organização que podem facilitar a tarefa de organizar seu escritório, como o método Konmari, por exemplo, que ensina como guardar os objetos de um ambiente em seu devido lugar e manter a arrumação. Diversas outras técnicas do âmbito da administração, por exemplo, também podem ser úteis.

Arrume sua mesa antes, durante e depois do expediente

A mesa é, certamente, o ponto mais importante de todo escritório, inclusive os de advocacia, é nela que estão centrados todos os trabalhos. Por essa razão, mesas costumam ficar desarrumadas em um piscar de olhos, o que pode causar uma impressão nada boa.

Assim, procure arrumar sua mesa ao chegar no trabalho e dar uma arrumada pelo menos uma vez durante o dia. Para facilitar os trabalhos do dia seguinte, organize sua mesa antes de ir embora. Uma mesa sempre arrumada passa uma impressão ótima, sobretudo no âmbito profissional.

Organize arquivos e documentação

Conforme já mencionamos, os softwares de gestão consistem em uma poderosa ferramenta capaz de otimizar — e muito — o processo de trabalho em um escritório de advocacia. Muito além da agilidade, tempo e economia gerados, os softwares de gestão proporcionam diversos outros benefícios, não apenas para o escritório, mas para todo o ambiente em que ele está localizado.

A seguir explicamos com maior clareza quais as vantagens de investir em um sistema de softwares para gerenciamento de arquivos digitais e como ele influencia o dia a dia no escritório.

3. Softwares de gestão

Conforme colocamos, os arquivos físicos ficaram no passado, assim como as pilhas de caixas de papelão e milhares de folhas impressas. Hoje em dia, tudo fica armazenado em espaços virtuais, o que facilita a vida do arquivista e todos que dependem do seu trabalho, no sentido de proporcionar mais recursos, agilidade e transparência, uma vez que qualquer pessoa devidamente autorizada pode consultar o documento digitalizado.

Os softwares de gestão para escritórios de advocacia cuidam desde a digitalização dos documentos até a armazenagem desses em espaços virtuais, diminuindo o tempo de preparação dos processos, uma vez que elimina a necessidade de impressão e arquivamento físico.

No que diz respeito ao atendimento de clientes, a tarefa pode ser realizada de forma remota, pois o cliente poderá acessar os arquivos que quiser onde quer que esteja, sem necessidade de visitar o escritório ou receber uma cópia impressa em mãos.

Redução dos impactos ambientais

O tempo, o espaço físico e a organização do seu escritório não são as únicas vantagens que o arquivamento via softwares de gestão podem proporcionar à sua empresa. A relação como meio-ambiente também é otimizada, uma vez que o arquivamento digital não apenas evita que novas impressões em papel tenham de ser feitas, como permite que os antigos arquivos sejam reciclados após devidamente registrados.

O uso de papel para impressora pode cair para a metade em um escritório de advocacia que se adéqua a essa nova tendência de arquivamento. Ou seja, além dos benefícios financeiros, existem diversos benefícios para o meio-ambiente. Essa é uma política indispensável, sobretudo para escritórios que lidam com direito ambiental.

Essa é a forma como sua empresa deve adotar os benefícios dos novos recursos tecnológicos, através de um software de gestão, capazes de possibilitar o atendimento às exigências do mercado, investimento em tecnologia de ponta, sustentabilidade e requinte na sua atuação profissional.

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