Investir em automação jurídica se tornou um meio indispensável para auxiliar na gestão de tarefas, além de evitar deslocamentos desnecessários por parte dos advogados, permitindo que eles atuem estrategicamente.
Tanta tecnologia disponível faz com o que o mercado se torne cada vez mais competitivo. No setor jurídico, não é diferente. Quem não acompanhar essa transformação digital vai ficar para trás.
Nesse cenário, não há dúvidas de que, para se destacar em meio ao crescente número de profissionais do ramo, a adoção de vantagens competitivas é uma forma de sobrevivência. É necessário focar em marketing, gestão e tecnologia. E uma inovação que pode auxiliar neste sentido é a automação jurídica.
O que é automação jurídica?
Quando falamos em automação jurídica estamos nos referindo à utilização de soluções tecnológicas que realizam automaticamente tarefas operacionais que antes eram feitas de forma manual.
E é aí que a tecnologia entra como uma aliada imprescindível do advogado. Ela vai executar o trabalho repetitivo e operacional, trazendo agilidade, produtividade, redução de custos e, principalmente, permitindo fazer análises estratégicas muito mais sofisticadas e assertivas.
Muitos advogados ainda veem a automação jurídica como uma ameaça, achando que serão substituídos por robôs. Esta visão nos parece um tanto longe da realidade, visto que o Direito é composto por uma rica realidade humana. Porém, um ponto é fato: escritórios que resistem à automação e à tecnologia perdem em eficiência e competitividade.
Infelizmente, o Direito brasileiro ainda bebe das águas burocráticas nas quais foi fundado. No entanto, muitos escritórios de advocacia e empresas com setores jurídicos bem estruturados têm percebido que não precisa ser sempre assim.
Com isso, têm investido cada vez mais na automação jurídica, buscando padronizar e otimizar a gestão dos processos e rotinas de trabalho. O melhor disso tudo é que o benefício é percebido tanto pelos advogados da empresa quanto pelos sócios.
Isso porque, por um lado, a rotina dos advogados se torna mais fluida e menos burocrática. Por outro, os sócios ganham mais ferramentas para geração de indicadores e relatórios que medem a produtividade dos profissionais e do escritório em geral.
O desafio da automação jurídica
O desafio da automação jurídica é encontrar o equilíbrio entre o uso da tecnologia e a experiência humana. Enquanto a tecnologia é capaz de automatizar processos e tarefas repetitivas, os profissionais do setor jurídico têm habilidades e conhecimentos específicos que são essenciais para a resolução de casos complexos.
Além disso, investir em automação e não fazer bem a integração das tecnologias no ambiente de trabalho e com os profissionais pode ser um empecilho. Realizar o treinamento e capacitação de quem vai atuar diretamente com as novas tecnologias é fundamental. Por isso, é preciso prestar atenção a esse item e realizá-lo de forma eficiente para que a automação cumpra seu objetivo.
Quais as vantagens da automação jurídica?
A automação jurídica pode oferecer diversas vantagens para os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Elas ficam ainda mais evidentes quando pensamos no quanto pequenas atividades repetitivas e operacionais consomem nosso tempo. Assim, podemos citar algumas dessas vantagens, tais como:
Ganho de tempo
A automação jurídica pode fazer uma diferença e tanto quando se trata da gestão do tempo. Imagine só receber um telefonema de um cliente pedindo informações sobre um processo encerrado há 10 anos. Encontrar essas informações, em meio a centenas de outros processos, definitivamente, não é uma tarefa fácil. Sem a ajuda de uma ferramenta como um software jurídico, então, pode ser praticamente impossível.
Outro bom exemplo seria se você precisasse de informações dos processos de um determinado cliente, porém, o advogado responsável pela carteira foi demitido. Nesse caso, a ausência de automação jurídica pode ter sérias consequências relativas à gestão do conhecimento.
Vale ressaltar, inclusive, que o ganho de tempo não se restringe às atividades dos advogados, mas se estende a toda a equipe do escritório. A área financeira e demais setores administrativos só têm a ganhar com a implementação de um software jurídico que permita o acesso a diversas informações de forma rápida e eficiente.
Aumento da produtividade
O ganho de produtividade trazido pela automação jurídica é incontestável. E ele ocorre em todos os níveis do escritório de advocacia: desde o setor administrativo encarregado pelo faturamento das demandas até a gestão de cópias obtidas pelos estagiários.
Isso sem falar no aumento da produtividade dos advogados do escritório. Se antes o advogado gastaria no mínimo um dia com o processo de carga do processo, obtenção de cópias e digitalização, com o software jurídico, basta buscar o processo no sistema para encontrar as informações.
Isso garante ao advogado um acesso mais rápido ao processo, otimiza o tempo para cumprimento dos prazos e aumenta a satisfação do cliente com os resultados.
Maior controle sobre os prazos
Os prazos fazem parte da rotina de todo advogado, seja ele do setor contencioso — lidando com prazos judiciais —, seja da área consultiva — trabalhando com prazos definidos pelo cliente. A perda de um desses prazos pode ser fatal para o processo, para o cliente e, claro, para a própria reputação do escritório.
Nesse caso, a adoção de um software jurídico vai permitir a criação de lembretes para cada prazo, relativo às diferentes fases do processo. Essa clareza sobre os prazos vai contribuir para fornecer uma visão global sobre os prazos mais próximos do escritório, melhorando a alocação das tarefas entre os advogados e equipes.
Maior integração das informações
A automação jurídica também permite a maior integração entre as diferentes áreas, contribuindo para uma gestão coesa do escritório e garantindo o funcionamento interdependente de todos os setores.
Desse modo, a consolidação de todos dados em um software jurídico facilitará a comunicação entre o RH e a contabilidade, ou entre o financeiro e o marketing, por exemplo. A incorporação da tecnologia ao escritório também vai possibilitar a atualização em tempo real das informações trocadas por esses setores.
Análise do desempenho
Você já viu neste post que a automação jurídica permite a consolidação de dados sobre clientes, processos e sobre a gestão interna do escritório em um mesmo software. Mas os benefícios não param por aí. Esses softwares possibilitam a geração de relatórios personalizados sobre as diferentes informações neles contidas.
É possível, por exemplo, gerar um relatório com os processos que permanecem ativos e aqueles já concluídos, ou, ainda, verificar o faturamento mensal por cliente. Esses relatórios são uma valiosa fonte de informações para os gestores, facilitando a identificação de gargalos e permitindo a adoção de medidas que possam trazer soluções e alavancar o faturamento.
Redução de custos
De nada adianta implementar um sistema super avançado, capaz de operar milagres, se os seus benefícios não se refletem também na saúde financeira do escritório. Embora a automação jurídica dependa de um investimento inicial, a redução de custos é resultado direto do aumento da produtividade, redução do tempo, maior integração das informações e análise do desempenho.
Não por acaso, essa redução de custos — que poderá ocorrer em médio ou longo prazo — é um dos benefícios mais almejados pelos clientes que implementam a automação jurídica. Existem empresas no mercado focadas em fornecer um serviço cada vez mais personalizado para gestão de escritórios e setores jurídicos das empresas.
Melhora na gestão e organização
A automação jurídica ajuda a melhorar a gestão e organização das tarefas, processos e documentos jurídicos. Por exemplo, com ela é possível atribuir tarefas, definir prazos, acompanhar o andamento e identificar os gargalos.
Além disso, com a integração das informações se obtém uma visão mais ampla do desempenho do escritório e dos processos. Isso ajuda a tomar decisões estratégicas com base em dados precisos e atualizados.
Gerenciamento e integração dos colaboradores
A automação jurídica ajuda a gerenciar e integrar os colaboradores do escritório de advocacia ou departamento jurídico. Isso permite que as equipes trabalhem de forma mais colaborativa e eficiente, com melhor comunicação e acesso às informações relevantes.
Em outras palavras, a automação facilita que os membros da equipe trabalhem com mais precisão e produtividade. Consequentemente, isso leva a melhores resultados, maior satisfação do cliente e aumento da rentabilidade.
Aplicações da inteligência artificial no setor jurídico
Além da automação jurídica, a inteligência artificial (IA) também tem sido amplamente utilizada no setor jurídico. Essas soluções também visam contribuir com o aumento da produtividade, redução de custos e melhora da gestão e organização de escritórios e departamentos jurídicos.
Algumas das principais aplicações da IA incluem o gerenciamento de documentos legais, revisão de contratos, chatbots para atendimento ao cliente e big data jurídico. Veja detalhes nos tópicos abaixo.
Gerenciamento de documentos legais
A IA pode ser usada para gerenciar documentos legais de forma mais eficiente, principalmente quando pensamos em uma grande quantidade de dados. Ela também ajuda a identificar informações relevantes mais rapidamente, de acordo com seu tipo, assunto ou data, por exemplo. Assim, fica mais simples extrair dados e classificar documentos de acordo com sua relevância.
Revisão de contrato
Outra utilidade da IA é a revisão de contrato. A IA pode ser treinada para revisar contratos, identificando erros, inconsistências ou lacunas nas cláusulas. Isso ajuda a garantir que os documentos estejam corretos e completos, reduzindo o trabalho empregado nessa tarefa.
Chatbot
Os chatbots podem ser usados para responder a perguntas comuns dos clientes de forma rápida e eficiente, ajudando a reduzir a carga de trabalho dos profissionais do setor jurídico. Assim, ele coleta informações sobre o usuário e seu pedido por meio de perguntas diretas e gera uma resposta para ele. Dependendo do sistema, o chatbot também pode fornecer sugestões ou opções para o usuário continuar a conversa ou resolver seu problema.
Todo esse processo é alimentado por algoritmos de aprendizado de máquina que são treinados em grandes conjuntos de dados para melhorar sua precisão e eficácia ao longo do tempo. Com o tempo, o chatbot se torna mais sofisticado e preciso em sua capacidade de entender e responder às perguntas dos usuários.
Big Data jurídico
Big data jurídico é um conjunto de dados da Justiça, colhidos de diversas fontes, que contêm maior variedade e complexidade. O volume de dados é tanto que um software tradicional de processamento de dados não consegue gerenciá-lo.
Esses dados todos, no entanto, servem para ajudar advogados e outros profissionais jurídicos a tomar decisões mais informadas e estratégicas. Além disso, ele permitir identificar padrões e extrair outras informações úteis, como previsões de resultados de casos e tendências.
Automação jurídica para o seu escritório com a Kurier
A Kurier é uma empresa que pode te ajudar com a automação jurídica do seu negócio. Especializada em tecnologia e inteligência jurídica, referência no mercado há mais de 20 anos, ela transforma o mercado por meio de dados e soluções.
Seus serviços proporcionam eficiência operacional, abordagem analítica e insights estratégicos orientados a dados, otimizando o tempo e a gestão da informação para melhores tomadas de decisões. Tudo para descomplicar a rotina dos seus clientes.
Um dos exemplos de ferramentas de automação que auxiliam o advogado é o Kurier Meridio. Por meio dele, é possível gerenciar o ciclo de vida de um processo, desde sua distribuição até o seu encerramento. Além disso, é possível gerenciar atividades e desempenho de equipes, prazos e agendas de advogados e ainda o controle de escritórios correspondentes. Tudo em um só lugar!
Benefícios:
- Controle de prazos com notificações e informações antecipadas com integração ou agendas como Google Calendar e Outlook;
- Prevenção de revelias;
- Eficiência e padronização de informações;
- Otimização de tempo e aumento de produtividade;
- Entregas via softwares, dados e outsourcing;
- Treinamento e suporte;
- Monitoramento e gestão de todas as fases do processo;
- Distribuição automática de tarefas;
- Cadastro automático de processos;
- Controle e gestão jurídica e administrativa;
- Integração com diversas soluções do mercado;
- Monitoramento de indicadores;
- Gestão de terceirizados;
- Gestão de contratos;
- Workflow configurável.
Diferenciais:
- Machine learning e modelos preditivos;
- Publicações customizáveis e livres de lixo;
- Migração automática da base de processos;
- Relatórios personalizados para análise e gestão jurídica e administrativa;
- Qualidade na entrega;
- Referência no mercado.
Como você viu até aqui, os benefícios trazidos pela automação jurídica são inúmeros. A melhoria da rotina de trabalho aumenta a produtividade, otimiza a troca de informações e traz consequências bastante positivas para a gestão do negócio. Ficou interessado em implementá-la no seu negócio? Entre em contato conosco, transforme sua rotina e gere resultados incríveis!
