Quem trabalha na área jurídica está cansado de saber que a Advocacia é — de acordo com a própria Constituição — um serviço de natureza pública, considerado como essencial à realização da justiça.
Assim, por mais que não sejam atividades comerciais, os escritórios de advocacia e, até mesmo os tribunais, são bastante influenciados pelo que acontece no mundo dos negócios. Muitas tecnologias e técnicas de gestão surgiram no setor produtivo e foram posteriormente adaptadas aos serviços públicos, de modo a oferecer maior celeridade e eficiência para o chamado “cidadão-cliente”.
A bola da vez parece ser a chamada metodologia scrum, também conhecida como metodologia ágil. Se você ainda não está familiarizado com o termo, acompanhe nosso post e descubra o motivo de tanto falatório!
Afinal, o que é “metodologia ágil” ou “metodologia scrum”?
A metodologia ágil é um conjunto de técnicas de gestão que surgiu no âmbito das grandes empresas de tecnologia mundo afora. O método consiste em desmantelar uma estrutura hierárquica rígida e substituí-la por um ambiente com maior liberdade dentro da organização.
A ideia é descentralizar a tomada de decisões, tornando todo o processo mais fluido e ágil. Além disso, o novo método proporciona também um engajamento bem maior por parte dos colaboradores e suas equipes, à medida que eles participam ativamente dos projetos e não são meros executores de ordens.
Mas, o que isso tudo tem a ver com um escritório de advocacia? Bem, a grande verdade é que não é de hoje que a gestão tem ganhado destaque dentro dos grandes escritórios de advocacia. Tão importante quanto conhecer o Direito é conhecer técnicas de marketing, gestão financeira e recursos humanos.
Com efeito, muitos escritórios de advocacia em todo o país já vêm obtendo bons resultados com um modelo de gestão mais moderno, que dialoga com as gerações mais recentes, tanto de clientes como de funcionários e advogados. É nesse contexto que devemos buscar compreender a metodologia scrum.
Como implementar a metodologia ágil em um escritório de advocacia?
A metodologia ágil pode aumentar muito a produtividade, o senso de responsabilidade e o engajamento das equipes dentro de um escritório de advocacia. No entanto, para usufruir de todas essas vantagens relacionadas à gestão horizontal, é preciso colocar o método para funcionar na prática! Por isso, trouxemos três ferramentas que podem ajudar bastante. Confira!
Reuniões diárias
Se você é uma daquelas pessoas que acham que reuniões são pura perda de tempo, então, está na hora de rever os seus conceitos. As reuniões diárias, também chamadas de “scrum meetings” são uma ferramenta essencial para o alinhamento dentro de uma gestão horizontal.
O objetivo aqui é prezar pela gestão do tempo, fazendo com que as reuniões sejam curtas e produtivas. Geralmente esse tipo de reunião acontece com os participantes de pé e não costuma durar mais do que dez minutos.
A pauta das reuniões diárias consiste em explicar brevemente o projeto em que a equipe está envolvida, os avanços realizados no dia anterior, as tarefas programadas para o dia em questão, os resultados que se espera obter e, por fim, o que deu errado e como podemos melhorar.
Trata-se de uma ferramenta de controle de produtividade feita a partir de um pensamento coletivo. É como se cada equipe estivesse prestando contas para todo o escritório a respeito de suas atividades mais imediatas, e recebendo um feedback coletivo, que muitas vezes pode ajudar a aumentar a eficiência do trabalho.
Reuniões semanais
As reuniões semanais são muito semelhantes às diárias, especialmente no que diz respeito à proposta de transparência do trabalho de cada equipe. A diferença é que já não estamos mais falando do presente e, sim, do planejamento de curto prazo do escritório.
A depender da dinâmica interna da organização, as reuniões podem ser também quinzenais. O objetivo é identificar as tarefas que já foram concluídas, as que estão em andamento e as que ainda precisam da atenção da equipe.
Devemos dar, também, uma atenção especial para os prazos e tentar identificar as causas por trás das tarefas que estão emperradas. O status report semanal é um bom caminho para registrar o progresso das equipes
OKRs
Todo o conceito por trás da metodologia ágil é baseado no planejamento de curto prazo estabelecido na etapa anterior (das reuniões semanais). Isso acontece porque o objetivo é justamente corrigir o que não vai bem em médio prazo.
Uma forma bastante eficiente de se fazer isso é utilizando os OKRs. A sigla vem da expressão inglesa “Objectives and Key Results”, ou algo como “objetivos e resultados-chave”, em tradução livre.
O objetivo é criar um quadro comparativo entre os objetivos de cada equipe e os resultados objetivamente mensuráveis. Não é por outro motivo que qualificamos os resultados com a palavra “chave”, já que muitos não podem ser facilmente quantificados e, portanto, ficam de fora.
Além de garantir o alinhamento entre os objetivos e os resultados práticos obtidos, essa ferramenta também acaba fazendo com que os colaboradores trabalhem melhor em equipe e unam os seus esforços no sentido de realizar contribuições mensuráveis.
Normalmente, a lista de objetivos é bastante dinâmica e uma revisão é cabível a cada três ou seis meses. Assim como acontece com as reuniões semanais, aqui também estamos falando de uma ferramenta de planejamento. No entanto, o foco é voltado para o médio prazo.
Qual é o papel da tecnologia?
Por fim, é importante lembrar que a metodologia scrum nasceu no contexto das startups e empresas ligadas à área de tecnologia. Portanto, o método harmoniza muito bem com a adoção de ferramentas de tecnologia da informação, principalmente com um bom software de gestão voltado especificamente para a área jurídica.
Com ele, é possível realizar o controle de processos internos, prazos e tarefas. E o melhor de tudo é que isso pode ser feito de forma colaborativa, prezando também pela transparência — valor importante quando estamos falando de uma gestão horizontal.
Assim como a metodologia ágil ou metodologia scrum, a automação, os robôs, a utilização de Big Data e Business Intelligence também já é uma realidade dentro do mercado jurídico. Com isso, a tecnologia já estabeleceu um patamar bem mais elevado em termos de eficiência do trabalho e qualidade do serviço, de modo que o cliente moderno é muito mais exigente do era há dez ou vinte anos.
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