Com a vasta quantidade de advogados e de especialidades disponíveis no Direito, os escritórios precisam de profissionais diferentes, com muito mais do que uma formação jurídica para se destacar no mercado. A diversidade de pessoas faz com que uma boa gestão de equipe seja mais do que essencial.
É com a ajuda dela que o seu escritório de advocacia vai proporcionar maior otimização, qualidade e rapidez nos serviços prestados aos clientes. Por isso, dedicamos nosso post de hoje a esse assunto.
Confira!
A escolha certeira do sócio
O primeiro passo para alcançar a produtividade e o sucesso em um escritório de advocacia começa na sua constituição: no momento da escolha correta do sócio.
É preciso que o advogado que pretende constituir uma sociedade para prestação de serviços advocatícios reflita e racionalize sobre a escolha de seu parceiro profissional, para evitar futuros aborrecimentos.
Seguindo esse pensamento, o sócio escolhido deve compartilhar dos seus mesmos objetivos de vida e das suas pretensões profissionais e acompanhá-lo em suas ambições e projetos para o escritório.
Caso contrário, se o sócio for eleito apenas pela amizade ou pela afinidade, ou somente para dividir as despesas com o escritório, os resultados poderão ser desastrosos.
É claro que é impossível acertar 100% na escolha do seu sócio, mas algumas das características citadas acima ajudam a reduzir os riscos de abrir uma sociedade com alguém que pode trazer mais prejuízos do que benefícios para o seu trabalho.
A definição dos papéis de cada advogado
Além da escolha certeira do sócio, a definição das atividades e tarefas a serem executadas por cada um dos advogados que trabalham no escritório é fundamental para conseguir resultados positivos com as atividades desempenhadas.
Para isso, tenha em mente que a ideia de que um advogado deve realizar todo e qualquer tipo de atividade dentro do escritório já está ultrapassada. Hoje, o ideal é que as tarefas sejam distribuídas de acordo com a personalidade, a experiência e a capacidade profissional de cada um.
O advogado do escritório que tem mais experiência em contencioso de massa, por exemplo, deve ser mais explorado em demandas deste tipo, que exigem do profissional de Direito muita organização e agilidade pelo grande volume de processos.
Por outro lado, um advogado que tem mais habilidade em produzir petições iniciais elaboradas, com maior grau de complexidade jurídica, deve receber como função primordial a elaboração das peças mais ricas em doutrina e jurisprudência.
Mas não é fácil determinar atributos de cada advogado que podem ser explorados para alcançar os objetivos previstos para o escritório. Para conseguir perceber quais são as habilidades de cada membro da equipe, o gestor deverá prestar atenção nas experiências passadas dos profissionais, bem como observar as habilidades apresentadas no dia a dia de trabalho.
Essa deve ser uma prática constante na gestão de equipe, porque os talentos e as especialidades de cada colaborador podem mudar ao longo do tempo e as funções exercidas por eles poderão ser modificadas de acordo com o seu desenvolvimento profissional.
Vale lembrar que não só os advogados devem ser observados a fim de serem destinados às atividades que mais condizem com os seus perfis profissionais. Os estagiários e assistentes jurídicos que compõem o quadro de colaboradores do escritório também devem ter suas funções direcionadas de acordo com suas habilidades.
Os processos de gestão no escritório
A gestão de equipe dentro do escritório de advocacia caminha lado a lado com a gestão dos processos que são executados no ambiente de trabalho.
Por isso, para que os advogados sejam geridos de forma eficaz, é necessário que todas as atividades realizadas por eles sejam acompanhadas pelo gestor.
A criação de um banco de dados que contenha as informações relevantes dos processos e dos clientes do escritório é um exemplo de prática que facilita o trabalho dos advogados e permite que o gestor esteja a par de todos os andamentos das demandas existentes.
Além disso, uma política de acompanhamento de prazos das ações ajuizadas também é de extrema importância para que as metas sejam alcançadas e para verificar o comprometimento de cada um dos profissionais do escritório.
Por fim, é imprescindível que se faça uma gestão de documentos e arquivos do escritório, tanto física – com a organização de uma sala de arquivo ou um local específico para a guarda de pastas – quanto digital – em sites de armazenamento em nuvem, por exemplo.
Por que vale a pena investir em gestão de equipe
Como já falamos acima, a gestão de pessoas é uma das grandes tendências do mercado atual. Ela tem como principal objetivo a integração e a motivação dos funcionários que compõem um determinado negócio, visando impulsioná-los a produzir mais e com maior qualidade.
Em um escritório de advocacia, cujos protagonistas das atividades realizadas são os advogados e as atividades executadas estão permeadas de alta competitividade e pressão psicológica, a gestão de pessoas é ainda mais importante.
É preciso que o gestor esteja atento ao comportamento e à forma de trabalho de seus funcionários, a fim de estimular o melhor de suas personalidades e talentos.
E essa atenção deve estar presente em todas as etapas do relacionamento com os empregados, desde a escolha dos advogados e demais funcionários que comporão o time do escritório até a promoção ou mudança de cargo de cada um deles.
Isso significa que a gestão de pessoas é uma atividade constante, que deve ser sempre explorada pelo escritório de advocacia.
Melhores práticas para gestão de equipe
Já falamos sobre a importância da gestão de equipe para um escritório de advocacia e a adoção de algumas práticas que auxiliam o gestor a acompanhar e administrar os processos realizados nesse tipo de ambiente de trabalho.
No entanto, a gestão de equipe é crucial para o desenvolvimento e para o crescimento do escritório. Afinal de contas, são as pessoas que ali trabalham que farão com que as atividades sejam executadas com excelência.
Considerando que o ambiente do escritório de advocacia envolve pressão, competitividade e grande quantidade de serviço, vamos listar abaixo as melhores práticas para gestão de equipe, que exploram a particularidade desse tipo de atividade. Veja a seguir:
Treinar a equipe
Com a equipe já formada, é primordial investir na especialização e no treinamento dos profissionais que a compõem.
Novamente, a observação será essencial: é preciso analisar e constatar quais são os pontos fortes e fracos dos funcionários para montar um plano de treinamento eficiente, que deverá ser acompanhado de perto em cada etapa.
Assim, o treinamento da equipe não trará benefícios apenas para a produtividade do escritório, como também motivará os advogados a estudarem e se aprimorarem cada vez mais.
Criar um método de avaliação de desempenho
A avaliação de desempenho da equipe é fundamental para que o gestor acompanhe os resultados do escritório e verifique aquilo que deve ser mantido e aquilo que deve ser alterado nas práticas implementadas.
Dessa forma, por meio da observação do passado, o gestor poderá planejar o futuro do escritório, com a redistribuição de tarefas, o reposicionamento de funcionários e a criação de novos processos e novas metas individuais e coletivas.
Cabe ressaltar que todas as observações e tarefas realizadas em razão da avaliação de desempenho deverão ser documentadas para verificação futura dos resultados.
Lembre-se: esse é um processo constante, que deverá ser realizado de forma periódica – geralmente, de 12 em 12 meses – para adequar as atividades do escritório às mudanças do mercado e dos próprios advogados que compõem o time.
Criar planos de carreira
Profissionais que trabalham sem perspectiva de crescimento, de aumento de remuneração e de benefícios futuros acabam se sentindo desmotivados, o que acarreta também na queda de produtividade do escritório como um todo.
Pensando nisso, uma das práticas mais eficientes para estimular o trabalho dos funcionários é a criação de um plano de carreira para o escritório de advocacia.
Esse plano de carreira deverá conter a descrição dos níveis profissionais existentes no escritório e todas as regras para que os profissionais se especializem e se candidatem para o nível desejado, de forma clara e detalhada.
Portanto, deverão constar no plano de carreira:
- os requisitos básicos e as especialidades exigidas para alcançar cada nível;
- os deveres e as responsabilidades que envolvem cada função;
- as funções e as atividades exercidas;
- o valor da remuneração;
- quais são os passos necessários para conquistar todos os níveis;
- os critérios de avaliação de desempenho, que é um dos requisitos essenciais para a promoção de funcionários.
Melhorar a comunicação interna
Como já dissemos acima, a competitividade e a pressão profissional são características típicas do ambiente jurídico. Por isso, a comunicação interna é imprescindível, porque poderá evitar mal-entendidos e desavenças desnecessárias.
Um exemplo de prática que melhora a comunicação interna do escritório de advocacia é a criação de eventos de integração, como cursos e treinamentos para os funcionários, ocasião em que poderão se conhecer melhor e se relacionar, enquanto se especializam.
Outra opção interessante é a promoção de encontros de lazer, como happy hours e festas de final de ano, com sorteio de brindes ou eventos realizados em outras datas significativas, como uma confraternização para os aniversariantes do mês, por exemplo.
Criar um sistema de remuneração
Em um escritório de advocacia, assim como em qualquer outra empresa, a remuneração dos funcionários deve acompanhar a evolução e a produtividade de cada um deles, bem como a rentabilidade do próprio escritório.
Dessa maneira, os funcionários se sentirão estimulados a trabalhar cada vez mais e com mais excelência, pois terão em mente que, se o escritório cresce, eles também poderão crescer profissional e financeiramente.
Oferecer benefícios adicionais aos funcionários
Não só o aumento de salário é um estímulo para a melhoria no trabalho dos funcionários, como também a criação de uma política de benefícios – que pode ser fixa para todos os colaboradores ou proporcional à produtividade apresentada por cada um deles.
Alguns benefícios que os escritórios de advocacia costumam oferecer aos seus advogados e demais funcionários, mesmo que não contratados sob o regime de carteira assinada, são: plano de saúde e odontológico, licença paternidade e licença maternidade, auxílio-transporte ou de combustível, vale-alimentação, dentre outras garantias legais ou não.
Há ainda outros bônus interessantes que podem estimular o trabalho dos empregados, como prêmios por alcançar uma determinada meta ou pela produtividade mensal. Estes prêmios podem estar relacionados com o próprio trabalho do advogado, como notebooks ou livros de Direito.
Saber como administrar conflitos
Em um ambiente em que muitas pessoas convivem e trabalham juntas, é comum existirem conflitos e desavenças. É essencial que o gestor saiba como administrá-los, evitando que os desentendimentos se tornem um empecilho para as atividades profissionais.
Dito isso, o gestor deverá seguir os passos básicos para administração de conflitos: identificar o conflito, investigar o seu foco gerador, planejar uma abordagem junto aos envolvidos e, finalmente, buscar a resolução do problema.
Caso o gestor não consiga solucionar ou, pelo menos, amenizar o conflito, o ideal é ouvir a opinião dos envolvidos e dos demais colaboradores para tentar um novo caminho.
O que o gestor não pode fazer é ignorar o conflito e agir como se ele não estivesse acontecendo no escritório, tratá-lo como se fosse um problema pessoal, se deixar levar pela emoção ou, ainda, tentar resolvê-lo em público, expondo os envolvidos.
Trabalhar o seu equilíbrio psicológico
Também em relação aos conflitos e problemas que podem surgir dentro do ambiente do escritório de advocacia, o gestor deve saber controlar as suas emoções e manter o equilíbrio dos seus sentimentos e atitudes em relação aos funcionários.
Alguns sentimentos como raiva, ansiedade, orgulho e angústia devem ser trabalhados diariamente para que não afetem a vida profissional do gestor e, em consequência, a harmonia da equipe.
Logo, é importante que o gestor do escritório de advocacia trabalhe o seu autoconhecimento, com o objetivo de conhecer os pontos que precisa aprimorar para atingir a inteligência emocional.
Além disso, é interessante também que ele invista em leituras e cursos sobre o tema, com o objetivo de alcançar o autocontrole em situações de estresse.
Investir em um software de gestão de escritórios
Hoje em dia, todos os setores da economia estão investindo em tecnologia para facilitar o trabalho e aumentar a produtividade na prestação de serviços. E, no Direito, não poderia ser diferente.
Existem vários tipos de software de gestão de escritórios de advocacia que podem auxiliar a organização da equipe de advogados, estagiários e colaboradores; o acompanhamento dos processos; a administração os prazos processuais e o estabelecimento de metas a serem cumpridas pelo time.
Além disso, há outros sistemas que facilitam as atividades relacionadas à advocacia, como o armazenamento de dados, a criação de uma agenda de audiências, assembleias e reuniões com clientes, além do arquivamento digital de documentos e de informações importantes.
Tecnologias e ferramentas que auxiliam a gestão de equipe
Confira abaixo as principais tecnologias e ferramentas que podem ser grandes aliadas do gestor de equipes em um escritório de advocacia:
Processo judicial eletrônico (PJe)
Em 2011, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), junto à Ordem de Advogados do Brasil (OAB), desenvolveu o sistema do processo judicial eletrônico.
Com esse sistema, os advogados, os servidores dos Tribunais e demais partes interessadas podem praticar e acompanhar todos os atos processuais das demandas já cadastradas.
Logo, o PJe foi criado com o objetivo de agilizar os procedimentos judiciais praticados no âmbito dos Tribunais, em todas as instâncias, e proporcionar economia de tempo e de custos para os órgãos envolvidos.
No escritório de advocacia, o processo judicial eletrônico também é capaz de economizar tempo dos advogados, que não precisarão se deslocar dos escritórios para os Tribunais para distribuir petições iniciais ou cumprir diligências.
Assim, terão mais disponibilidade para se dedicar a outras atividades, que demandam mais tempo, pesquisa e raciocínio, como a elaboração de peças processuais.
Para o gestor, o acompanhamento otimizado de processos é importante para que o trabalho dos advogados que compõem a equipe seja avaliado e para que novas metas sejam propostas.
Controle de processos
Integrado ao processo judicial eletrônico, é possível instaurar em um escritório de advocacia um software de controle de processos, para agilizar ainda mais o trabalho dos advogados e a gestão de equipe.
Com um sistema como esse, o gestor poderá emitir relatórios e estatísticas das atividades desenvolvidas por cada colaborador, o que o auxiliará no acompanhamento dos resultados e na criação dos novos objetivos e metas da equipe.
Gestão de escritório
Como sabemos que o escritório de advocacia não envolve apenas atividades estritamente jurídicas, como também financeiras, administrativas e de gestão de pessoas, um software de gestão de escritório pode ajudar, e muito, o trabalho do gestor e dos demais colaboradores.
A partir desse tipo de sistema, várias atividades que fazem parte da rotina de um escritório poderão ser praticadas, consultadas e monitoradas, como a emissão de recibos, o gerenciamento de contas pagas e a pagar e valores a receber, dentre outras atividades.
Desse modo, o gestor poderá verificar não só o andamento dos trabalhos que envolvem o Direito, como também outras atividades essenciais para o funcionamento de um escritório.
Cadastro de clientes e contatos
Assim como os outros softwares que apresentamos acima, este sistema também tem como objetivo facilitar e agilizar o trabalho dentro do escritório, por meio do cadastro de dados e contatos dos seus clientes.
Nesse sistema de cadastro de clientes e contatos, as informações das pessoas físicas e jurídicas para quem o escritório presta serviços e aqueles de quem o escritório contrata serviços ficarão armazenadas em um banco de dados.
Com todos os dados reunidos em um só lugar, fica mais fácil realizar consultas e marcar reuniões com os clientes e contratar os serviços dos fornecedores.
Essa é outra funcionalidade que também facilita a rotina de trabalho do gestor e proporciona mais tempo para se dedicar a outras tarefas.
Arquivo físico e digital
Na atividade da advocacia, os documentos são extremamente importantes. Desde cópias de processos e de documentos, até pesquisas jurisprudenciais, tudo deve ser arquivado com cuidado e zelo, para possibilitar consultas futuras e para complementar o trabalho do advogado.
Assim sendo, o arquivo de um escritório deve ser extremamente organizado e sistematizado. Para tanto, é interessante separar um móvel ou uma sala específica para este fim e designar um funcionário específico para realizar esta tarefa.
Ademais, é importante também que os documentos estejam arquivados em formato digital, possivelmente em plataformas de armazenamento e compartilhamento de arquivos em nuvem, como mencionamos acima.
Esse tipo de prática facilita a consulta de todos os membros da equipe, que não precisarão desarquivar documentos físicos para realizar seus trabalhos, e possibilita que os arquivos sejam acessados de qualquer lugar, bastando ter um computador com acesso à internet.
A importância da gestão do escritório
Realizar uma atividade de gestão, dentro de qualquer negócio ou empresa consiste em administrar os funcionários e as atividades desenvolvidas, a fim de alcançar os objetivos planejados e almejados.
Então, no escritório de advocacia, a atividade de gestão tem também o intuito de organizar as tarefas dos advogados compõem a equipe, visando otimizá-las e aumentar a produtividade do time como um todo.
Quando um escritório é gerido corretamente, todos os processos e metas são vistos por meio de uma perspectiva exterior, que permite que as decisões já tomadas sejam avaliadas para a criação de novas estratégias.
A partir de uma atividade de gestão, aplicada tanto aos procedimentos realizados dentro do escritório quanto à equipe que trabalha nele, será possível promover uma economia de tempo e de custos.
Para conquistar estes objetivos, o gestor do escritório de advocacia poderá aplicar todos os métodos que citamos acima, envolvendo gestão de pessoas, a sistematização e acompanhamento dos processos jurídicos e não jurídicos, o gerenciamento de gastos, dentre outros.
Neste guia, buscamos destacar a importância da gestão de equipe dentro de um escritório de advocacia e o quanto essa prática pode trazer resultados benéficos para a integração dos funcionários e a geração de resultados positivos. Para implementar iniciativas como essa, é necessário conhecimento prévio e muita disposição do gestor do escritório.
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