A produtividade passou a ser um fator preocupante no dia a dia do advogado. Ter um fluxo de trabalho organizado é mais que essencial, já que o profissional lida com uma série de procedimentos em sua rotina. Com um mercado cada vez mais competitivo, a gestão do departamento jurídico se tornou mais automatizada, permitindo ganho em tempo, eficiência, segurança e resultados.
A gestão de departamento jurídico é uma atividade fundamental para empresas de todos os tamanhos e segmentos. Ela envolve a definição de processos, objetivos e estratégias que visam, entre outras coisas, otimizar a atuação do setor, reduzir custos e garantir a conformidade legal. Por isso, vamos explorar, neste artigo, como realizar a gestão do departamento jurídico de forma estratégica. Continue a leitura!
O que é um departamento jurídico?
Um departamento jurídico é uma área responsável por fornecer orientações e soluções jurídicas para a empresa. Embora advogados sejam comumente encontrados em departamentos jurídicos, eles não são os únicos profissionais que trabalham nessa área.
Profissionais de outras especialidades, como gestão de contratos, recursos humanos e governança corporativa, por exemplo, também podem fazer parte do departamento jurídico. Porém, vale ressaltar que a presença de advogados é fundamental, especialmente quando se trata de questões complexas e relacionadas ao direito.
Afinal, eles são responsáveis por fornecer proteger os interesses da organização e garantir sua conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis. Além disso, orientações jurídicas, análises de risco, representação da empresa em processos judiciais, entre outras atividades, requerem formação em Direito.
Como funciona a gestão de um departamento jurídico?
A gestão de um departamento jurídico pode ser dividida em três etapas principais: planejamento, execução e controle. Na primeira, o planejamento, são definidos os objetivos, metas e estratégias do setor. Isso envolve a análise dos riscos jurídicos e o estabelecimento de indicadores de desempenho que permitam avaliar a efetividade das ações realizadas.
Na segunda, a etapa de execução, são implementadas as ações planejadas. Isso inclui a alocação de recursos (humanos, materiais e financeiros) e o monitoramento do desempenho dos colaboradores do departamento.
Já na última etapa de controle, são avaliados os resultados obtidos e feitas as correções necessárias. Isso envolve a análise dos indicadores de desempenho e a identificação de oportunidades de melhoria.
E para auxiliar em todas essas etapas da gestão do departamento jurídico, existe o workflow. Ele pode ser usado de diversas formas, dependendo da necessidade e dos objetivos da equipe.
Mas afinal, o que é um workflow?
Do inglês, se dividirmos as palavras “work” e “flow”, teremos a tradução livre “fluxo de trabalho”. Ou seja, é uma ferramenta que ajuda a gerenciar e automatizar processos, tarefas, fluxos de trabalho, reunindo todas as informações e etapas referentes à execução do trabalho.
Com o workflow, é possível ter uma visão global das atividades das pessoas que atuam em um mesmo departamento. Assim, pode-se verificar as tarefas individuais ou de equipe, além de informações importantes para minimizar riscos e tomar decisões efetivas.
Benefícios do workflow na rotina do departamento
Mais do que organizar as etapas, o workflow é capaz de descomplicar a vida do advogado. Afinal, ele concentra em um só lugar as trocas de informações, tarefas individuais e/ou compartilhadas pela equipe. Confira:
Automatização do fluxo de trabalho da equipe e dos prazos
Controlar o fluxo de trabalho é essencial, já que permite que todas as atividades sejam acompanhadas, além de garantir que os prazos sejam cumpridos.
Mais produtividade e segurança
Fazer mais em menos tempo, sem afetar a qualidade dos resultados. Em outras palavras, otimização de processos, aumento da produtividade e redução de risco de erros. Essa é a realidade na rotina dos departamentos jurídicos que contam com um sistema que oferece um workflow bem estruturado.
Menos tempo gasto com tarefas repetitivas
Os serviços jurídicos envolvem uma infinidade de procedimentos. Contudo, pequenas atividades, como envio de e-mails, controle de intimações, entre outras, tomam muito tempo do advogado. Tempo que poderia ser usado para focar em desenvolver teses ou análises eficazes para ganhos de causas.
Melhor aproveitamento no controle de processos
Os departamentos jurídicos têm prioridades como a gestão da informação e o controle na execução dos processos. Por isso, com o workflow, o trabalho se torna mais otimizado e eficiente, permitindo melhor obtenção de indicadores jurídicos.
Menos despesas
Com o workflow é possível identificar os gargalos em todo o processo. Dessa forma, ele permite o investimento correto para maximizar a qualidade das atividades desenvolvidas, com economia de recursos.
Gestão do escritório terceirizado ou correspondente
Em vez de perder informações nas infinitas trocas de e-mails, por exemplo, é possível concentrar toda a base de conhecimento do processo em uma única plataforma. Assim, você obtém informações dinâmicas e atualizadas em tempo real. Benefícios do workflow na rotina do departamento.
Atribuições do departamento jurídico: o que mudou?
As atribuições do departamento jurídico têm se expandido nos últimos anos. Devido à crescente complexidade do ambiente regulatório, a atuação do setor também está sempre atenta às mudanças na legislação e às novas tendências do mercado.
Ou seja, a área não realiza apenas as atividades tradicionais, como o acompanhamento de processos judiciais e a elaboração de contratos. Atualmente, os profissionais também estão envolvidos em questões relacionadas à proteção de dados, compliance e ética empresarial.
Desafios da gestão de departamento jurídico
A gestão de um departamento jurídico apresenta diversos desafios, principalmente por ter ganhado uma posição mais estratégica nas empresas. Assim, para além dos mais usuais, como a complexidade da legislação e suas alterações, temos alguns outros que também preocupam os profissionais da área. São eles: análise de riscos, indicadores jurídicos, gerenciamento de pessoas e redução de custos. Conheça abaixo mais a fundo cada um.
Análise de riscos
Um dos principais desafios enfrentados pelo setor é a análise de riscos. É essencial que o departamento seja capaz de identificar e avaliar os riscos legais que a empresa pode enfrentar, a fim de poder tomar medidas preventivas para evitar ações judiciais caras e danosas.
Então, o departamento jurídico tem sido chamado a fornecer orientação não apenas sobre questões legais, mas também sobre questões de negócios, incluindo planejamento estratégico, fusões e aquisições, desenvolvimento de novos produtos e serviços, e questões de conformidade.
Indicadores jurídicos
Outro desafio é encontrar os indicadores corretos para avaliar a eficácia do departamento jurídico. Identificar e rastrear os indicadores corretos ajudará o departamento a fornecer relatórios e análises úteis e assertivas para a alta administração, além de permitir que o departamento seja mais eficiente e eficaz em sua gestão.
Gerenciamento de pessoas
Um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores de departamento jurídico é gerenciar a equipe de advogados e demais funcionários. É importante contratar os funcionários corretos, treiná-los adequadamente e garantir que eles estejam motivados e engajados em seu trabalho. Além disso, a gestão deve garantir que a equipe esteja bem coordenada, trabalhando em conjunto e seguindo as políticas e procedimentos da empresa.
Gestão de dados
Cada dia mais, o departamento jurídico lida com grandes quantidades de dados, incluindo informações confidenciais de clientes, processos judiciais e documentação corporativa. A gestão desses dados de forma correta é crucial para garantir a privacidade e a segurança deles, além de assegurar o cumprimento efetivo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), cada vez mais cobrada pela sociedade.
Redução de custos
Por fim, reduzir os custos do departamento jurídico é um desafio constante. Os gestores devem ser capazes de gerenciar o orçamento do departamento, garantir que os serviços sejam prestados de maneira eficiente e eficaz, além de encontrar maneiras de economizar dinheiro sempre que possível.
Dicas para uma gestão jurídica eficiente
Para conquistar uma gestão jurídica eficiente, os gestores do departamento jurídico devem ter uma compreensão clara das necessidades da empresa e estar alinhados com a estratégia de negócios. Dessa maneira, algumas questões merecem uma atenção a mais, como as que elencamos agora:
Mapeamento e priorização
É importante que o departamento tenha um mapeamento claro de suas responsabilidades e tarefas, além de saber quais devem ser prioridade. É essencial identificar as áreas de risco e trabalhar proativamente para evitar problemas jurídicos, enquanto gerencia as questões legais que são pertinentes ao trabalho.
KPIs
Os KPIs (Key Performance Indicators) são métricas essenciais que ajudam o departamento jurídico a medir seu desempenho. Identificar e acompanhar os KPIs corretos pode ajudar a equipe a avaliar sua eficácia e eficiência, fornecer informações valiosas à alta administração, além de apontar caminhos que podem gerar melhores resultados.
Não existe uma regra sobre quais KPIs utilizar, pois eles dependem dos objetivos da área. Porém, alguns KPIs que podem ser utilizados são taxa de resolução de casos, tempo médio de solução de processos, taxa de sucesso em ações judiciais etc.
Esses são apenas alguns exemplos de KPIs que podem ser usados em um departamento jurídico. É importante escolher os indicadores que são mais relevantes para a sua empresa e para as metas do setor, para garantir uma avaliação precisa e útil do desempenho do departamento jurídico.
Colaboradores engajados e setores integrados
A gestão do departamento jurídico também deve focar em manter a equipe motivada e engajada em seu trabalho. Afinal, é a dedicação do time que contribui para o sucesso do setor. Além disso, é importante garantir que o departamento esteja integrado a outros setores da empresa para atender às demandas cada vez mais complexas dos negócios. Assim, é possível garantir que as políticas e procedimentos estejam sendo seguidos em toda a organização.
Planejamento, acompanhamento e processos
Por fim, é essencial que o setor tenha um planejamento e processos claros e bem definidos, para que seja possível acompanhar o progresso do departamento. Isso envolve a criação de metas alcançáveis, a definição de um plano de ação para atingir os objetivos e o acompanhamento constante para garantir que o departamento esteja na direção certa.
Invista em tecnologia
A tecnologia vem sendo cada dia mais aliada da área por seu potencial de ajudá-la a melhorar sua eficiência. Os gestores devem investir em soluções que otimizem o trabalho do setor e aumentem a produtividade.
Ferramentas com base em inteligência artificial e análise de dados contribuem para automatizar processos e auxiliar na identificação de padrões e tendências, permitindo que os advogados se concentrem em tarefas mais complexas e de alto valor agregado. Softwares de gestão jurídica e outras tecnologias são exemplos que podem melhorar o departamento.
Como o Kurier Meridio otimiza a gestão de departamento jurídico?
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