Os avanços tecnológicos estão transformando todos os setores da economia, no Brasil e no mundo. Essas novas tecnologias vieram para ficar, facilitando — e muito! — o dia a dia de empresas e escritórios.
No caso do Direito, em que a tecnologia na área jurídica passou a ser adotada não só pelos advogados, como também nas rotinas dos Tribunais, o uso destas inovações representa economia de tempo e redução de custos.
Seguindo esta linha, vamos falar neste post sobre a modernização do Judiciário com o processo eletrônico, e sobre as tecnologias mais utilizadas nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. Acompanhe!
Consulta e ajuizamento de ações sem sair do escritório
Uma das inovações tecnológicas que fazem a diferença na rotina dos advogados e de todos os setores do Judiciário é o processo judicial eletrônico (PJe).
O sistema foi desenvolvido em 2011 pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), em conjunto com a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e com o departamento de informática dos Tribunais.
Por meio deste sistema, os atos processuais podem ser praticados e o andamento destes processos pode ser facilmente acompanhado por todas as pessoas interessadas.
O acompanhamento pode ser realizado em processos que estejam em tramitação na Justiça Federal, na Justiça dos Estados, na Justiça Militar dos Estados ou na Justiça do Trabalho.
Apesar de ser uma tecnologia recente, todas as novas demandas ajuizadas a partir do dia 03 de fevereiro de 2014 passaram a ser acompanhadas exclusivamente pelo processo judicial eletrônico.
Quanto aos processos em andamento, estes começaram a ser migrados para o sistema também a partir de fevereiro de 2014. A expectativa é que, em pouco tempo, todas as demandas ajuizadas estejam disponíveis no formato digital.
Para acessar o sistema do PJe, os advogados interessados devem tirar uma certificação digital, disponibilizada pela própria OAB em que estão registrados.
Além deles, poderão também se certificar digitalmente os magistrados, os servidores do Judiciário ou as partes atuantes em novos processos, para realizar consultas e praticar atos processuais virtualmente.
Ao criar o PJe, o objetivo do CNJ foi facilitar os trâmites dos processos nos Tribunais e gerar economia de tempo e de custos para os órgãos envolvidos no Judiciário.
E este objetivo vem sendo alcançado porque, com o processo judicial eletrônico, os atos processuais são praticados de forma mais rápida, ágil e dinâmica, possibilitando que os servidores se dediquem exclusivamente a outros serviços nos órgãos em que trabalham.
A importância da tecnologia da informação
Seguindo o exemplo do Judiciário, os escritórios e os departamentos jurídicos de empresas também podem, e devem, se beneficiar das novas tecnologias.
O primeiro passo é procurar informatizar a rotina de trabalho, com o uso de sistemas de gestão, bancos de dados de processos, e a digitalização e disponibilização de documentos para consulta on-line.
Esta informatização do trabalho é oferecida por empresas de tecnologia de informação (TI) ou, nos casos de departamentos jurídicos, pelo próprio setor de TI da empresa.
Além de oferecer manutenção à rede de computadores e no acesso à internet, a tecnologia de informação auxiliará o advogado a reduzir o volume de documentos arquivados, a diminuir as idas aos Tribunais e outros órgãos, a economizar tempo na elaboração de relatórios de andamentos processuais e de comunicação aos clientes, dentre outras funcionalidades.
Neste sentido, estes recursos tecnológicos serão capazes de tornar o trabalho do advogado muito mais ágil e dinâmico, dando a ele mais tempo para se dedicar a atividades intelectuais e que exigem mais raciocínio e pesquisa, como a elaboração de petições iniciais, por exemplo.
No entanto, cabe ressaltar que, além do investimento com suporte de TI, é necessário que o escritório ou empresa invista também no treinamento de seus colaboradores, para que se adequem às novas tecnologias implantadas e possibilitem o uso adequado destas inovações.
Auxílio na gestão do escritório
A maioria dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos já faz uso de softwares que têm como função gerenciar as informações armazenadas e as atividades realizadas no ambiente de trabalho.
O software auxilia os advogados na gestão administrativa do escritório ou setor jurídico, com o controle das despesas, a fatura de clientes, o controle de fluxo de caixa, a gestão de contratos e outras funções gerenciais, transformando-o em um verdadeiro negócio.
Outra opção interessante dentro dos softwares gerenciais é o auxílio a serviços de contabilidade, como a realização de baixa do escritório e de clientes e a geração de relatórios fiscais.
Além destas atividades administrativas e fiscais, o sistema também é capaz de organizar e disponibilizar o andamento dos processos ajuizados pelo escritório, em conexão com o PJe e os sites dos Tribunais, manter o cadastro atualizado dos advogados envolvidos, organizar e armazenar os dados dos clientes, dentre outras facilidades.
Por fim, vale lembrar também que o interessante de um software jurídico é que o seu formato pode ser facilmente adaptado para se adequar às mais diversas necessidades dos advogados que o utilizarão e poderá sempre se renovar e se atualizar, de acordo com as novas demandas.
Acompanhamento de processos
Outra funcionalidade interessante dos softwares jurídicos e que facilita a vida dos advogados é o acompanhamento eletrônico de processos, integrado ao sistema de processo judicial eletrônico e ao sistema de consulta dos sites dos Tribunais.
Todas as publicações dos Diários Oficiais e demais atos processuais são informados aos advogados cadastrados no software por meio de alertas, dentro do próprio sistema, por e-mails enviados periodicamente ou em relatórios gerados no programa, em formatos como o Word e o Excel.
Assim, o advogado economizará tempo, já que não vai precisar efetuar o login no PJe de tempos em tempos para verificar alguma movimentação nos processos que acompanha, nem acessar sites de vários órgãos para ficar por dentro dos seus andamentos.
Padronização de peças processuais
Um programa de gestão jurídica para escritórios e empresas, além de proporcionar acesso rápido aos atos processuais, ajuda também na elaboração de peças e demais documentos que fazem parte da rotina da advocacia.
A geração automática de documentos, padronizados de acordo com o tipo de demanda e a estratégia da equipe, facilita o trabalho do advogado, que poderá se dedicar a atividades mais complexas e que exigem mais esforço intelectual.
Esta é uma alternativa interessante também para manter o estilo de elaboração de documentos dentro de um escritório, de modo que todos os membros terão a possibilidade de seguir as mesmas diretrizes para a criação de peças.
Maior controle de prazos
Os softwares de gestão jurídica não auxiliam apenas no acompanhamento dos processos, mas funcionam também como uma agenda dos prazos que devem ser cumpridos pelo advogado.
Com alertas, lembretes e notificações, é possível que o advogado seja avisado, sempre que acessar o sistema e sempre que receber uma citação ou intimação, de todos os prazos pendentes de cumprimento e o tempo que resta para cumpri-los.
Desta maneira, poderá ter um maior controle de prazos nos processos em que está atuando e, consequentemente, organizará melhor as suas atividades diárias.
E, mais importante, não correrá o risco de perder algum prazo e prejudicar seus clientes, levando-os à revelia.
Backup de dados e documentos
Em sua rotina diária, o advogado lida com uma série de documentos e dados de clientes para realizar o seu trabalho.
Por isso, é essencial que o backup destes arquivos seja realizado diariamente, a fim de possibilitar a recuperação em caso de imprevistos, como quedas de energia ou formatação para limpeza de vírus em computadores.
Para evitar surpresas, o backup deve ser feito tanto dos arquivos salvos nos computadores do escritório, quanto dos documentos armazenados em sites de compartilhamento.
Estes sites de compartilhamento são uma ótima opção de tecnologia na área jurídica, pois oferecem a tecnologia de cloud computing para armazenar documentos. Vamos falar a seguir sobre eles.
Compartilhamento de documentos on-line
A tecnologia de cloud computing, a chamada computação em nuvem, cresceu nos últimos tempos e hoje é um dos recursos mais utilizados por todas as empresas, de qualquer ramo, para backup e armazenamento de documentos.
E não é para menos: a possibilidade de armazenar de maneira digital e gratuita qualquer tipo de documento gera economia financeira e de espaço físico para o escritório.
Além disso, os documentos armazenados nas plataformas de cloud computing podem ser acessados por qualquer pessoa cadastrada, em qualquer tipo de dispositivo, dos tradicionais computadores até os smartphones e tablets mais modernos.
Esta inovação tecnológica, associada aos softwares jurídicos, beneficia o trabalho principalmente do advogado, que não precisará carregar pesadas pastas de documentos para audiências e reuniões com clientes.
E poderá, ainda, acessar todos os dados dos processos em qualquer lugar, desde que tenha acesso à internet.
Gerenciamento de e-mails
Esta é outra funcionalidade que pode ser obtida a partir de um software e que facilita a vida profissional de muitos advogados, principalmente aqueles que trabalham em escritórios de grande porte ou no setor jurídico de empresas.
Este gerenciamento consiste em concentrar todos os e-mails recebidos por um determinado profissional em uma plataforma única, que também será responsável pelo backup destas informações.
Outra facilidade proporcionada pelos sistemas de gestão de e-mails é a possibilidade de acesso às mensagens em qualquer computador ou dispositivo eletrônico com conexão à internet.
Este recurso permite que o advogado fique a par de seus compromissos e consulte informações e documentos em e-mails em qualquer momento do seu dia, onde ele estiver.
Reuniões e acordos realizados a distância
A tecnologia também pode ser uma grande aliada na realização de reuniões, assembleias e fechamento de acordos entre advogados e clientes.
Considerando que muitos deles têm agendas atarefadas e nem sempre estão na cidade onde se localiza o escritório ou o setor jurídico da empresa, é essencial que sejam utilizadas alternativas para conectar os participantes de uma reunião.
Se a reunião para definição de um acordo extrajudicial envolver várias empresas, por exemplo, este evento vai depender do deslocamento de um representante para cada uma delas, além de seus respectivos advogados.
Por isso, a adoção da tecnologia de videoconferência pode ser uma alternativa interessante para otimizar o trabalho dos advogados e economizar gastos com transporte, hospedagem e manutenção de funcionários, além da reserva de espaços para reuniões.
O mais interessante é que a instalação desse recurso tecnológico é muito simples e demanda baixo investimento. Basta disponibilizar aos advogados e aos clientes uma sala, um computador com acesso à internet de qualidade, microfone e webcam para a realização de uma chamada de videoconferência.
Sites e aplicativos que também podem ajudar
Não só os softwares de gestão jurídica, especializados no trabalho dos advogados, podem auxiliar estes profissionais em sua atuação.
Existem hoje muitos sites e aplicativos que podem modernizar e facilitar as suas atividades, complementando o trabalho dos sistemas de gestão de escritórios.
Confira abaixo a lista de alguns exemplos de sites e aplicativos que cumprem esta função e a explicação resumida do funcionamento de cada um deles:
Trello
O Trello é um aplicativo que permite a organização de tarefas por equipes no ambiente de trabalho. O seu download está disponível gratuitamente na App Store e no Google Play e também em versão online, para vários tipos de navegadores.
O interessante desta plataforma é que o acesso às informações e atualizações inseridas por cada membro da equipe pode ser feito em tempo real, desde que o usuário tenha acesso à internet.
Em uma equipe jurídica, o Trello pode facilitar o acompanhamento das estratégias para os processos ajuizados pelo escritório e das tarefas cumpridas por cada advogado que compõe o grupo.
Skype
Para os escritórios que optarem por realizar reuniões em videoconferência, o Skype é indispensável. Muito conhecido e amplamente adotado no mundo todo, ele está disponível para dispositivos móveis e computadores.
O Skype é uma ferramenta simples e fácil de usar, que possibilita a realização de chamadas de áudio e de vídeo por meio da conexão pela internet. Além disso, este aplicativo permite que os usuários compartilhem telas e trabalhem em conjunto durante uma chamada.
Youcanbook.me
Esta é uma plataforma interessante que possibilita ao escritório agendar reuniões com clientes e organizar a participação dos advogados em audiências e assembleias.
A partir de um simples cadastro no site, o usuário pode desfrutar de diversas funcionalidades oferecidas, como conexão com o calendário do Google e o recebimento de lembretes e notificações dos compromissos dos advogados.
ScannerPro
Este é um aplicativo que funciona como uma máquina de escâner portátil, disponível a um simples clique do smartphone. Com o app, é possível tirar fotos de alta resolução com a câmera do celular e salvá-las no formado PDF.
O ScannerPro permite, ainda, que seus usuários salvem os documentos fotografados na memória interna do dispositivo móvel ou os compartilhe em outras plataformas, como o Dropbox ou Evernote, por exemplo. É uma ótima opção para tirar cópias de processos ou de documentos de clientes, sem ter de fazer cargas ou pagar um xerox.
Vade Mecum online
Muito conhecido dos advogados, estagiários e estudantes de Direito, este aplicativo concentra toda a legislação brasileira presente no Vade Mecum em dispositivos móveis, como tablets e celulares.
Assim, os advogados poderão pesquisar artigos e até leis completas com a ferramenta de busca disponível no aplicativo ou consultar a legislação na íntegra.
STJ
Os Tribunais também estão começando a se adaptar às novas tecnologias dos smartphones. Prova disto é o app do Superior Tribunal de Justiça, que foi criado com o objetivo de facilitar a vida dos advogados e operadores do Direito.
Por meio deste aplicativo, o usuário cadastrado poderá, à semelhança do site do Tribunal, consultar o andamento de processos, ler acórdãos na sua Jurisprudência e até acessar o calendário de sessões.
Para fazer esta busca, o usuário deverá digitar o número do processo, o número da OAB, o nome do advogado, o nome da parte, o número do registro e a numeração única do CNJ.
Otimização do tempo dos advogados
Até o momento, falamos sobre as mais diversas tecnologias que podem beneficiar o trabalho do advogado, dentro do escritório e em departamentos jurídicos. Agora, vamos abordar a principal vantagem no uso destas inovações: a economia e a otimização do tempo destes profissionais.
Na medida em que a demanda de trabalho cresce em um escritório, os advogados devem começar a se preocupar com questões que não dizem respeito propriamente ao mundo jurídico.
A emissão de faturas para clientes, o armazenamento de documentos e o agendamento de reuniões são alguns dos exemplos de atividades que fazem parte da rotina de um advogado, mas não estão ligadas diretamente ao Direito.
E muito mais do que atividades de gestão administrativa, o advogado também se ocupa de tarefas necessárias ao seu trabalho, como a consulta de andamentos processuais e de dados de clientes para elaboração de defesas.
Para realizar todas estas atividades, o advogado gasta um tempo precioso, que ele poderia estar aproveitando para pesquisar jurisprudências e doutrinas, analisar os casos de seus clientes e elaborar peças processuais.
Com o uso de novas tecnologias, o advogado poderá economizar este tempo e organizar melhor a sua rotina profissional, a fim de se dedicar às atividades intelectuais próprias do seu trabalho.
Com os softwares de gestão jurídica, as funções administrativas, fiscais e financeiras serão realizadas automaticamente, de acordo com a programação escolhida pelo escritório.
O advogado poderá, ainda, acompanhar todos os atos de seus processos ajuizados com o sistema integrado aos sites dos Tribunais e ao PJe e receber alertas e notificações para ficar em dia com os prazos a serem cumpridos.
Outra facilidade é que ele não precisará se preocupar com o arquivamento e o armazenamento de documentos e dados e poderá consultá-los sempre que precisar, em qualquer dispositivo eletrônico.
Isto representa uma grande economia de trabalho para o advogado, que não precisará desarquivar pastas e pesquisar, manualmente, os documentos guardados no escritório.
Ainda em relação ao armazenamento de informações, um gerenciamento de e-mails eficiente também possibilita o acesso às mensagens recebidas em vários dispositivos diferentes.
E quanto ao tempo poupado com deslocamentos e viagens de advogados e clientes, a tecnologia de videoconferência é a mais indicada.
Conforme falamos acima, ao optar por realizar reuniões e assembleias virtualmente, o escritório ou setor jurídico economizará não só tempo, mas também dinheiro, que poderá ser investido em melhorias para o ambiente de trabalho ou cursos para os colaboradores, por exemplo.
Comunicação mais eficiente no escritório
Um software de gestão jurídica também possibilita a disponibilização das informações e dos dados dos processos para todos os funcionários do escritório ou membros do setor jurídico de uma empresa.
Com ele, os advogados podem manter um banco de dados com as informações de todos os andamentos dos processos que estão acompanhando, os documentos dos seus clientes e as decisões tomadas em reuniões.
Além disso, poderão manter o mesmo padrão de elaboração de peças processuais, mediante a utilização de uma base de documentos.
Estas funcionalidades são muito úteis para estimular o espírito de equipe, já que todos os membros estarão por dentro das demandas ajuizadas e das estratégias adotadas.
O compartilhamento das informações também contribui para que os processos continuem a ser acompanhados em caso de férias de advogados ou saídas de funcionários e novas contratações
Isto evita que a estratégia do escritório se perca e que novos membros da equipe tomem decisões que não condizem com os objetivos já definidos anteriormente.
Aumento da produtividade com as tecnologias na área jurídica
Já falamos acima a respeito da economia de tempo e da eficiência na comunicação que as novas tecnologias proporcionam aos advogados. Consequência direta desta otimização do tempo e comunicação facilitada é o aumento da produtividade nos escritórios e setores jurídicos.
A consulta rápida e descomplicada a dados, informações e documentos e o acesso automatizado às publicações e aos andamentos processuais permitem que o advogado se dedique com mais afinco e disposição à sua atividade primordial, que é o ajuizamento e acompanhamento de demandas judiciais.
Com este post, explicamos como e por que a tecnologia é uma grande aliada para todas as atividades que envolvem a rotina de um escritório de advocacia ou de um setor jurídico de empresa.
Apesar da resistência de muitos juristas em relação às inovações, é preciso sempre estar por dentro das novidades e lançamentos tecnológicos que são criados para facilitar a vida destes profissionais.
Depois de ler este artigo e saber tudo sobre as vantagens e os benefícios da tecnologia na área jurídica, que tal entrar em contato conosco e conhecer as opções que oferecemos para softwares de gestão de escritórios de advocacia? Acesse a nossa página e descubra!
