Como a automação pode reduzir a necessidade de mão de obra no escritório

Como a automação pode reduzir a necessidade de mão de obra no escritório

A chamada “revolução digital” alterou profundamente as bases da advocacia. Se por um lado a tecnologia facilitou em muito a rotina dos advogados, por outro, fez aumentar bastante as expectativas dos clientes por um serviço de qualidade e, consequentemente, a pressão voltada para o desempenho.

Uma das consequências mais notáveis desse encontro entre a tecnologia da informação e a tradição do meio jurídico foi a otimização do trabalho do advogado, fazendo com que a maioria dos escritórios pudessem contar com uma equipe mais enxuta e, ainda assim, aumentar o número de causas sob o seu patrocínio.

Por isso, vamos falar no artigo de hoje sobre como os robôs estão ajudando a reduzir a demanda por mão de obra no escritório de advocacia, seja por novos advogados, ou mesmo por funcionários administrativos. Confira a seguir!

Advogados que não advogam

Pesquisas indicam que 70% do tempo de um advogado é desperdiçado com atividades que não precisariam ser executadas pelo profissional. Estamos falando de uma mão de obra altamente especializada e cara, que muitas vezes é empregada para realizar tarefas burocráticas, mecânicas e repetitivas.

Você já parou para pensar quanto tempo, em média, os advogados da sua banca passam procurando processos no portal dos tribunais, fazendo download de petições, procurando informações nos autos, conferindo prazos, calculando custos judiciais ou buscando notificações em diários oficiais?

Se pararmos para pensar, chegaremos à conclusão de que esse serviço não precisa ser feito por um advogado. Na verdade, ele não precisa nem ser feito por um ser humano. Os robôs já são uma realidade dentro dos escritórios de advocacia e já têm ajudado muitos advogados a administrarem melhor os seus processos.

Isso significa dizer que se os advogados se dedicassem exclusivamente a realizar as tarefas privativas da advocacia, uma banca hoje composta por 10 advogados poderia ser facilmente tocada por três profissionais com o auxílio da tecnologia.

Humanização da advocacia

Falar em robôs pode até parecer brincadeira ou algo que saiu diretamente de um filme de ficção científica, mas os softwares já são capazes de realizar boa parte do trabalho pesado, enquanto o profissional fica encarregado de fazer o trabalho delicado que depende da sensibilidade do jurista.

Muitos tendem a pensar de forma instintiva que as soluções em automação voltadas para a área jurídica tendem a desumanizar o relacionamento com o cliente e com a justiça. No entanto, o que acontece é exatamente o oposto!

Vale dizer que quando o advogado não precisa mais perder tempo com tarefas burocráticas pode se dedicar ao que interessa de verdade: atender o cliente e tirar suas dúvidas, peticionar e se preparar para as audiências.

Todas as atividades que demandam a intervenção do advogado continuam sendo realizadas por ele. A automação diz respeito apenas aos processos em que não há a tomada de nenhuma decisão do ponto de vista jurídico, como veremos na sequência.

A advocacia antiga

Muitos advogados, ainda hoje, praticam a chamada advocacia artesanal, também conhecida como advocacia antiga, em que o mesmo advogado fica responsável por todas as etapas de um mesmo processo. Às vezes o mesmo advogado fica responsável por todos os processos de um único cliente.

A duração razoável do processo, o princípio da eficiência, a ampliação do acesso à Justiça — principalmente na área trabalhista e consumerista — e o processo eletrônico foram, sem dúvidas, avanços trazidos pela Constituição e pela lei processual brasileira.

No entanto, o advogado deve se preparar e se adaptar a essa nova realidade, mantendo o pioneirismo que a classe sempre teve na utilização de novas tecnologias, como foi o caso do telefone celular, do fax e do computador pessoal.

Business Intelligence e advocacia

Se observarmos de perto, perceberemos que muitos escritórios jogam fora todos os dias uma grande quantidade do recurso mais precioso que têm: a informação. Cada processo realizado dentro do escritório, tal como redigir uma petição, realizar uma audiência ou responder um e-mail, está recheado de dados importantíssimos.

A função de um software de business intelligence é processar esses dados brutos, transformando-os em informações úteis para a tomada de decisões gerenciais importantes. Podemos saber, por exemplo, quanto tempo em média dura uma audiência trabalhista ou quais são os clientes mais exigentes com base na quantidade de e-mails trocados.

Cópia e cola inteligente

Uma das mais festejadas inovações tecnológicas dentro do ambiente jurídico é um aplicativo apelidado de “clicador”, que contribui em muito para otimizar a redação de petições iniciais ou contestações. Trata-se de uma ferramenta usada para as demandas repetitivas, para utilizar a nomenclatura adotada pelo Novo CPC.

O software aplica automaticamente um modelo de petição para todos os casos em que a defesa ou a petição são extremamente semelhantes, no que diz repeito aos argumentos jurídicos, a explanação dos fatos e, até mesmo, o pedido.

O interessante é que a solução também respeita as peculiaridades de cada caso, individualizando cada peça com as informações previamente cadastradas no sistema sobre o autor, o réu e o juízo perante o qual tramita a demanda.

A importância do software de gestão

Um bom sistema de gestão pode proporcionar ao escritório a automação e a integração de seus processos de trabalho diários. A grande vantagem é eliminar por completo as tarefas meramente burocráticas, repetitivas e também o retrabalho.

Isso faz com que o advogado possa dedicar 100% do seu tempo para o que importa de verdade: patrocinar a causa de seu cliente. O escritório também sai ganhando, na medida em que diminui a necessidade de contratação de mão de obra, seja na área jurídica ou mesmo fora dela.

Não há nenhuma necessidade de interferência ou de tomada de decisões jurídicas no acompanhamento e eliminação de redundâncias, no que diz respeito às publicações de citações e intimações nos diários eletrônicos país afora.

Também não há necessidade de contratação de advogados para realizar outras tarefas simples, como montar cadastros contendo nome de autores, réus, comarcas, números de processos, valores das ações etc.

Do mesmo modo, algumas outras tarefas simples também podem ser delegadas aos softwares, tais como o acompanhamento processual e a pesquisa por informações simples nos autos, como a data de interrupção de prazo prescricional ou o valor de uma condenação.

Por fim, não podemos deixar de mencionar que, além de impulsionar a performance de cada advogado, fazendo com que o escritório possa operar com uma equipe jurídica e administrativa mais enxuta, a adoção de softwares também contribui para a gestão estratégica da empresa.

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