A relação entre a advocacia e as novas tecnologias ainda causa muita polêmica no meio jurídico. Inclusive, há quem acuse a classe de ser saudosista e avessa às mudanças e ao progresso. A nosso ver, no entanto, os advogados sempre foram pioneiros no quesito tecnologia: foi assim com as máquinas de escrever, os telefones celulares, os aparelhos de fax e os computadores pessoais.
Ainda assim, os operadores do direito têm um dever de cautela ainda maior do que profissionais de outras áreas, afinal, é a realização da justiça que está em jogo. O que pode aparentar apenas uma burocracia excessiva para quem vê de fora, nada mais é do que o dever de compatibilizar o progresso com as formas e ritos (por vezes um tanto conservadores) previstos na lei, de modo a assegurar a validade jurídica dos atos praticados pela empresa ou pelo cliente.
Nem sempre a lei consegue acompanhar o mesmo ritmo das inovações tecnológicas. Assim, é normal que haja um hiato entre o que há de mais moderno e a atuação da justiça, devido ao natural amadurecimento das pautas ao longo de todo o processo legislativo. É a marcha lenta, porém firme do Direito.
Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre esse panorama e a utilização de um software jurídico em escritórios de advocacia. Boa leitura!
O software jurídico para as organizações
Como sabemos, o advogado faz o meio de campo entre o cliente e o Poder Público. A verdade é que ambos os extremos dessa relação estão cada vez mais munidos de ferramentas tecnológicas cada dia mais potentes.
Pelo lado do Poder Público, não podemos negar a importância do Novo Código de Processo Civil e do processo eletrônico que já permitem, por exemplo, que audiências sejam realizadas por videoconferência e que depoimentos, interrogatórios e acareações sejam gravados em vídeo. Isso tudo sem falar que muitas notificações já são realizadas por e-mail e muitas manifestações das partes nos autos já podem ser feitas pela internet.
O cliente, por sua vez, também já espera um atendimento por parte de seu advogado em um patamar de excelência que só pode ser alcançado com a utilização da tecnologia.
As probabilidades são grandes de ele próprio ser um grande entusiasta dos meios tecnológicos e que escolha seus parceiros com base nesse critério, evitando se relacionar com escritórios ou outras empresas que demoram a acessar e repassar informações simples recorrendo a um meio ineficiente ou inconveniente.
Nesse contexto, é indiscutível que o jurídico tem ganho bastante espaço dentro das organizações, tornando-se um setor estratégico dentro das empresas. Nada mais justo: um novo produto a ser lançado no mercado, por exemplo, não pode ser avaliado somente pela perspectiva financeira ou técnica.
O sucesso de um novo projeto também depende da viabilidade jurídica, motivo pelo qual os representantes do jurídico já vêm marcando presença em reuniões e colocando seu ponto de vista durante o processo de tomada de decisões importantes para a organização.
No entanto, para dar conta de mais essa tarefa, que para muitos advogados ainda é uma novidade, é preciso que a parte operacional do departamento também funcione de forma harmônica e que os processos de trabalho sejam fluidos e dinâmicos.
Por que a tecnologia é tão importante?
Alguns princípios trazidos pela Constituição Federal de 1988 fizeram o país avançar bastante no que tange o acesso à justiça.
Do ponto de vista processual, a dispensabilidade da figura do advogado em reclamações trabalhistas e ações que tramitam perante os Juizados Especiais, bem como a ausência do recolhimento de custas ou concessão de gratuidade de justiça fizeram multiplicar o número de processos judiciais. Do ponto de vista do direito material, o Código de Defesa do Consumidor também contribuiu bastante para esse quadro.
Por mais que todas essas iniciativas sejam positivas e importantes para a consolidação de valores cidadãos e democráticos, elas também são responsáveis por provocar um inchaço na máquina pública devido ao número excessivo de demandas.
Como consequência disso, a prática da advocacia precisou mudar bastante ao longo dos últimos anos para poder atender a essa nova realidade. Não foram apenas os advogados que mudaram: os tribunais, o Ministério Público, as procuradorias, enfim, todos os atores envolvidos na justiça já contam hoje com modernos computadores e softwares capazes de cadastrar processos e automatizar tarefas.
Uma das maiores dificuldades para as empresas sempre foi ter de correr contra o tempo para contestar demandas ajuizadas contra ela. Muitas vezes a organização tem por volta de apenas três dias após o recebimento da citação para contratar um advogado externo e remeter a ele a citação e a cópia da petição inicial.
Com um software jurídico, a empresa fica sabendo de ações propostas contra ela em todo o país em apenas alguns instantes, na justiça estadual, federal, do trabalho ou nos tribunais superiores. Esse tempo é precioso para que ela possa se preparar para dar sua resposta, evitando que os processos corram à revelia ou que as contestações sejam genéricas, simplesmente negando os fatos.
Outro fator que justifica a adoção de um sistema de gestão pelo jurídico de uma empresa é a economia de tempo na gestão de documentos e processos. Imagine, por exemplo, que um cliente ajuíze contra a empresa uma ação rescisória. Quanto tempo será gasto apenas para que o advogado corporativo tome conhecimento de informações importantes, como o valor da causa e o dispositivo da sentença de improcedência?
Isso tudo sem falar dos custos com diligências no fórum, armazenamento de processos ativos e findos em galpões ou salas e folha de pagamento de funcionários envolvidos na tarefa. Com um software jurídico, qualquer advogado autorizado da empresa pode ter acesso a essas informações com poucos cliques, fazendo uma busca pelo número do processo ou pelo nome do cliente, por exemplo.
O software jurídico para os advogados
Maior organização
Está comprovado que a organização no ambiente de trabalho influencia diretamente a produtividade dos profissionais. De fato, um ambiente organizado proporciona uma sensação de bem-estar e evita que o advogado perca tempo correndo atrás de documentos, processos e informações de que precisa para que possa fazer o seu trabalho.
Trabalhar com documentos físicos gera toda sorte de inconveniências, mas talvez a principal delas seja a bagunça. Imagine, por exemplo, ter que acessar ao mesmo tempo informações contidas em contratos, apólices de seguro, laudos técnicos, petições, leis, decretos etc.
Um bom software jurídico é capaz de programar todas as tarefas que precisam ser realizadas dentro de seus respectivos prazos. Os compromissos do advogado também podem ser agendados, evitando que dois ou mais eventos sejam marcados para o mesmo horário. Além disso, o profissional pode cadastrar as informações de todos os seus clientes de forma mais rápida, podendo consultá-las com mais facilidade e organização.
Gestão de prazos
O maior pesadelo que um advogado pode ter ao longo de sua carreira é perder um prazo. Por isso, boa parte de seus esforços estão voltados para essa finalidade. O problema é que apenas a legislação processual geral já prevê centenas de prazos diferentes a serem observados pelo advogado.
Se somarmos isso aos prazos das leis especiais e também aos prazos concedidos pelo juiz, diante de lacunas nas leis, chegaremos à conclusão de que a gestão de prazos não é exatamente uma tarefa das mais simples. Além disso, temos que considerar que não estamos falando de um único processo, mas de centenas ou milhares sob os cuidados de um único advogado.
Assim, o escritório precisa tomar uma decisão importante: ou contrata um time de advogados para dar conta do recado ou então adquire um software de gestão voltado para a área jurídica, o que permitirá que ele atue com uma equipe mais enxuta ao evitar que os advogados passem boa parte de seus dias realizando tarefas mecânicas e repetitivas, consultando tabelas de prazos e organizando prioridades.
Cadastros
Os escritórios que trabalham com um grande volume de processos sabem da importância de ter um cadastro organizado. Sabem também o quanto é trabalhoso ter que inserir dezenas de informações sobre cada um dos novos processos no sistema, em planilhas ou fichas. Diante disso, desperdiçamos o tempo de nossos advogados e funcionários administrativos com uma tarefa que pode ser realizada de forma bem mais rápida por uma máquina.
Ao adotar um software jurídico, por outro lado, o advogado só tem que inserir uma única informação no sistema: o número do processo no padrão estabelecido pelo CNJ. Todas as outras informações, tais como a data de distribuição, o valor da causa, nome do autor e do réu, advogados das partes e a vara, são preenchidos automaticamente.
Acesso instantâneo ao andamento processual
Tendo realizado o cadastro do processo no software jurídico, o advogado não precisará mais ter o trabalho de acessar os portais dos tribunais e buscar o processo para que possa ter acesso a eventuais novas movimentações processuais. Pode não parecer grande coisa, mas se cronometrarmos todas as vezes que o advogado precisa interromper seu trabalho para buscar informações sobre um processo, chegaremos à conclusão de que ele passa boa parte de seu dia fazendo apenas isso.
Além disso, quem nunca passou por uma situação em que precisa obter com urgência informações atualizadas a respeito de um processo, tendo que lidar com páginas que demoram para carregar ou páginas de tribunais que estão fora do ar? Com essa nova sistemática de atualização automática, a probabilidade de que isso ocorra também é bem menor, já que o sistema busca pelas atualizações automaticamente antes mesmo que você precise da informação.
Os impactos no escritório
Atendimento ao cliente
Um dos maiores diferenciais proporcionados por um software jurídico é a qualidade no atendimento ao cliente. Como o andamento processual é atualizado automaticamente pelo próprio sistema no site do tribunal, basta o advogado realizar uma busca pelo nome das partes ou número do processo para ter à sua disposição todas as informações que precisa para dar um retorno imediato para o cliente.
É bom para o cliente, que não precisa aguardar o retorno e é bom para o advogado, que não acumula tarefas e consegue resolver instantaneamente suas pendências.
Segurança da informação
Documentos físicos estão sujeitos a uma ampla gama de riscos, que variam desde o derramamento de uma xícara de café até um desastroso incêndio. Com efeito, mesmo que nenhuma fatalidade venha a acontecer, o próprio decurso do tempo já é uma ameaça ao papel e à tinta, criando manchas amarelas e esbranquiçadas, o que diminui o contraste de modo a dificultar a leitura.
Além da destruição das informações contidas no meio físico, não podemos desprezar o risco de essas informações serem acessadas por funcionários e advogados que não têm permissão para tanto. Isso pode, inclusive, caracterizar a violação do sigilo profissional, um vínculo muito delicado que há entre o advogado e o cliente.
A digitalização desses documentos, por si só, também não contribui em muito para a sua manutenção, uma vez que as máquinas também estão sujeitas a defeitos e curtos, com a consequente destruição de informações importantes.
A melhor opção, portanto, é trabalhar com arquivos digitais que estejam armazenados na nuvem e sob o permanente cuidado de uma equipe de profissionais, responsável por realizar backups periódicos e zelar pela confidencialidade dos dados, evitando que as informações sejam corrompidas por ataques cibernéticos.
Menor probabilidade de erros
A realização de tarefas mecânicas e repetitivas, seja por advogados, seja por funcionários administrativos do escritório, está exposta a uma probabilidade grande de falha humana. Imaginemos, por exemplo, que um ônibus venha a colidir levemente contra um poste, atrasando a viagem em cinco horas. Todos os 40 passageiros do veículo procuram o mesmo escritório de advocacia com a intenção de ajuizar uma ação contra a empresa transportadora.
Diante de uma ocorrência como essa, seria extremamente oportuno distribuir todas as ações para o mesmo advogado, já que as petições iniciais serão praticamente idênticas, com exceção apenas da identificação das partes e do endereçamento da peça. Um software jurídico que auxilie na geração de peças pode facilitar o trabalho, gerando um documento padrão que se encaixe perfeitamente aos casos repetitivos, com os mesmos fundamentos jurídicos, pedido e causa de pedir.
De outro modo, ao utilizar apenas a ferramenta de copiar e colar, o advogado pode acabar cometendo algum equívoco, como, por exemplo, esquecer de alterar o CPF ou o endereço da parte, causando grandes prejuízos ao bom andamento do processo.
Os benefícios para a gestão do escritório
Todos sabemos que o sucesso de um escritório não reside exclusivamente nas qualidades individuais e no conhecimento jurídico dos advogados que nele atuam. É preciso que os profissionais estejam motivados, tenham uma produtividade constante, possam contar com uma estrutura mínima, que recebam sua remuneração em dia etc.
Tendo isso em vista, os benefícios da implementação de um software jurídico no âmbito de um escritório de advocacia não se limitam apenas aos aspectos operacionais do dia a dia. A gestão do escritório também é beneficiada em muitos pontos. Confira:
Menor necessidade de mão de obra
Talvez o mais notável e festejado de todos esses pontos seja a capacidade que os escritórios modernos ganharam de gerir uma carteira cada vez maior de processos com um número cada vez menor de advogados. Isso permite com que os profissionais recebam uma remuneração maior e o escritório possa realizar mais investimentos para melhorar ainda mais os serviços prestados ao cliente.
Maior fluxo de informações com menos burocracia
Uma das maiores vantagens de um software de gestão na área jurídica é a possibilidade de vários funcionários e advogados poderem acessar a mesma informação simultaneamente.
Quando as informações sobre os processos são mantidas em pastas físicas, é preciso fazer um controle do paradeiro das pastas criando uma fila de advogados interessados em consultar o material. Por outro lado, quando essas informações estão contidas no sistema, vários profissionais podem acessá-las simultaneamente otimizando o trabalho do advogado.
Redução de custos
Além de reduzir os gastos com mão de obra, o escritório também pode cortar os custos relativos à logística e manutenção de pastas de documentos com informações sobre os processos. Inclusive, o custo do metro quadrado não para de subir nas grandes cidades de todo o país. Isso significa que salas e mais salas ocupadas por pastas e até mesmo a locação de galpões acabam se traduzindo em imensos custos para a organização.
Como engajar a equipe para o uso do software jurídico
Diante de todas as facilidades oferecidas pelos sistemas de gestão voltados para a área jurídica, fica difícil adiar a implementação do software. No entanto, muitos advogados e gestores ligados à área tem algum temor de que os profissionais do escritório não se adaptem à nova sistemática.
Não há nenhuma dúvida de que toda mudança implica um período de adaptação, mas existem alguns passos que a gestão do escritório ou da empresa podem implementar para amaciar essa transição. Trata-se de uma estratégia para engajar a equipe a utilizar o software jurídico.
O engajamento começa antes da implementação do software
As conversas com os advogados e funcionários administrativos do escritório ou da empresa devem começar antes mesmo da migração dos dados da entidade para o sistema jurídico.
Se não for possível contar com a presença de todos os membros do escritório durante as reuniões, eleja um membro de cada área do escritório para representar os demais. O importante é que todos os setores do escritório ou da área jurídica da empresa possam colocar seu ponto de vista acerca das necessidades que lhes são peculiares.
Juntos, os profissionais que integrarão essa equipe de transição certamente perceberão todos os benefícios e as facilidades oferecidas pela nova sistemática e poderão se tornar verdadeiros embaixadores dessa nova ideia, isso é: uma referência que seus colegas procuram para obter informações sobre as mudanças.
Uma mudança que exige um esforço coletivo
Para que o novo software jurídico funcione em sua plenitude e corresponda às expectativas da gestão do escritório, é preciso que todos os colaboradores comprem essa ideia. É sempre bom lembrar que o sistema não pode fazer tudo sozinho. É preciso que advogados e funcionários administrativos saibam operá-lo de forma correta e não se esqueçam de alimentar o software com todas as informações necessárias para o seu bom funcionamento.
O primeiro ponto que precisa ser destacado aqui é que os advogados e os funcionários da organização devem ser treinados para que possam utilizar o novo software. Ou seja, não podemos exigir que os operadores do sistema aprendam sozinhos e de imediato todas as funcionalidades do software. Sobretudo, porque estamos falando de profissionais que não são especialistas na área de tecnologia da informação.
Ainda assim, apenas algumas horas já bastam para apresentar as novidades e tirar eventuais dúvidas. Mas além do treinamento, não podemos desconsiderar a força que o hábito tem na nossa rotina. Afinal, a implementação do software implica, necessariamente, em uma mudança de hábitos na rotina dos profissionais envolvidos com a área jurídica.
Nesse sentido, sabemos que sempre que há uma mudança nos procedimentos rotineiros da empresa, deve haver um período de transição em que há uma tolerância maior com erros e inconformidades. Por isso, essa fase inicial deve ser acompanhada de perto.
Para exemplificar o que estamos falando, basta pensar no funcionamento de um automóvel. Imagine se, de uma hora para a outra, invertêssemos os comandos do volante de modo que o carro fizesse uma curva à esquerda quando o volante fosse virado para a direita e vice e versa. Não basta apenas avisar ao condutor que os comandos estão trocados. Certamente muitos erros serão cometidos ao longo dos primeiros dias.
Esse período de transição e adaptação é muito mais proveitoso quando os operadores do sistema têm consciência da importância de adotar o novo software e que a sua conduta é indispensável para o sucesso do projeto.
Nossa conclusão sobre software jurídico
Em conclusão, a realidade desse novo século exige uma postura diferente do advogado. Se pensarmos na atuação profissional de um médico, por exemplo, certamente constataremos que os procedimentos empregados para diagnosticar e tratar doenças foram profundamente alterados ao longo das últimas décadas, sobretudo em razão do progresso tecnológico. O advogado também não pode parar no tempo e deve se valer de todos os instrumentos que a tecnologia pode lhe oferecer para atender da melhor forma possível aos interesses de seus clientes.
Essa nova postura do advogado moderno está ancorada não somente na automatização e organização de suas tarefas de trabalho proporcionada por um software, mas também com o engajamento da equipe de advogados e funcionários administrativos que lhes dão suporte.
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