Erros no atendimento em escritórios de advocacia são muito recorrentes, mas não é bom que eles aconteçam. Tal situação faz com que os clientes se sintam inseguros no momento de escolher um escritório para contratar, optando por recorrer às indicações de conhecidos de bons profissionais.
Assim, alguns estabelecimentos, que são mais atentos no atendimento ao cliente, recebem inúmeros trabalhos por mês, enquanto outros enfrentam dificuldades para angariar clientes.
Por isso, preparamos esse post esclarecendo alguns dos erros no atendimento que são mais comuns em escritórios de advocacia, os quais você deve evitar para ser bem-sucedido em sua carreira profissional. Confira!
1. Não informar ao cliente o andamento do processo
De todos os erros no atendimento, esse é um dos que você deve ter mais atenção! O relacionamento entre a pessoa/empresa e o escritório é uma relação de extrema importância, visto que um pequeno descuido pode desencadear problemas de grandes proporções, a exemplo da perda de uma ação.
Para quem nunca precisou dos serviços de um advogado, pode até soar estranho, mas deixar de informar o cliente sobre o andamento do processo é um dos erros mais praticados por escritórios de advocacia.
Sem sombra de dúvidas, trata-se de um problema estrutural, pois muitas vezes o advogado tem um número expressivo de processos e não consegue dar a devida atenção a todos os clientes. A falta de uma equipe de assessores para gerenciar todos esses processos e atender o cliente acaba por dificultar o acesso rápido a informações que são necessárias para prestar um atendimento de qualidade ao cliente.
É preciso explicar ao cliente sobre o andamento do processo e sobre quais serão suas fases. Informar as datas das próximas audiências, dizer se será preciso indicar testemunhas, prepará-lo para um eventual depoimento pessoal. Ao agir dessa forma, você tranquilizará seu cliente, possibilitando sua fidelização.
Uma ferramenta que pode ajudar muito e facilitar tanto a busca como o repasse dessas informações é contar com um sistema de gestão jurídica. E não apenas isso. Ele também traz muitos outros benefícios porque te dá uma visão 360º das demandas do escritório.
Se você quiser conhecer mais sobre essa tecnologia, te convidamos a dar uma olhada no Kurier Meridio, que é o sistema de gestão da Kurier pensado especialmente para escritórios de advocacia. Ele possui inúmeras funções divididas em dois módulos, o jurídico e o financeiro, para que você tenha controle sobre tudo em um único sistema.
2. Deixar de atender o cliente por telefone
Coloque-se no lugar do cliente. Imagine que você está preocupado com um processo judicial que pode ter um grande impacto na sua vida. O tempo passa e o advogado não entra em contato para dar as devidas informações. Você, então, resolve telefonar para o advogado, mas ninguém lhe atende. Quando consegue, enfim, o contato, seu advogado diz que retornará em seguida, mas simplesmente o ignora. Diga com sinceridade: você confiaria nesse profissional?!
É essencial que o escritório de advocacia esteja preparado para sanar as dúvidas dos clientes, para atendê-los cordialmente em todos os momentos. Entenda que o cliente é geralmente uma pessoa ansiosa, que passa por uma situação de estresse. Afinal, litigar em um processo judicial pode trazer-lhe consequências indesejadas. Por isso, procure retornar o contato sempre em prazos razoáveis.
3. Não explicar claramente os valores a serem pagos
Principalmente para advogados iniciantes, determinar o preço dos serviços a serem prestados e explicá-los corretamente para o cliente é uma grande dificuldade a ser vencida. Isso acaba se tornando um dos grandes erros no atendimento e impactando na relação entre as partes.
Muitas vezes o advogado se equivoca na hora de determinar o preço, assim como não deixa claro para o cliente qual o valor total a ser pago e as formas e datas do pagamento.
O mais correto na hora de estipular o preço é utilizar como base a tabela de honorários advocatícios do seu estado, que é disponibilizada por cada OAB estadual, e adaptá-la de acordo com os custos e especificidades do caso. É preciso também discriminar para o cliente o que está sendo cobrado, ainda que seja necessário detalhar item por item.
É importante, também, formalizar contratos de honorários, o que permite ao advogado uma cobrança mais célere dos honorários advocatícios em caso de inadimplência. Além disso, a formalização do contrato evita mal-entendidos com o cliente, comprovando os valores que foram pactuados.
4. Faltar às audiências
De todos os erros no atendimento, esse é um considerado gravíssimo! É inaceitável que o advogado não compareça às audiências designadas, sem apresentar uma justificativa plausível. A ausência do advogado pode comprometer grandemente o andamento do processo, prejudicando de forma imensurável o cliente.
Na melhor das hipóteses, a audiência será remarcada e o cliente terá o andamento de seu processo procrastinado. Na pior delas, o Juiz poderá dar sequência à audiência, nomeando um advogado dativo ou defensor público que nada sabe sobre o processo do seu cliente.
5. Não ter uma equipe de apoio
Todo escritório que queira se manter no mercado, independente do seu tamanho, precisa ter uma equipe de apoio. Os advogados de apoio servem não apenas para substituir algum colega em uma demanda externa, mas para desafogar o fluxo de trabalho interno.
Com uma boa equipe de apoio, problemas como esquecer o envio de cobrança, não dar retorno ao cliente, não saber o andamento do processo e esquecer a data da audiência serão resolvidos.
Além disso, por maior que seja a eficiência do profissional, ele não dará conta de fazer todo o serviço sozinho. O que acontecerá se ele tiver um imprevisto de cunho pessoal, justamente no dia de interpor um recurso? E se for o dia de uma audiência ou de uma reunião importante? Dessa forma, ele necessita de uma boa equipe.
6. Perder prazos
Perder prazos processuais é um erro fatal, capaz de trazer sérias consequências para a carreira do advogado. A perda de prazos processuais pode acarretar punições da OAB, bem como a responsabilização patrimonial do advogado pelos prejuízos que eventualmente tenha causado ao cliente.
Para evitar esse tipo problema, o escritório pode contar com a tecnologia na advocacia: uma grande aliada que oferece uma série de ferramentas que auxiliam o advogado na sua rotina jurídica. Desde o nascimento do processo à sua extinção, passando pela gestão de todas as demandas do escritório e tarefas operacionais, essas soluções permitem a otimização do trabalho como um todo e melhora a organização do negócio.
7. Redação de textos descuidada
A escrita é, por excelência, a ferramenta de trabalho do advogado. Escrever adequadamente sob o ponto de vista da ortografia e gramática, mas também com coesão e coerência, é essencial para o êxito profissional de quem trabalha diretamente com a redação de textos.
Note que magistrados, desembargadores e membros do Ministério Público atuam em um número elevado de processos. Desta forma, uma linguagem adequada, com perfeito desencadeamento lógico de argumentos e sem erros de português, facilita a leitura e compreensão de suas petições.
Além disso, uma escrita que prime pela técnica jurídica, mas sem conteúdo rebuscado, facilita o entendimento do cliente, tornando a compreensão do processo mais acessível para as partes.
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