A gestão financeira para um escritório de advocacia é um dos principais pontos a se considerar no negócio, independentemente de seu formato e dos tipos de serviços prestados na área de Direito.
A fonte de renda é exclusiva, partindo dos clientes que necessitam de serviços específicos. Porém, apesar de existirem os custos específicos, muitos gastos são comuns a outras empresas, como energia, internet, água e limpeza.
O gestor precisa manter controle sobre todos os procedimentos financeiros, garantindo um fluxo de caixa saudável (receitas e despesas em equilíbrio).
Veja como é possível qualificar a gestão financeira para um escritório de advocacia, usando estratégias eficazes!
Estruturação de um plano de contas
O plano de contas permite à gestão financeira separar receitas e despesas e classificá-las em diferentes categorias, como: honorários mensais, honorários contratuais, honorários de incumbência, investimentos, despesas administrativas, despesas operacionais e assim por diante.
Uma forma de aprimorar esse trabalho é automatizando a gestão financeira para um escritório de advocacia com a ajuda de um software específico. O uso de planilhas, além de mais trabalhoso, está mais sujeito a erros humanos.
O software de gestão financeira é utilizado em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.
Registro de transferência entre contas correntes
Um bom software permite que o profissional registre todas as transferências realizadas entre contas correntes, facilitando o controle de pagamentos e recebimentos.
A transferência é feita pelo banco, mas o software registra a operação.
O software ajuda a separar as contas, especificando os meios de pagamento. Por exemplo, o profissional saberá que uma quantia ‘X’ destinada ao pagamento de um produto ou serviço específico foi transferida da conta do escritório para a conta de outra pessoa (física ou jurídica) em um determinado dia e em um determinado horário.
Existem diversas formas de efetuar pagamentos, sendo a transferência entre contas correntes uma opção rápida e eficaz (geralmente, entre contas de um mesmo banco, não há cobrança de taxas).
Integração bancária
Um bom software de gestão financeira permite também que o escritório de advocacia fique completamente integrado ao banco cadastrado. Essa integração é especialmente importante para o controle de inadimplência por meio de processos de cobrança.
Com a integração bancária, é possível gerar, emitir e processar boletos de cobrança para os clientes. Dessa forma, tudo fica bem mais prático tanto para o cliente quanto para o profissional. Automatizando o atendimento ao cliente, o software permite aprimorar o relacionamento com ele.
Movimentações entre centros de custos
Os centros de custos são unidades dentro de uma empresa que, geralmente, correspondem a setores. A finalidade é agrupar as diferentes despesas de modo a facilitar a análise delas, identificando suas origens e destinações (Por que foi feita tal despesa? Para onde vai o dinheiro?).
Para a gestão financeira, a adoção de centros de custos ajuda bastante a controlar os gastos, deixando bem mais transparente o processo de pagamento de contas, pois o gestor fica ciente de qual setor está gastando mais, qual está contribuindo para mais desperdícios, qual está sendo mais econômico e assim por diante.
Um software eficaz permite que sejam transferidas informações entre diferentes centros de custos, o que melhora ainda mais a identificação da responsabilidade sobre o gasto. Talvez certas despesas sejam resultado de ações e medidas de mais de um setor dentro do escritório, ou seja, para promover o equilíbrio financeiro, será preciso ratear valores entre os respectivos centros de custos.
Da mesma forma que se definem centros de custos, convém definir os centros de receitas de modo a identificar, com mais exatidão, quais setores contribuem para a maior lucratividade do escritório.
Previsões e faturamento
Outra ação necessária para a gestão financeira para um escritório de advocacia eficiente é a realização de projeções ou previsões, baseando-se na demanda pelos serviços. Um escritório de advocacia pode desenvolver serviços voltados somente a uma área do Direito ou a mais de uma.
Quando é possível reunir profissionais especializados em diferentes áreas, isso pode se tornar um diferencial competitivo. Os coworkings, por exemplo, costumam reunir profissionais de uma mesma formação, mas que atuam em diferentes áreas. Eles dividem as despesas e melhoram o nível de networking, compartilhando conhecimentos, experiências e clientes.
Contudo, o importante é que os advogados tenham realmente conhecimentos suficientes sobre a área em que atuam, seja trabalhista, criminal, de proteção ao consumidor e assim por diante.
Fazer previsões de demanda vai ajudar a manter um controle financeiro mais equilibrado, contribuindo para a economia geral do negócio e para a definição de estratégias visando aproveitar momentos no futuro.
Até para escritórios de advocacia, a sazonalidade deve ser considerada. É possível que, em certas épocas, a demanda por certos tipos de serviços jurídicos seja mais frequentes.
O software de gestão financeira torna-se, mais uma vez, um aliado do advogado, permitindo as previsões de lançamentos financeiros para a realização do faturamento.
Esse recurso do software também favorece o controle sobre o pagamento dos clientes e as contas a pagar, considerando o dinheiro que entrará no caixa em um dia específico (contratos a vencer), bem como o dinheiro que sairá dele para cobrir despesas mensais.
Essas previsões são importantes inclusive para controle tributário, já que os tributos costumam incidir sobre o faturamento das empresas.
No que se refere ao faturamento em especial, um sistema automatizado de gestão financeira pode registrar demandas, coordenando assim as atividades. Ele registra, altera e consulta qualquer demanda, controlando os prazos.
Esse recurso permite ajustes a qualquer momento (como mudança de prazos ou de valores), contribuindo para a flexibilidade das operações.
Emissão de nota fiscal
Levando em conta outros aspectos fiscais, o software de gestão financeira permite a integração com a prefeitura do município para a emissão de nota fiscal de serviço eletrônica, a NFS-e.
Como o trabalho de um advogado consiste na prestação de serviços, é obrigatória a emissão desse documento para controle fiscal.
O próprio software emite a nota, envia para processamento na prefeitura e, depois, envia ao cliente conforme determina a legislação. Além disso, oferece as opções para reimpressão do documento, ajustes (caso sejam necessários), consultas, exportação e importação do arquivo XML e cancelamento da nota.
Outras funcionalidades de um software de gestão financeira
Outras funcionalidades de um bom software, que contribuem para qualificar a gestão financeira nos escritórios de advocacia, envolvem:
- gestão do acervo digital (GED) dos clientes, processos, contratos e assim por diante;
- controle do fluxo de caixa;
- controle das custas processuais e dos reembolsos (controle das despesas referentes a cada processo e cliente, gerando sistematicamente a prestação de contas para ressarcimento).
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