O escritório de advocacia é um negócio que, como qualquer outro, deve possuir uma estrutura organizacional adequada, divisão de setores e de atividades, por área de atuação. Afinal, em um mercado tão competitivo, profissionalizar o escritório de advocacia e ter um olhar empreendedor sobre ele é uma necessidade e não um diferencial!
Afora a excelência na prestação dos serviços jurídicos, o advogado empreendedor precisa lidar com todo um rol de afazeres que vão além da sua área. Serviços administrativos, financeiros e de gestão, por exempo, estão diretamente ligados à boa prestação da atividade-fim.
A fim de ajudar quem pretende abrir seu próprio escritório de advocacia e precisa entender como funciona a sua gestão, escrevemos este artigo. No entanto, ele também serve para você que já possui um e não conhece soluções de profissionalização dos mecanismos de gestão. Continue a leitura e saiba mais!
Peculiaridades do negócio
O escritório de advocacia, além de todos os detalhes citados acima, faz parte de uma categoria de mercado que valoriza muito a boa aparência e o status. É parte fundamental do universo jurídico a transmissão da credibilidade ao cliente que vai contratar os serviços e esta confiança está ligada, dentre outros fatores, à boa apresentação da empresa.
Então, para quem quer se destacar no ramo ou criar um empreendimento, é necessário pensar tanto em elementos básicos para profissionalizar o escritório de advocacia, como adoção de meios práticos de gestão, quanto em elementos diferenciados, como o cuidado com a aparência física e digital do negócio.
Rotinas básicas do escritório de advocacia
Rotina Administrativa
Algumas das atividades são programação de viagens, cotação de passagens e hotéis, solicitação de serviços de manutenção de infraestrutura e de limpeza do espaço, além da compra de insumos.
Rotina Técnica
Consulta a processos, idas ao fórum, realização de audiências, elaboração de documentos, reuniões de alinhamento com clientes, pesquisas jurisprudenciais, solicitação e acompanhamento de serviços de correspondência jurídica.
Rotina Financeira
Ter controle do fluxo de caixa é o aspecto mais importante quando o assunto é negócio em expansão. É através do controle de ativos e passivos que você adquire informações necessárias à criação de estratégias de ação para manter a saúde do empreendimento.
Contas a pagar: mecanismo de organização e controle de custos fixos e variáveis, por data de vencimento. Dentre os custos fixos estão as contas de água, luz, telefone e internet, por exemplo, e dentre os custos variáveis estão os gastos com manutenção e limpeza.
Contas a receber: controle que possibilita a montagem de estratégias de recebimento mensal de verba. Uma dessas estratégias é o foco em constituir contratos de prestação de serviços mensais, de forma a não depender de entradas provenientes de resultado de ações.
Contabilidade: todo negócio legalmente constituído, necessariamente, precisa de apoio contábil. Isso porque existem responsabilidades deste em relação às entidades públicas, como pagamento de impostos. Existem ações de perfil contábil que devem ser praticadas todo mês e a constituição de uma nova empresa, em si, já demanda o serviço.
Rotina Comercial
Captação de clientes: neste ponto, será necessária a criação de estratégias de ações para ser visto. Confecção e distribuição de cartões de visita é um dos meios consagrados de fazer isso e ainda funciona. No entanto, o foco na divulgação pela internet é a melhor estratégia atualmente.
Manutenção de clientes: os clientes já captados são peças fundamentais para saúde do seu negócio, pois podem se tornar a fonte de entradas mensais de capital, através de pequenos contratos de prestação de serviços, e indicação do escritório para outras pessoas. É preciso estabelecer uma rotina de atendimento a eles, de forma a fidelizá-los através de atenção dedicada e qualidade na prestação de serviços.
Divulgação de serviço: reserve espaço na agenda para participar de congressos, palestras e, até mesmo, festas e happy hours, de forma a manter contato e ser visto. Crie sua rede de indicações e estabeleça relações sadias com os colegas de profissão.
Rotina Digital
Se você quer ser encontrado nos dias atuais, você precisa de muito mais que uma linha de telefone fixa e de um celular sempre carregado. Você precisa ser visto no local onde as pessoas irão te procurar!
A internet representa hoje um mundo paralelo e fundamental para buscar as soluções que se quer. Pense em quantas vezes você já pesquisou delivery para comprar lanches sem sair de casa, médicos para realizar suas consultas, locais legais para sair com a família.
Da mesma forma, é neste ambiente que as pessoas vão procurar, cada vez mais e de forma mais seletiva, os serviços que seu escritório presta. Veja algumas ações básicas a se tomar em ambiente web:
Criação e manutenção de website: seu site é a sua cara no mundo da internet. Ele é muito mais fundamental para profissionalizar o escritório de advocacia que um perfil no Facebook ou no Instagram. Isso porque trará todas as informações do negócio junto com a sua identidade visual. Considere montar o seu, gratuitamente!
Promoção de consultorias online: procure atender aos clientes da forma mais funcional para eles, seja presencialmente ou por ferramentas de vídeo como o Zoom.
Produção de conteúdo para web: um grande diferencial hoje é a diversificação do seu produto. Neste caso, atraia mais potenciais clientes alimentando um blog de assuntos jurídicos da sua área de atuação ou um canal no Youtube com vídeos sobre o tema. Pense também em ferramentas que possibilitem a interação das pessoas, como fóruns sobre assuntos diversos para que elas tirem suas dúvidas e conheçam seu trabalho.
Participação em eventos: várias empresas do segmento jurídico investem na promoção de eventos online. Procure participar ativamente deles e fortalecer sua imagem perante o público.
Automatização de processos e soluções
É humanamente impossível para o advogado realizar todas estas atividades, com qualidade e continuidade. Mas, a boa notícia é que para profissionalizar o escritório de advocacia não precisa, necessariamente, recorrer à contratação de muitos funcionários. Não mais! Hoje existem soluções de profissionalização de gestão de processos e procedimentos disponíveis no mercado através de softwares específicos, a baixo custo.
Você pode contratar empresas, por exemplo, capazes de realizar um estudo do seu negócio e suas estratégias de atuação, e montar um software único, capaz de integrar soluções financeiras, administrativas e contábeis em um mesmo local. Você só terá o trabalho de alimentá-lo com as informações necessárias para que ele te apresente os resultados.
Mas a inovação maior são os softwares jurídicos! Através deles o advogado poderá conhecer um processo assim que ele for distribuído na Justiça, por exemplo. Desse modo, ganha mais tempo para se preparar para a ação e se dedicar à rotina comercial do negócio. Afinal, alimentar positivamente a relação com o cliente é o principal fator de sucesso para o negócio.
Entender que a prática jurídica pode ser facilitada por gestões sistematizadas e soluções tecnológicas é um desafio para estes profissionais. No entanto, é preciso se conscientizar sobre ela o mais rápido possível para garantir a sobrevivência, competitividade e crescimento dos escritórios.
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