Como lidar com clientes inadimplentes em escritório de advocacia?

Lidar com clientes inadimplentes em escritório de advocacia não é uma questão tão simples. Até porque a inadimplência pode ser causada por diversos fatores alheios à vontade do indivíduo. Ela pode ser decorrente da crise econômica pela qual o país tem passado nos últimos tempos, casos de força maior, como a perda de emprego ou situações de emergência, e, em casos mais delicados, devido à má-fé.

Apesar de a maioria dos contratos conterem a previsão ao direito de reaver os valores devidos, em âmbito judicial, às vezes, essa medida não é interessante para os escritórios de advocacia, de imediato.

Tudo isso gera uma maior exposição perante o público, em geral. Para que o negócio seja bem-sucedido, devem ser adotadas algumas dicas que auxiliam o desempenho do profissional no meio. O advogado deve se preocupar com a gestão do escritório, a sua performance técnica, o atendimento com clientes para que assim, possa aumentar o seu negócio. Isso tudo exige esforço e organização.

Pensando nisso, este artigo visa apresentar algumas dicas para ajudar a enfrentar o problema. Serão apontadas alternativas às cobranças judiciais, de forma que o escritório consiga obter êxito no pagamento dos valores a ele devidos, sem que isso influencie no convívio com os devedores. Acompanhe a leitura!

Analise o perfil financeiro para evitar possíveis clientes inadimplentes em escritório de advocacia

Analisar o perfil financeiro significa, antes de tudo, conhecer o cliente e os riscos que possam vir a comprometer a vida econômica desse indivíduo.

Nessa avaliação, o advogado verifica a possibilidade de o cliente conseguir suportar todos os custos decorrentes do serviço jurídico que será prestado, como a assessoria ou e processo judicial.

Isso deve ser feito, de preferência, no momento inicial da primeira reunião, a entrevista com o cliente que traçará o seu perfil, a fim de analisar se ele costuma honrar as suas dívidas. Trata-se de estudar a capacidade de renda do cliente e as suas atitudes de consumo e de comportamento perante os pagamentos anteriores

Nesse momento, o advogado deve colher os dados do indivíduo que servirão para o envio de documentos, cobranças e também para consultas junto a órgãos de proteção ao crédito — SPC, Serasa e instituições financeiras.

Elabore contratos de prestação de serviços

A elaboração de um contrato de honorários para os clientes é um procedimento que formaliza todos os termos que foram acordados durante a reunião. Assim, tudo deverá estar previsto no acordo de prestação dos serviços advocatícios, que deverá ser assinado pelas partes, ambas cientes de todos os seus termos.

O contrato visa evitar inadimplências e futuros transtornos que possam, porventura, surgir, caso a parte alegue desconhecimento ou discordância com algum de seus termos ou cláusulas.

Por isso, esteja ciente de que inseriu todos os valores que deverão ser pagos antecipadamente, os que serão cobrados ao longo da prestação dos serviços e aqueles que deverão ser pagos após o desenrolar de todo o procedimento e suas devidas porcentagens.

Além disso, não se esqueça de estabelecer as formas como o pagamento poderá será efetuado — depósito em conta corrente, cheque etc. —, a data em que isso deverá ser feito e as consequências que poderão ocorrer em caso de eventuais atrasos.

Envie as faturas com antecedência

Muitas pessoas — seja por esquecimento, distração ou até devido à má organização — se esquecem de pagar suas contas no dia estipulado. Isso não significa que o indivíduo tenha agido com má-fé perante o escritório. E não há nada de errado em lembrar o seu cliente sobre o vencimento das contas, desde que isso seja feito de maneira profissional e que não cause constrangimentos.

Uma forma para manter o controle financeiro do escritório é avisar previamente o cliente sobre o vencimento de um débito. Dessa maneira, ele poderá se programar melhor e as chances de esquecer o pagamento diminuem consideravelmente.

Experimente enviar um e-mail cortês para o endereço eletrônico do cliente, avisando que a data de vencimento do débito está se aproximando e ofereça ajuda, caso o cliente tenha problemas na quitação da obrigação.

Além de demonstrar organização no escritório, revela comprometimento com o bem-estar do cliente. Portanto, tente ser o mais agradável possível na sua linguagem para, assim, conseguir manter um bom relacionamento com ele.

Jamais coloque o cliente em situações embaraçosas. Não o exponha para os familiares, amigos e colegas de trabalho, informando a sua condição de inadimplente. Além disso, não o procure no local de trabalho ou fora do horário convencional.

Utilize um software de gestão financeira

A tecnologia deve ser usada a favor da gestão financeira do escritório. Para isso, o investimento em softwares de gestão pode ser uma ótima ideia. Eles atuarão auxiliando a registrar todas as informações referentes à produtividade do escritório, como a notificação em casos de reuniões marcadas, andamento dos processos e prazos a vencer.

O escritório também precisa manter a sua saúde financeira. Dessa maneira, precisa receber os honorários devidos, decorrentes dos serviços prestados. Assim, o uso de softwares específicos também torna-se muito útil na expansão dos negócios.

Ele serve para facilitar o controle financeiro dos clientes, de modo a identificar aqueles que estão inadimplentes ou que estão com fatura prestes a vencer, e garantir que as atividades que foram prestadas estejam devidamente catalogadas e, assim, sejam cobradas.

A dinâmica de um escritório jurídico atual não suporta mais o desperdício de tempo. Assim, a adoção de sistemas operacionais tecnológicos assegura rapidez, segurança e eficiência na gestão financeira das atividades.

Facilite as formas de pagamento

Facilitar as formas e oferecer novos métodos de pagamentos pode ser um excelente método para a expansão dos negócios, captar mais clientes e fidelizá-los. A atuação do escritório em favorecer e propiciar soluções alternativas pode ser um diferencial para aqueles clientes que enfrentam dificuldades no seu orçamento.

O fracionamento do débito pode ser uma dessas opções. Isso pode ser estabelecido por meio de contrato. Assim, ficará estipulado que o devedor terá tempo maior para solver a obrigação, que deverá ser paga em parcelas mensais menores.

Outra maneira de facilitar a quitação do débito é permitindo outras formas de pagamento, como cartão de crédito, emissão de cheques pré-datados ou até mesmo notas promissórias.

Lidar com clientes inadimplentes requer a adoção de estratégias específicas voltadas à gestão do escritório. A organização das atividades desenvolvidas com a ajuda de softwares que ajudam a organizar processos e informações dos clientes são medidas que ajudam a garantir a administração financeira e o desenvolvimento do negócio.

Gostou deste artigo e quer saber mais sobre os benefícios de um software jurídico na gestão do seu escritório? Então entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas!