Como fazer automatização de documentos para a advocacia?

A tecnologia está em praticamente todos os negócios, facilitando a gestão, ajudando a evitar falhas humanas e aumentando a produtividade. Porém, o ambiente jurídico ainda tem um certo receio quando o assunto é sistemas para automatização de documentos, organização e acompanhamento de processos jurídicos, gestão de clientes e funcionários, controle financeiro e tantos outros benefícios que o uso da tecnologia pode trazer.

Há pesquisas que mostram que advogados usam 70% de seu tempo com trabalhos que não condizem com a sua especialização, como conferir se há novidades em processos, se processos foram abertos, se há prazos próximos de seu fim, fazendo pesquisas em sistemas complicados e confusos em todas as esferas jurídicas do país e diversas outras tarefas burocráticas que não precisam ser feitas por advogados, ou seja, há um grande desperdício de mão de obra qualificada, um custo desnecessário.

Veja abaixo como a tecnologia pode ser extremamente útil também no ambiente jurídico e permitir que o advogado, de custo elevado por ser uma mão de obra especializada, não desperdice seu tempo com as tarefas mecânicas e repetitivas citadas acima.

Gestão de relacionamento com o cliente e advocacia

No mundo dos negócios, falar em sistemas de CRM (Customer Relationship Management, ou seja, gestão de relacionamento com o cliente) já não causa estranheza. Devido à enorme concorrência e ao fato de a informação já ser algo em abundância, os clientes estão cada vez mais exigentes, e as empresas precisam se diferenciar da concorrência. Uma das formas de conseguir essa diferenciação é mantendo um bom relacionamento com o consumidor, afinal, é mais custoso conseguir um novo cliente do que manter um.

É importante ficar claro que CRM não é apenas um sistema, mas um conceito de estratégia de uma empresa como um todo para manter o foco no cliente. Entretanto, isso é muito difícil de conseguir, com acesso a todo o histórico do mesmo, registro de todos os contatos desde a prospecção etc., sem o auxílio de um software.

No mundo jurídico, não é diferente. É fundamental seu escritório ter o foco no cliente e manter um ótimo atendimento desde a prospecção, o primeiro contato e a fidelização desse novo parceiro. Você consegue construir uma forte base de dados de seus clientes e, dessa maneira, é possível aumentar as chances de prestar mais serviços para eles, bem como que o indiquem, contribuindo, assim, para a reputação da empresa, o que é muito importante em mercados cada vez mais competitivos.

Tecnologia para organizar e acompanhar processos

A morosidade do setor jurídico é algo amplamente conhecido. Quem atua na área sabe que, além da morosidade, há também dificuldades para saber se processos foram abertos, acompanhar esses processos, encontrar informações, saber se há pendências, consultar todas as esferas jurídicas do país (que, na maioria das vezes, não são integradas), se os prazos estão próximos do fim, entre outras dificuldades.

Com isso, aumenta muito a possibilidade de cometer erros, como não informar o cliente do andamento do processo, perder prazos, entre outros. O uso de software que faça esse acompanhamento de processos e informe o advogado a respeito de aberturas, alterações e pendências evita esses erros e melhora a eficiência de todo o escritório.

Uma boa gestão de equipe para a produtividade e a redução de custo

Apesar de o foco ser o cliente, não se pode abrir mão de uma boa gestão de seus funcionários. O auxílio de sistemas permite ao gestor coordenar, de maneira fácil e precisa, a sua equipe. Uma boa gestão evita que funcionários fiquem ociosos ou mesmo que tarefas sejam esquecidas, por exemplo.

Com uma melhor organização de toda a equipe e também com auxílio de sistemas para evitar erros e, consequentemente, retrabalhos (desperdício de tempo), há um aumento significativo na produtividade.

Além disso, as tarefas gerenciadas por sistema permitirão ao gestor controlar os custos da empresa, sabendo exatamente tudo que foi despendido em cada processo, portanto, seu custo.

A automatização de documentos como diferencial

Detalhamos todos esses usos de sistemas, pois falar em robôs, máquinas, inteligência artificial e coisas assim é visto com estranheza, um futuro muito distante — especialmente no meio jurídico, em que há muita burocracia, muitos papéis e até um certo distanciamento da tecnologia. Mas o fato é que os softwares já conseguem realizar diversos trabalhos e evitar que uma mão de obra especializada, como a do advogado, desperdice 70% de seu tempo com trabalhos repetitivos e burocráticos.

Você pode estar se perguntando qual a relação de tudo o que foi falado até agora com a geração automática de documentos. Bem, com uma base de dados sólida de seus clientes, processos organizados sistematicamente, documentos digitalizados no acompanhamento dos processos e a gestão de sua equipe também sistematizada, a automatização de documentos fica muito mais fácil.

Com ela, é possível melhorar, e muito, a eficiência de toda a sua equipe, gerando peças de onde você estiver, só precisando de um computador com acesso à internet, gastando menos tempo para gerar as peças (alguns cliques, e o sistema une a base de dados sólida de clientes a processos, para gerar a peça automaticamente), evitando documentos com erros ou fora do padrão de seu escritório (uma vez que ele será configurado no sistema e, com isso, todas as peças serão emitidas de acordo com ele), além de uma facilidade de gestão da produtividade de sua equipe.

Na prática, a automatização de documentos é tão simples que apenas uma hora de treinamento é o suficiente para que a equipe comece a se familiarizar e a utilizar o sistema, aproveitando todos os benefícios que ela pode trazer para o escritório como um todo.