Como usar um software jurídico na gestão de expansão dos negócios?

A busca pelo adequado suporte tecnológico também é importante para os advogados, de forma a expandir seus negócios e sua atuação. Municiado com soluções técnicas eficientes, como a implantação de um software jurídico, o escritório terá recursos para melhorar o atendimento ao cliente e a prestação de serviços, integrando-se aos tribunais e às melhores publicações do gênero.

Muitas atividades que eram efetuadas manualmente podem ser realizadas automaticamente, com maior rapidez e praticidade, por meio de somente alguns toques na tela do computador, do tablet ou do celular. Veja como você pode utilizar um software jurídico para gerenciar seu escritório de advocacia e ajudá-lo a se expandir!

A importância do software jurídico

A automação proporcionada por um software jurídico consiste no processamento de dados e em sistemas que beneficiam os controles operacionais na rotina do escritório, substituindo a execução manual das tarefas, mais demorada, mais onerosa e mais sujeita a erros.

Com a automação, espera-se o aumento da produtividade de uma certa operação, diminuindo custos operacionais, otimizando o desempenho e dando mais vantagem competitiva à empresa de advocacia.

O aprimoramento dos processos

Um dos problemas que mais impedem o desenvolvimento de um bom trabalho em escritórios jurídicos é a desorganização dos materiais. A ausência de uma metodologia que organize os processos gera muita perda de tempo e de boas oportunidades na demanda pelas informações.

A negligência com a segurança dos documentos (backups, criptografia e proteção contra vírus) também é um problema. É bem mais difícil garantir proteção usando recursos manuais. Mas, com um bom software elaborado especificamente para esse segmento, a situação muda drasticamente.

Ele pode executar operações, como editar; cadastrar; atualizar; imprimir; consultar e publicar. Assim, os processos ganham em eficiência e segurança, garantindo ao cliente um pronto atendimento, ágil e livre de burocracias.

Geralmente, o software jurídico dispõe de funções off-line, ou seja, é possível fazer consultas, mesmo sem acesso à internet. Além disso, o armazenamento é garantido e seguro, ficando os documentos e dados importantes bem protegidos em um banco centralizado.

A redução de riscos

Outra vantagem da automação é a redução de riscos. Quanto maior for a empresa, mais sujeita a erros ela estará. Da mesma forma, quanto mais casos o escritório receber e quanto mais funcionários ele comportar, maior será a responsabilidade do gestor.

Acusações de irresponsabilidade podem manchar a imagem da empresa e bloquear seu crescimento ou contribuir para seu fechamento. Quando se trata de defender direitos e disputar causas judiciais, existe uma grande responsabilidade do profissional.

Fazendo uma abordagem sistemática, o gestor corre menos riscos, atuando com mais segurança e evitando erros que possam custar caro para a empresa. Essa abordagem pode ser feita a partir dos softwares jurídicos que, como vimos, otimizam a organização dos processos, administram prazos, ajudam com o calendário e possibilitam o desenvolvimento de fluxos de trabalho mais estruturados, evitando que alguma etapa fique incompleta ou nem sequer seja iniciada.

A captação eficiente de dados

A taxa de geração de dados cresce de forma exponencial. Apesar de a internet já existir há muitos anos, 90% das informações disponíveis foram criadas nos últimos dois anos.

Os dados possuem potencial muito alto e estão modificando totalmente a forma de operar das empresas. As organizações que conseguem alavancar essas informações estão mais aptas para sobreviver no mercado e controlar a economia futura.

Já aquelas que têm dificuldades em fazer isso estão em perigo de interromper suas atividades ou cair na obsolescência, ou seja, na contínua aplicação de práticas ultrapassadas e pouco funcionais.

Um olhar na indústria de publicidade e propaganda digitais comprova essa realidade. O Facebook e o Google são, atualmente, campeões em quantidade de dados e dominam o mercado. Em relação aos escritórios jurídicos, a captação e utilização dessas informações ainda não são tão eficientes, mas essas práticas serão fundamentais ao longo dos próximos anos.

Com a ajuda de um software jurídico, a captura de dados ocorre automaticamente. E, mais significativo ainda, o software estrutura esses dados. Escritórios que ainda utilizam Microsoft Word, e-mails e notas para gerir os processos estão, certamente, dando origem a dados, mas em um formato não estruturado, o que torna o uso deles mais complicado.

Quando o gestor deposita dados em um software específico para seu segmento (principalmente, aqueles que apresentam campos personalizados), é possível estruturar os dados de maneira personalizada, facilitando a medição de KPLs e a obtenção de outras informações importantes para a empresa.

A satisfação dos clientes

Sem dúvida, com clientes mais satisfeitos, seu escritório jurídico tem mais chances de se expandir. Um cliente satisfeito poderá procurar seu escritório mais vezes, em outras ocasiões, para resolver outras dificuldades. Além disso, ele poderá recomendar o escritório para mais pessoas (parentes, amigos, conhecidos). Também poderá postar elogios em redes sociais, emitindo opiniões positivas e dando boas referências do lugar.

A satisfação do cliente é muito importante para o sucesso da empresa em médio e em longo prazo e o software jurídico pode ajudar a conhecer melhor o cliente e a prestar serviços cada vez mais satisfatórios ao público, assegurando rapidez e produtividade em uma área que é conhecida, principalmente, por sua morosidade e pela burocracia: a Justiça brasileira.

Por exemplo, os softwares permitem o compartilhamento de arquivos. Também permitem o acompanhamento dos processos de forma automática, ou seja, o profissional tem acesso a todas as informações atualizadas sobre os processos e pode fornecer respostas rápidas e seguras aos clientes, adiantando resultados ou indicando os rumos que as coisas estão tomando.

A comunicação e a integração com os clientes se desenvolve de forma fluida e eficaz quando se usa um software para advogados.

O sistema automatizado ainda favorece o desenvolvimento de estratégias no trabalho jurídico, o que coloca seu escritório um passo adiante na defesa dos processos. Assim, ele se torna um diferencial competitivo relevante, transformando a experiência do cliente com o universo jurídico em algo menos traumático e até positivo.

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