A tecnologia é uma grande aliada no aumento da produtividade e no crescimento de vários tipos de empresas. Na área jurídica, por exemplo, a adoção de softwares apresenta inúmeros benefícios, como a organização de processos, o cadastro facilitado de clientes e o agendamento de audiências.
Neste artigo vamos abordar como funcionam alguns tipos de softwares para escritórios e departamentos jurídicos, quais são as suas características e as suas principais vantagens. Confira!
Os softwares jurídicos atuam como aliados na gestão e na administração dos negócios. Eles podem ajudar desde a unificar funcionalidades, como o controle e o acompanhamento de processos, a fornecer informações essenciais para os advogados de forma automática.
Além disso, um sistema de tecnologia jurídica também é capaz de auxiliar os advogados na gestão financeira, atividade que muitas vezes é terceirizada pelos juristas. Esse tipo de sistema também proporciona aos advogados uma maior integração das informações.
Assim, a partir de um banco de dados, geralmente captado dos sites dos tribunais, os advogados obtém todas as informações de que precisam de forma prática, rápida e segura.
Atualmente, existem no mercado vários softwares e módulos que apresentam diferentes e interessantes funções para os escritórios e departamentos jurídicos. Confira, a seguir, os principais tipos disponíveis!
Por meio de um sistema de geração de documentos, esse tipo de software utiliza o banco de petições e peças processuais do escritório ou departamento para criar e padronizar modelos. Dessa forma, todos os advogados usarão o mesmo padrão.
A partir do padrão estabelecido no software, o advogado conseguirá gerar documentos de acordo com os modelos já usados. Isso ajuda a dinamizar o trabalho e aumenta a produtividade como um todo.
Os modelos podem ser muito úteis também no caso de contratação de novos funcionários. Por meio deles, os novatos elaborarão os seus documentos de acordo com o modelo preestabelecido no programa. Além disso, a geração padronizada de documentos evita muitos erros e proporciona maior qualificação ao trabalho prestado.
Um dos tipos mais comuns de software jurídico é o de gestão de processos em andamento, que envia ao advogado todas as informações sobre o andamento dos processos a cada atualização, automaticamente.
Com essa função, os advogados economizarão tempo e trabalho. Não precisarão mais acessar o site dos tribunais ou o sistema de processo judicial eletrônico para consultar as ações que estão acompanhando.
O software de andamento de processos também possibilita a entrega personalizada do monitoramento. Ele acontece de acordo com preferência do advogado e ajuda a delegar processos para profissionais específicos, dependendo de cada andamento.
Outra funcionalidade interessante trazida pelos softwares para os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é o cadastro de dados e de contatos dos clientes e o agendamento de compromissos dos advogados.
Com esse tipo de sistema, as informações são disponibilizadas virtualmente, o que reduz o tempo de pesquisa dos funcionários. A função proporciona, ainda, que sejam enviados lembretes para o cumprimento de prazos e o comparecimento em audiências e reuniões.
Atividades típicas de gestão financeira — como a emissão de boletos e o pagamento de custas processuais — podem ser automatizados com um programa virtual de gestão financeira.
Esse tipo de funcionalidade tem como objetivo organizar a cobrança de valores a pagar e o controle de valores a receber. Além disso, o programa de gestão financeira facilita o controle de fluxo de caixa e a emissão de boletos para cobranças de honorários advocatícios dos clientes.
Muitas empresas já aderiram ao sistema de armazenamento em nuvem para arquivar seus documentos. Ainda que os arquivos digitais não substituam os físicos, em muitos casos, a praticidade de acessar um documento pelo computador, bastando ter acesso à internet, é muito interessante para os advogados.
Pela facilidade de acesso aos documentos, um sistema de gestão de documentos digitais pode ser muito útil para a rotina de trabalho do advogado, que depende apenas de dados de clientes e de processos para realizar as suas atividades principais.
Esse tipo de gestão pode ser realizada por meio de um software próprio, adquirido pelo escritório ou departamento especificamente para essa finalidade, ou por meio dos sites de compartilhamento digital de arquivos — como o Google Drive e o Dropbox.
Além de economizar tempo de pesquisa e de desarquivamento de pastas de documentos, os arquivos digitais também promovem economia de espaço físico, de modo que se arquive somente os documentos que devem ser mantidos necessariamente no original para o trabalho do advogado.
Melhor do que contratar diversas funcionalidades por meio de vários softwares jurídicos é compilar todas essas funções em um programa de gestão completa do escritório ou departamento jurídico.
Esse tipo de programa é mais fácil de acessar e de operar porque reúne todos os tipos de funcionalidades que citamos acima, como a geração de documentos, o acompanhamento de processos, a gestão financeira e a agenda dos advogados, dentre outros.
Outra solução jurídica que otimiza o trabalho dos advogados é fazer o acompanhamento de processos encerrados de forma automática. Isso auxilia na identificação de forma rápida e segura dos processos com evidência de baixa da sua empresa ou dos seus clientes.
Assim, é possível ter conhecimento dos processos com evidência de baixa e manter a base atualizada para manutenção. Essa solução confere agilidade, organização e clareza na gestão. Dessa forma, garante a diminuição do contingenciamento do passivo jurídico e, consequentemente, dos custos com escritórios terceirizados.
Como explicamos acima, já valeria a pena investir em tecnologia jurídica somente pelo aumento da produtividade e da qualidade dos serviços prestados. No entanto, os softwares também possibilitam que os advogados realizem melhor a gestão de seu tempo de trabalho.
Isso acontece porque o profissional do Direito economizará tempo na pesquisa de andamentos processuais, de dados e de informações de clientes. Logo, terá mais prazo para acompanhar as suas demandas e elaborar as suas peças.
Nesse sentido, sobrará tempo para atividades que demandam mais concentração e raciocínio, como pesquisa jurisprudencial. Outras atividades estratégicas também poderão ser executadas com maior dedicação, como o atendimento aos clientes e as reuniões internas da equipe jurídica.
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