Como modernizar os processos com a tecnologia nos escritórios de advocacia

A tecnologia nos escritórios de advocacia é tão importante quanto o currículo dos profissionais jurídicos que almejam uma vaga na empresa. Afinal, ela envolve qualidade, inovação, organização, dentre outras características essenciais à gestão jurídica.

A inserção de recursos tecnológicos tende a agilizar os processos judiciais, compilar as informações necessárias e oferecer subsídios operacionais para diminuir a quantidade de documentos armazenados.

Além disso, a tecnologia nos escritórios de advocacia é vista pelos clientes como um serviço diferenciado, pois confere melhoria no atendimento, aperfeiçoa os fluxos e demandas jurídicas e gerencia toda a empresa.

Quer saber como modernizar um escritório de advocacia com a inserção tecnológica? Então, confira as orientações do post de hoje!

Quais os benefícios da inserção da tecnologia no meio jurídico?

O advento da tecnologia propiciou vantagens em todas as vertentes corporativas. A medicina se beneficiou com os diagnósticos rápidos, a engenharia, com a elaboração de plantas estruturais interativas, e o meio jurídico, com a interligação dos trâmites processuais.

Com um software direcionado ao meio jurídico, é possível cadastrar todos os dados do cliente, acompanhar as principais movimentações processuais, armazenar os pareceres emitidos pelos advogados e contabilizar os honorários acordados.

Além disso, é possível agrupar os clientes por áreas jurídicas, criar grupos sobre um mesmo objeto de ação, avaliar as percepções sobre os atendimentos e gerir toda a assistência jurídica prestada.

O software também serve com um gerenciador de processos, facilitando a busca por códigos, nome do cliente, tipo de ação impetrada e outras configurações que podem ser adicionadas, conforme a necessidade da empresa.

Algumas plataformas interligam a disponibilidade do advogado com o agendamento da secretaria e, com isso, podem indicar o melhor horário e o especialista no assunto jurídico solicitado.

Como implantar uma plataforma jurídica inovadora?

Assim como as atividades inerentes de um bom advogado, para implantar um software em um escritório de advocacia, é preciso coletar o maior número de informações, das mais diferentes fontes.

Uma reunião deve ser marcada entre os sócios e advogados para definirem as principais necessidades da empresa, quantificar o valor investido e assegurar boas negociações com a empresa de tecnologia contratada.

Para tanto, devem ser avaliadas as propostas existentes no mercado, verificar se alguma atende às solicitações de empresa contratante, fazer cotações, analisar custo-benefício e pedir referências para colegas de profissão.

Grandes escritórios de advocacia precisam de uma plataforma que contemple as particularidades das áreas jurídicas. Porém, um software pode atender a diversos nichos, uma vez que tem capacidade para se adequar ao cliente jurídico.

Um ponto relevante é o levantamento para dimensionar a complexidade dos processos acompanhados. Por exemplo, na área da família, os processos são diferentes dos trabalhistas, menos complexos que os tributários e mais complicados que os cíveis.

Logicamente, como se trata de um escritório de advocacia, é preciso analisar detalhadamente as cláusulas do contrato e acompanhar a implantação da plataforma. Será um diferencial se a empresa contratada oferecer treino ou apoio técnico aos funcionários nessa empreitada.

Como fazer a importação de forma adequada?

Após a definição da empresa que fornecerá o software, é crucial organizar o processo de importação dos dados. Nesse quesito, é necessário o engajamento de todos os membros para padronizar as tarefas e não desmembrar a ação já iniciada.

Dessa maneira, é importante programar a importação dos dados impressos de forma gradativa e criteriosa, considerando as lacunas do sistema informatizado para o preenchimento correto. Notadamente, é fundamental criar um planejamento para que essa adaptação não interfira nas atividades rotineiras da empresa.

Nesse ponto, serão analisados os documentos que deverão ser digitalizados e as informações que precisam de atualizações, ou mesmo aquelas que podem ser destruídas, conforme a análise dos advogados.

Assim como é possível entregar os documentos do cliente que não serão necessários, pois a ação já foi ajuizada. Essa atitude contribuirá para diminuir o volume de papel acumulado no escritório de advocacia.

Como interligar os diferentes setores da empresa?

Um sistema informatizado para a área jurídica deve interligar todos os setores do escritório. Além dos dados dos clientes, é importante fazer conexões com a agenda dos advogados, levantamentos dos custos processuais e cálculos de honorários por sócios e advogados e de outros custos administrativos para a manutenção do escritório.

Tais informações podem ser obtidas por meio da emissão de relatórios gerenciais que mostrem a real situação da empresa. Esses documentos fornecerão subsídios para mudanças estruturais e administrativas da empresa.

Como se trata de um negócio que precisa gerar vantagens financeiras, é importante pensar na lucratividade das ações geradas, na produtividade dos colaboradores, nas despesas fixas e flutuantes observadas ao longo do tempo.

A partir dessas pontuações, os gestores e sócios devem repensar as atitudes que caracterizem o principal objetivo da existência do escritório, ou seja, a sua missão. E, ao longo do tempo, precisam rever ou adaptar a visão de negócio.

Por que usar tecnologia nos escritórios de advocacia?

Os escritórios de advocacia precisam se adequar à nova realidade da prestação de serviços de qualidade. Na atualidade, tempo é uma virtude que deve ser bem explorada, com diálogos objetivos e ações precisas, e o sistema manuscrito, nesse sentido, já está ultrapassado.

Por isso, as estratégias tecnológicas vieram para diminuir o tempo gasto com a escrita de documentos e direcionar o foco para as questões dos clientes. Ademais, um sistema informatizado pode criar modelos de petições, reclamatórias trabalhistas, pedidos de ajuste de pensão alimentícia e outros, conforme a atuação da empresa.

Com isso, as questões advocatícias referentes à atuação do advogado poderão ser resolvidas mais eficazmente, ficando na dependência do prazo do intercurso processual, da interposição de recursos e de demais estratégias que influenciam no trânsito em julgado.

A inserção da tecnologia nos escritórios de advocacia é uma atividade gerencial que traz benefícios econômicos, administrativos e jurídicos importantes. Estes se relacionam à redução de custos com impressão e armazenamento de documentos, ao maior controle dos processos jurídicos e ao atendimento completo aos clientes.

Implantar um software pode parecer difícil em um primeiro momento, pois é necessário avaliar a melhor proposta, treinar a equipe jurídica e administrativa e acompanhar os resultados após a efetivação.  Porém, as vantagens poderão ser percebidas em curto, médio e longo prazos.

E você, já pensou em modernizar o seu escritório com software específico para a área jurídica? Quais são as suas dúvidas sobre tecnologia nos escritórios de advocacia? Está interessado em novos aprendizados?

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