Como um software pode favorecer uma procuradoria jurídica?

Lojas, escritórios de contabilidade, salões de beleza e até o mercadinho da esquina. Qualquer espaço empresarial, hoje em dia, conta com sistemas ou softwares específicos que auxiliam suas atividades operacionais. Com uma procuradoria jurídica não seria diferente.

É até engraçado imaginar que um software para ela não seja uma ideia tão comum quanto um sistema de emissão de notas fiscais no comércio, por exemplo.

O cotidiano de um procurador está repleto de detalhes que podem custar caro caso não sejam bem sistematizados. A realidade de atuação em uma procuradoria jurídica requer um aprendizado forçado de competências relacionadas à administração e gestão de escritórios, dados, processos e pessoas — mas não precisa ser tão difícil assim!

Neste artigo, vamos desvendar alguns aspectos que são cruciais para o desempenho de uma procuradoria e que podem ser tranquilamente organizados e sistematizados por meio de um software.

Que dados precisam ser geridos em uma procuradoria jurídica?

A advocacia é, por natureza, uma tarefa bastante estratégica e que exige coordenação, organização e gerência de informações — e quando falamos em informações, não são somente as jurídicas.

Além do conhecimento e disposição para pesquisar sobre legislação, jurisprudência e linhas doutrinárias, o profissional que atua em uma procuradoria jurídica precisa também de informações sobre:

• processos;
• prazos;
• recursos;
• juízos e instâncias nos quais o(s) processo(s) se encontra(m);
• documentos (bancos de petições, modelos de contratos).

A lista é longa, mas, basicamente, não há como advogar com profissionalismo sem uma gestão eficiente de todos esses dados.

Quais as consequências da não adoção de um software para procuradoria jurídica?

No curso de sua experiência profissional, certamente você já deve ter abandonado aquelas crenças da época de estudante universitário, sobre o que é determinante para “vencer uma causa”.

Engana-se quem pensa que tudo depende de defender o público certo ou ter a lei a seu favor: no dia a dia, muitos processos são perdidos, contratos são rompidos e dinheiro é desperdiçado por falta de atenção aos detalhes.

Quer exemplos? É comum, no dia a dia:

• ter de redigir uma nova petição sobre um caso recorrente no dia a dia da procuradoria, por falta de organização e manutenção de modelos de petições;
• deixar de obter sucesso em uma ação de execução por não saber armazenar dados sobre o patrimônio do réu;
• além dos deslizes clássicos: perder prazos, sumir documentos, entre outros.

Repare, nos exemplos acima, que todas as situações envolvem organização e gestão de dados, documentos e processos.

Qual a importância de estar preparado?

Imagine-se na situação de um jovem advogado que, com apenas cinco anos de carreira e um escritório recém-montado, fechou um contrato com um cliente que lhe rendeu 17 mil ações, podendo alcançar um lucro de até R$ 200 milhões (essa é uma história real).

Bom, talvez você não esteja tão desesperado assim, a ponto de aceitar uma carga de trabalho quase sobre-humana. Entretanto, em muitas procuradorias públicas, por exemplo, sabemos que a demanda de processos é quase tão grande quanto essa.

Com o auxílio de um software para procuradoria jurídica, os aspectos da sua rotina de trabalho podem ser sistematizados e geridos de forma eletrônica, com rapidez e tranquilidade.

5 formas pelas quais um software pode favorecer uma procuradoria

1. Automatizando informações sobre andamentos processuais

Dificilmente, um advogado atua somente perante um foro ou justiça específica. Existem processos estaduais, federais, civis, criminais e outros característicos da Justiça do Trabalho.

Cada um desses tem sua sistemática. Em alguns estados, ainda há processos tramitando fisicamente. Em outros, usa-se sistemas informatizados, como o PJe.

Acompanhar tudo isso pode se tornar uma verdadeira loucura.

Um software pode se encarregar disso para desincumbir o advogado da necessidade de sempre ter de pesquisar sobre citações, intimações e publicações de atos processuais — ajudando a evitar falhas e atrasos.

A automatização por meio de um software para procuradoria proporciona ganho de tempo, reduzindo o esforço na busca por informações importantes a cada processo. Com isso, há aumento de produtividade.

2. Organizando a agenda

Prazos para peticionar, recorrer e fazer pagamentos; datas de audiências, reuniões e perícias. A agenda de uma procuradoria jurídica é intensa, e qualquer negligência pode ser fatal, pois o direito não socorre aos que dormem.

Um software pode efetuar esse gerenciamento de pautas e prazos de forma mais eficiente, para que o advogado se concentre mais no conteúdo dos seus afazeres.

3. Fazendo o controle financeiro

A entrada e saída de dinheiro dentro de uma procuradoria não obedece a uma linha de previsibilidade. Frequentemente, há gastos que precisam ser feitos, e os honorários podem variar conforme as necessidades de cada processo ou a combinação feita com cada cliente.

Alocar todos esses dados financeiros em uma plataforma eletrônica é muito mais prático e profissional, além de apresentar menor risco de perda de informações, se comparado aos bons e velhos cadernos e agendas.

Ademais, fazer o controle financeiro por meio de um software também facilitará a produção de relatórios e prestações de contas, entre outros aspectos.

4. Dando a estrutura necessária para fortalecer a identidade e segmentação da procuradoria

Procuradorias especializadas têm também o desafio de não se perderem entre tantos processos de origem e natureza parecidas. A gerência de demandas de massa requer um cuidado muito grande com a carteira de clientes e de processos, para evitar erros e confusões.

Nesse aspecto, a organização da agenda e dos andamentos processuais, que falamos nos itens acima, podem ajudar bastante.

Além disso, com a gestão correta do banco de petições e contratos, que abrange desde o posicionamento do logotipo na folha até os julgados que mais se alinham ao posicionamento da procuradoria, a identidade se fortalece.

5. Permitindo pensar a longo prazo

Com a organização e monitoramento dos projetos e tarefas executados, com o auxílio de um software, é possível obter as métricas necessárias para avaliar o desempenho de uma procuradoria jurídica. Ao dispor de dados referentes ao gasto de tempo e recursos e sobre resultados de cada tarefa, é possível definir o que está dando certo e o que não está, permitindo reformular a estratégia de trabalho.

Além disso, com a segurança de ter seus dados sobre projetos, despesas, receitas, prazos, processos e documentos todos sob controle, uma procuradoria jurídica tem mais condições de concentrar-se em planos de ação para o futuro.

Com isso, é possível definir quais metas quer alcançar, entre outros objetivos, com base nas informações já existentes, coletadas e organizadas por meio do software.

Como você pôde ver, na rotina de quem atua em uma procuradoria, há muitas habilidades que vão além da técnica jurídica, mas que são tão importantes quanto ela. Curiosamente, quase nenhuma faculdade ensina sobre elas; contudo, felizmente a tecnologia pode interceder a seu favor.

Há muitas outras coisas que um software para procuradoria jurídica pode fazer por você! Siga-nos nas redes sociais (Facebook e LinkedIn) para descobrir quais!