Como melhorar a produtividade de sua equipe no escritório

Foi-se o tempo em que o cumprimento dos prazos processuais era o único índice utilizado para mensurar a produtividade de um escritório de advocacia. Felizmente, a rotina do advogado se tornou bem mais dinâmica, assim como a prestação do serviço jurisdicional como um todo.

Isso se deve, em partes, à moderna compreensão da relevância do princípio da eficiência e da razoável duração do processo. Em muitos casos concretos, a morosidade da Justiça pode ser equivalente à ausência de justiça.

A grande prova de que esses dois institutos têm adquirido um status especial para o jurista brasileiro é que ambos chegaram ao ordenamento jurídico por meio da via mais elevada: as emendas à Constituição.

A tecnologia, por sua vez, também desempenhou um papel muito importante dentro desse cenário, na medida em que forneceu ferramentas aos operadores do direito, ampliando seus horizontes e alçando a qualidade dos serviços a um patamar até então desconhecido.

Dos antigos cursos de datilografia a que todos os advogados se submetiam na década de 80 até os atuais sistemas de gestão de escritórios, a produtividade do profissional do Direito esteve em constante crescimento. As expectativas e exigências do cliente, é claro, acompanharam esse novo padrão.

Com isso em mente, preparamos um artigo recheado de dicas sobre a gestão de escritório de advocacia voltada para o aumento da produtividade dos profissionais. Confira a seguir!

Conheça bem a sua rotina

Todos estamos cansados de saber que devemos estabelecer metas concretas e detalhadas se desejamos avançar em direção aos nossos objetivos. Aqui não poderia ser diferente! É simplesmente impossível aumentar a produtividade do trabalho sem uma boa dose de autoconhecimento.

A dica, portanto, é adquirir o hábito de sempre olhar o relógio antes e depois de realizar qualquer tipo de atividade dentro do escritório. Assim, é possível saber quanto tempo, em média, o advogado demora para realizar uma audiência ou redigir uma contestação, por exemplo.

Programe-se: a ordem dos fatores altera o resultado

O advogado não depende apenas de si mesmo para fazer o seu trabalho. Como consequência disso, deve ter flexibilidade para moldar os seus horários em volta dos horários dos clientes e da Justiça.

Se você já sabe de antemão que a maioria dos clientes costuma entrar em contato na parte da tarde para solicitar informações sobre seus processos, então reserve essa parte do dia para responder e-mails e atender telefonemas. Se você chega ao escritório antes das nove horas da manhã, então aproveite esse horário para peticionar, já que não corre o risco de ter que fazer uma audiência de última hora.

Use um mecanismo de controle do tempo

A grande dica para controlar o tempo é utilizar um sistema de timesheet. Trata-se de uma ferramenta simples em que você cria uma tabela com todas as atividades que deve fazer ao longo do dia e vai preenchendo a quantidade de tempo dedicado a cada uma delas.

Isso pode ajudar a identificar onde estamos gastando mais tempo e, por consequência, ajudar a dividir melhor o tempo. Hoje em dia existem muitas soluções de automação com esse tipo de funcionalidade; algumas delas, inclusive, rodam em smartphones.

Saiba identificar a ineficiência quando se deparar com ela

Como já tivemos a oportunidade de salientar, o advogado depende de muitos outros atores para realizar o seu trabalho de forma eficiente e célere. Para conseguirmos uma sentença favorável e tempestiva para o cliente e o consequente recolhimento dos honorários, dependemos da atuação de muitos outros profissionais, como assistentes, estagiários, carteiros, juízes, membros do Ministério Público e servidores da Justiça.

É bem verdade que em muitas situações não há absolutamente nada que possa ser feito no sentido de impulsionar o andamento da causa, como acontece, por exemplo, quando os autos estão conclusos e aguardam despacho do juiz.

No entanto, há muitas outras situações em que o advogado pode atuar para eliminar algum desses gargalos mesmo que não tenha sido ele quem causou o atraso. Tudo começa com a boa gestão do tempo da sua equipe de advogados, estagiários e paralegais.

Além disso, o bom advogado tem também a sensibilidade para saber em que situações pode e deve despachar junto ao juiz ou conversar com o escrivão, para evitar que mal entendidos ou o excesso de burocracia possam atrapalhar o bom andamento do processo.

Saiba delegar

Por maior que seja a eficiência do advogado, nem sempre ele consegue dar conta do seu trabalho sozinho. Alguns casos são muito complexos e fogem completamente do padrão.

Estamos falando, é claro, daqueles processos em que os autos se deslocam em um carrinho, tamanha a quantidade de volumes. Imagine um inventário com uma infinidade de bens arrolados ou, ainda, uma acusação com dezenas de testemunhas e milhares de páginas de instrução probatória. Pois é!

O primeiro passo é se comunicar, pois ninguém é obrigado a adivinhar que você está passando por maus bocados. Em seguida, é preciso que o advogado saiba orquestrar colegas, assistentes e estagiários que eventualmente sejam colocados à sua disposição. Uma dica interessante é fazer listas de todas as tarefas que foram delegadas para que não haja retrabalho e para que você possa cobrar os responsáveis.

Advogue mais!

O tempo de um advogado é extremamente valioso e caro para o escritório. Por isso é importante fazer um resumo de todas as atividades realizadas ao longo do dia para ter uma ideia da quantidade de tempo dedicado a tarefas meramente administrativas ou extremamente simples, que poderiam, com facilidade, ser realizadas por estagiários ou funcionários do escritório.

Saiba usar a tecnologia como aliada

Muitos advogados acabam tendo problemas com desempenho não apenas por realizarem tarefas que seriam mais bem executadas por funcionários administrativos ou estagiários. Por incrível que possa parecer, muitos advogados ainda não usam a tecnologia a seu favor e acabam tendo que fazer o papel da máquina.

Decorar o número de processos, consultar repetidas vezes o andamento processual, buscar publicações em nome de advogados e do escritório em todas as esferas da justiça (federal, estadual, trabalhista, eleitoral e tribunais superiores), realizar de forma manual múltiplas pesquisas jurisprudenciais para casos repetitivos são tarefas que não dependem da intermediação ou de decisões a serem tomadas por seres humanos e podem muito bem ser automatizadas.

Abandone o papel

O processo eletrônico, já implementado pela Justiça Federal e também por muitos Estados, deve servir como uma motivação para o advogado abandonar, de vez, o papel. Trabalhar com documentos eletrônicos pode poupar muito tempo no dia a dia do profissional do direito.

Imagine, por exemplo, poder encontrar imediatamente determinado trecho de uma sentença através de uma busca por palavra-chave ao invés de ter que reler todo o documento dezenas de vezes para encontrar informações.

Os documentos virtuais também são um conceito muito importante dentro da gestão de escritório de advocacia, já que permitem, por exemplo, a automatização do processo de elaboração de relatórios e gráficos gerenciais.

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