Rotinas de trabalho – como evitar falhas e atrasos nas demandas jurídicas?

O trabalho realizado em um escritório de advocacia depende de muita atenção e organização para evitar erros nos processos. Como a maioria dos escritórios possui um alto volume de demandas nas rotinas de trabalho, muitas vezes o controle das atividades fica prejudicado.

Pensando nisso, elaboramos este artigo, que vai mostrar algumas práticas para garantir o controle das tarefas e evitar falhas e atrasos. Confira!

Controlar e acompanhar as rotinas de trabalho

Antes de começar a implementar novas práticas, é imprescindível que o gestor realize um mapeamento de todas as atividades realizadas no escritório de advocacia, incluindo os processos de cada advogado, bem como as tarefas administrativas.

Será necessário verificar, por exemplo, quantos processos cada profissional é capaz de acompanhar, de acordo com o seu grau de complexidade e carga de trabalho e qual é a função desempenhada pelos funcionários da equipe.

Após reunir todas as informações sobre as atividades realizadas no escritório, o gestor deverá criar sua própria estratégia de controle de atividades. Uma ideia muito usada pelos escritórios atualmente é a tecnologia, a partir do lançamento dessas informações em uma plataforma de controle e gestão de escritórios.

Existem vários tipos de softwares que podem auxiliar os escritórios a analisar a sua situação organizacional e estabelecer procedimentos e metas para os colaboradores, desde programas voltados exclusivamente para o controle de prazos processuais, até funcionalidades que permitem a gestão completa do escritório.

A partir das informações lançadas nesses sistemas de gestão, será possível ao gestor acompanhar tudo o que é produzido dentro do escritório, a fim de avaliar o trabalho dos advogados e planejar metas para alcançar os resultados desejados.

Por meio de um software, o gestor poderá visualizar, por exemplo, quais são os prazos processuais do mês corrente e cobrar dos advogados responsáveis os seus cumprimentos.

Ao controlar todos os processos assumidos pelos advogados em uma plataforma unificada, os erros e atrasos na prestação de serviços da advocacia ficam reduzidos. Além disso, as atividades das rotinas de trabalho são realizadas com maior qualidade.

Além disso, ao reduzir as falhas, o escritório também economizará tempo de seus funcionários e alguns custos, porque eles não terão de consertar ou refazer os serviços que foram prestados de forma incorreta.

Analisar e melhorar a organização interna do escritório

Muitas vezes, os erros cometidos por um escritório de advocacia estão muito mais relacionados com a sua organização interna, do que com o trabalho efetivamente realizado pelos advogados.

A organização das rotinas de trabalho dentro do escritório e a definição clara das funções desempenhadas são essenciais para uma prestação de serviço de qualidade, livre de falhas ou atrasos.

Em um local em que os funcionários não têm um direcionamento quanto às suas próprias funções, o controle das atividades fica prejudicado e há maior possibilidade de realizarem atividades de forma incorreta.

Logo, sem esse tipo de organização, poderão ocorrer casos em que a mesma tarefa é executada por dois funcionários diferentes, o que atrasa o serviço de um deles, por exemplo.

Por isso, caberá ao gestor do escritório de advocacia definir claramente as tarefas que devem ser executadas, o que pode ser feito por meio de um organograma que represente todos os seus setores e a posição de cada um dos funcionários, não só da sua atividade-fim, como também dos outros tipos de atividades (o financeiro e o RH, por exemplo).

Outra prática interessante que contribui com a organização interna do escritório é a criação e implantação de uma política de planos de carreira. Assim, os advogados e demais funcionários saberão exatamente quais são as suas expectativas em relação ao escritório e se sentirão mais estimulados a prestar um serviço de qualidade, para alcançar patamares mais elevados.

Estabelecer metas para as equipes

Outra prática muito importante para a organização e o controle das atividades desempenhadas pelos advogados de um escritório é o estabelecimento de metas.

Por meio da implantação de uma política de metas no escritório, os advogados serão incentivados a realizar seus procedimentos mais focados em conquistar os objetivos estabelecidos pelo gestor.

A fim de estabelecer as metas do escritório de advocacia, caberá ao gestor analisar a situação dos procedimentos realizados pelos colaboradores e definir um tempo médio para a sua execução.

Cabe ressaltar, nesse caso, que os prazos estabelecidos nas rotinas de trabalho devem ser realistas. Afinal, de nada adianta criar um sistema de metas se nenhum dos funcionários é capaz de cumpri-lo.

Entretanto, sem metas ou objetivos, os advogados acabam realizando as suas atividades apenas por realizar, sem uma perspectiva maior. Por isso, é fundamental que o gestor preveja as metas de cada um dos funcionários e o prazo hábil para alcançá-las.

Realizar uma gestão de documentos eficiente

Aliando-se à gestão das atividades, é indicado estabelecer também uma gestão de documentos, tanto física, quanto digital.

Hoje já existem muitas plataformas em sites de compartilhamento de arquivos que podem ser usadas para armazenar e disponibilizar os documentos de um escritório, como o Dropbox e o Google Drive.

Há, ainda, softwares voltados somente para esse tipo de função, que são personalizados para as necessidades específicas de cada escritório.

Além de representar economia de espaço, a gestão de documentos ainda possibilita que os advogados consultem os documentos dos clientes e as cópias dos processos de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet.

Essa funcionalidade também é capaz de reduzir alguns problemas muito comuns dos escritórios de advocacia, como a perda ou a deterioração de documentos.

Trabalhar a gestão de conflitos

Os conflitos no ambiente de trabalho são inevitáveis, mas podem ser controlados e administrados para que não gerem consequências para a produtividade do escritório e para a realização das atividades.

Para tanto, o gestor deverá focar na gestão de pessoas para a solução do problema. Primeiramente, ele deverá tentar entender o que aconteceu e qual foi a causa do conflito, para então conversar com todas as partes envolvidas.

Em seguida, deverá buscar uma solução em conjunto com os funcionários. Caso não seja possível, é aconselhável que decida como resolver a situação, baseando-se sempre a sua decisão no bem-estar dos colaboradores e nos objetivos principais do escritório.

Agora que você já está por dentro das práticas mais eficientes das rotinas de trabalho dos escritórios, que tal aprimorar as suas também? Fale conosco e descubra como podemos te ajudar!