Veja como um software pode ajudar na organização de seus processos advocatícios

A tecnologia pode ser uma grande aliada no aumento da produtividade e no crescimento de vários tipos de empresas. Na área jurídica, por exemplo, a sua adoção apresenta inúmeros benefícios, como a organização de processos, o cadastro facilitado de clientes e o agendamento de audiências.

Neste artigo vamos abordar como funcionam alguns tipos de software para escritório de advocacia, quais são as suas características e as suas principais vantagens. Confira!

Como o software para escritório de advocacia funciona?

O software jurídico atua como aliado na gestão e na administração do escritório de advocacia ao trazer e unificar funcionalidades como o controle e o acompanhamento de processos, o cadastro de clientes e fornecedores e o agendamento de reuniões, assembleias e audiências.

Além disso, um sistema de tecnologia jurídica ainda é capaz de auxiliar os advogados na gestão financeira do escritório, atividade que muitas vezes é terceirizada pelos juristas afinal, muitos deles não têm conhecimentos sobre finanças e contabilidade.

Esse tipo de sistema ainda proporciona aos advogados que compõem o escritório uma maior integração das informações, tendo em vista que qualquer um deles poderá ter acesso aos módulos do software.

Assim, a partir de um banco de dados que pode ser preenchido pelos próprios funcionários ou captado dos sites dos tribunais , os advogados poderão ter uma visão geral de todas as atividades realizadas no escritório de advocacia.

Quais são os tipos disponíveis?

Atualmente existem, no mercado, vários softwares e módulos que apresentam diferentes e interessantes funções para os escritórios de advogados. Confira, a seguir, os principais tipos disponíveis!

Geração de peças processuais

Por meio de um sistema de geração de documentos, esse tipo de software utiliza o banco de petições e peças processuais do escritório para criar e padronizar modelos que serão usados por todos os seus advogados.

A partir do padrão estabelecido no software, o advogado conseguirá gerar documentos de acordo com os modelos já usados no escritório, o que dinamiza o trabalho e aumenta a produtividade como um todo.

Esses modelos serão muito úteis também caso o escritório contrate novos funcionários, pois eles elaborarão os seus documentos de acordo com o modelo preestabelecido no programa. Além disso, com a geração padronizada de documentos, muitos erros são evitados e o trabalho prestado pelo escritório ficará cada vez mais qualificado.

Gestão de processos

O tipo mais comum de software jurídico é o de gestão de processos, que reúne todos os dados das demandas ajuizadas e acompanhadas pelo escritório, pela via eletrônica ou física.

Com essa função, os advogados economizarão tempo e trabalho, pois não precisarão acessar o site dos tribunais ou o sistema de processo judicial eletrônico para consultar as atualizações nos processos que estão acompanhando.

O software de acompanhamento de processos também possibilita o envio de notificações aos advogados sobre os novos andamentos, sobre os prazos e as audiências marcadas a cada atualização do sistema.

Agenda e cadastro de clientes

Outra funcionalidade interessante trazida pelos softwares para os escritórios de advocacia é o cadastro de dados e de contatos dos clientes e o agendamento de compromissos dos advogados.

Com esse tipo de sistema, as informações são disponibilizadas virtualmente, o que reduz o tempo de pesquisa dos funcionários. A função proporciona, ainda, que sejam enviados lembretes para o cumprimento de prazos e o comparecimento em audiências e reuniões.

Gestão financeira

Atividades típicas de gestão financeira como a emissão de boletos e o pagamento de custas processuais podem ser automatizados com um programa virtual de gestão financeira para escritório.

Esse tipo de funcionalidade tem como objetivo organizar a cobrança de valores a pagar e o controle de valores a receber. Além disso, o programa de gestão financeira facilita o controle de fluxo de caixa e a emissão de boletos para cobranças de honorários advocatícios dos clientes.

Gestão de documentos digitais

Muitas empresas já aderiram ao sistema de armazenamento em nuvem para arquivar seus documentos. Ainda que os arquivos digitais não substituam os físicos em muitos casos, a praticidade de acessar um documento pelo computador, bastando ter acesso à internet, é muito interessante para os escritórios de advocacia.

Pela facilidade de acesso aos documentos, um sistema de gestão de documentos digitais pode ser muito útil para a rotina de trabalho do advogado, que depende apenas de dados de clientes e de processos para realizar as suas atividades principais.

Esse tipo de gestão pode ser realizada por meio de um software próprio, adquirido pelo escritório especificamente para essa finalidade, ou por meio dos sites de compartilhamento digital de arquivos como o Google Drive e o Dropbox.

Além de economizar tempo de pesquisa e de desarquivamento de pastas de documentos, os arquivos digitais também promovem economia de espaço físico, de modo que o escritório poderá arquivar somente os documentos que devem ser mantidos necessariamente no original para o trabalho do advogado.

Gestão completa do escritório

Melhor do que contratar diversas funcionalidades por meio de vários softwares jurídicos é compilar todas essas funções em um programa de gestão completa do escritório de advocacia.

Esse tipo de programa é mais fácil de acessar e de operar porque reúne todos os tipos de funcionalidades que citamos acima, como a geração de documentos, o acompanhamento de processos, a gestão financeira e a agenda dos advogados, dentre outros.

Quais são as vantagens?

Como explicamos acima, já valeria a pena investir em tecnologia jurídica somente pelo aumento da produtividade e da qualidade dos serviços prestados pelo escritório de advocacia. No entanto, os softwares também possibilitam que os advogados realizem melhor a gestão de seu tempo de trabalho.

Isso é facilitado porque o profissional do Direito economizará tempo na pesquisa de andamentos processuais, de dados e de informações de clientes para o acompanhar as suas demandas e elaborar as suas peças.

Nesse sentido, sobrará tempo para atividades que demandam mais concentração e raciocínio, como pesquisa jurisprudencial. Outras atividades estratégicas também poderão ser executadas com maior dedicação, como o atendimento aos clientes e as reuniões internas da equipe jurídica.

Agora que você já conhece o que é e quais são as principais vantagens para instalar um software para escritório de advocacia, que tal aprofundar ainda mais nesse tema? Baixe o nosso “Manual da Tecnologia para Advogados” e aprenda tudo sobre o assunto!

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