Por que seu escritório deve investir no armazenamento em nuvem?

Você sabe o que é o armazenamento em nuvem? O cloud computing, ou disco virtual, é uma tecnologia que permite o armazenamento de dados e arquivos em um servidor online, que pode ser acessado de qualquer local. Apesar desta tecnologia já existir há algum tempo, ela se popularizou e começou a ser mais utilizada recentemente, por isso ainda existem muitos questionamentos sobre o assunto.

Se você tem dúvidas sobre utilizar ou não o armazenamento em nuvem no seu ambiente de trabalho, acompanhe o post que mostraremos algumas de suas vantagens. Confira!

Integrar as informações do escritório

O armazenamento em nuvem permite que todos os arquivos, pastas, softwares e aplicativos utilizados no dia a dia jurídico sejam guardados no mesmo local, possibilitando que todos os membros do escritório tenham acesso a esse conjunto de informações.

Por esse motivo, todos os dados da empresa sempre se encontram atualizados, uma vez que é possível que um arquivo seja compartilhado e modificado por todas as pessoas que estão envolvidas com o projeto, sendo que todas as alterações podem ser vistas imediatamente pelos demais.

Essa integração também reduz a complexidade da empresa, uma vez que inúmeros papéis, dados, servidores e arquivos são difíceis de armazenar, pois demandam de espaço físico e virtual, tempo e organização.

Garante a segurança dos dados

Por falta de informação, muitas pessoas acham que a computação em nuvem é insegura, mas isto é um mito. Inclusive, atualmente, é um dos métodos de armazenamento mais seguros que existe!

Os arquivos ficam muito mais protegidos quando a nuvem é utilizada, pois ela usa a criptografia e codificação de dados para não permitir que terceiros tenham acesso às informações restritas de sua empresa.

As nuvens também contam com modernos softwares de proteção, que têm atualização automática e protegem os seus arquivos de qualquer nova ameaça que pode surgir na rede, o que aumenta a sua confiabilidade.

Os dados que estão nela só podem ser acessados por meio de uma senha, que apenas os funcionários do escritório têm acesso.

Além disso, a nuvem faz o backup automático dos documentos, sem que você precise se lembrar de salvá-los — inclusive, o botão “salvar” sequer existe na plataforma.

Isso quer dizer que aquele problema que todo mundo já passou de estar apenas finalizando um arquivo no computador e perder todo o projeto, pois, de repente, acabou a energia e você se esqueceu de salvar o documento, não existe mais dentro dessa nova tecnologia.

Reduz os custos de armazenamento

Diversos escritórios precisam realizar a contratação de equipes de TI e empresas de softwares para conseguir gerenciar o armazenamento de seus dados e informações — o que pode custar muito caro.

Além disso, também existem os gastos extras com energia elétrica e com a manutenção de todos os equipamentos, o que gera uma despesa ainda maior.

A nuvem consegue reunir todas essas funções e diminui esses custos, uma vez que, ao utilizá-la, todo o funcionamento da empresa passa a ser completamente online, não havendo mais a necessidade de usar servidores físicos, o que reduz os gastos com máquinas, equipamentos e funcionários.

Permite o acesso a qualquer momento

Uma das maiores vantagens do armazenamento em nuvem é que os arquivos em que nela se encontram podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento.

Isso quer dizer que não é preciso estar no escritório para ter acesso ao documento que você precisa, sendo possível acessá-lo da sua casa ou de qualquer outro computador e a qualquer instante, até mesmo fora do horário comercial.

Essa flexibilidade pode abrir diversos novos caminhos para o escritório, criando a possibilidade de trabalhar em casa por meio de home office quando necessário, por exemplo.

Ao utilizar a nuvem, o advogado também não precisa mais lidar com pendrives ou outros dispositivos de armazenamento que podem ser perdidos ou esquecidos, situações que causariam um grande prejuízo ao profissional.

Imaginemos a seguinte situação que, por muitas vezes, é comum no cotidiano dos profissionais da área: ao chegar ao fórum, o advogado percebe que esqueceu determinada petição no escritório. Se o arquivo estiver na nuvem, ele pode realizar a impressão do documento de qualquer lugar, sem a necessidade de retornar ao seu local de trabalho.

Aumenta a produtividade do escritório

Além de facilitar o trabalho, o acesso remoto às informações do escritório ainda pode aumentar a produtividade dos funcionários. Isso ocorre porque, como todos os arquivos estão sempre disponíveis em qualquer lugar, não há mais tempo ocioso por falta da ferramenta ou material necessário para a realização do trabalho.

A integração de informações também permite o trabalho mais eficiente, uma vez que não é preciso enviar os arquivos por e-mail para os demais membros da equipe, por exemplo, pois todos podem acessá-los simultaneamente.

Além das vantagens já apresentadas, o armazenamento em nuvem pode trazer ainda mais benefícios para o escritório, como a sustentabilidade, assunto que gera cada vez mais destaque e preocupação ao redor do mundo, pois poupa energia e dispensa o uso de máquinas em excesso, além de reduzir a utilização dos papéis, dado que tende a diminuir o número de impressões realizadas.

Apesar de para muitos ainda não parecer, a utilização da nuvem não é mais uma tecnologia distante. A ferramenta já existe e está sendo amplamente utilizada por diversas pessoas e empresas, uma vez que existem softwares que trabalham disponibilizando esta tecnologia. Se você deseja modernizar e aperfeiçoar o seu ambiente de trabalho, procure por essas ferramentas que auxiliam muito no cotidiano do escritório. 

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