Monitoramento de processos jurídicos – Uma perspectiva sobre o assunto

O trabalho desenvolvido por um escritório de advocacia exige organização e atenção. A quantidade de informações geradas dentro dele é cada vez maior e constante. Portanto, há a necessidade de se encontrar soluções que permitam um melhor gerenciamento delas.

Nesse aspecto, o monitoramento de processos jurídicos por meio de software se destaca como uma saída para que se atinja os resultados desejados, ao mesmo tempo, que se mantém a qualidade dos serviços prestados.

Vamos falar sobre os benefícios do monitoramento de processos jurídicos e como eles otimizam a rotina do escritório de advocacia? Continue a leitura deste artigo e tenha uma perspectiva sobre o assunto.

Gestão de processos e rotinas

Sempre que nos deparamos com um escritório de advocacia que está enfrentando problemas financeiros e, por isso, dispensando colaboradores, imaginamos que há algo de errado em relação à qualidade do serviço prestado.

Limitamo-nos, em muitos casos, a considerar que esse é um problema que se resume ao conhecimento jurídico dos membros da banca. Dificilmente cogitamos que isso tenha a ver com as rotinas de trabalho jurídicas.

A realidade, no entanto, se mostra diferente. Por mais que os escritórios de advocacia contem com profissionais brilhantes e dotados de um vasto conhecimento sobre o Direito, eles podem enfrentar problemas que resultam em uma crise financeira.

A formação em Direito não contempla os conhecimentos de gestão

Muitos advogados ignoram o fato de que seus escritórios funcionam como qualquer negócio e que precisam de uma boa gestão para continuarem na ativa.

Trata-se de um problema antigo, que vem desde a formação profissional. Lamentavelmente, a maioria dos profissionais do Direito jamais teve uma aula de marketing ou gestão. Sem o prévio conhecimento sobre finanças, administração e outras disciplinas igualmente importantes, eles enfrentam dificuldades para abrir e manter o próprio escritório funcionando.

Mesmo quem já tem experiência em advogar por conta própria sabe que os desafios enfrentados não são somente de natureza jurídica e que o conhecimento em outras áreas é extremamente necessário.

Esses desafios tendem a ser ainda maiores quando o escritório cresce sem planejamento — afinal, o foco do preparo profissional foi direcionado para ser uma espécie de analista jurídico.

A tecnologia pode ajudar nesse desafio

Ao longo da carreira profissional e, depois de aprender com os muitos erros cometidos, nós compreendemos a verdadeira importância de conceitos como captação de clientes, compliance, gestão jurídica e de processos e marketing.

Nesse cenário, a tecnologia vem modificando a metodologia de trabalho e aproximando todos esses conceitos da realidade do profissional de Direito. Isso ocorre porque, assim como outros negócios, o escritório de advocacia também se aproveita dos benefícios que a tecnologia traz.

Os equipamentos e recursos digitais, que se manifestam por meio do Big Data, estão transformando a maneira como a administração das organizações é feita. Observe no seu escritório, por exemplo, o volume contínuo e crescente de dados. Você sabe o que isso significa?

Cada profissional do Direito que trabalha no seu escritório precisa expandir os conhecimentos, acumulando cada vez mais informações. Os dados provenientes da área da jurisprudência e das interpretações da legislação são fontes de conhecimento para os profissionais que necessitam melhorar a argumentação perante o tribunal.

O fato é que, se esses dados estiverem desorganizados, eles serão de pouca utilidade para os advogados. Diante disso, as soluções tecnológicas surgem como a melhor maneira para captar e organizar melhor os dados dentro de um escritório jurídico.

Elas são voltadas para todas as áreas de conhecimento já mencionadas, como faturamento, otimização do tempo, relacionamento com o cliente e marketing. Como se tratam de processos importantes para o escritório, eles não devem ser negligenciados.

O mapeamento de processos jurídicos é um recurso inteligente, que visa melhorar a produtividade do escritório de advocacia. Ele enfrenta o desafio de manter o fluxo de trabalho sempre organizado, permitindo que todas as atividades sejam englobadas e organizadas de modo claro e objetivo.

Isso torna mais fácil a gestão do escritório, possibilitando a autonomia necessária para que ele seja administrado de forma eficiente.

Quem trabalha com prestação de serviços sabe que precisa produzir com qualidade, rapidez e eficiência. Atingir esse patamar é difícil, principalmente se a sequência de atividades não for visível para os respectivos responsáveis pelos processos.

A gestão de processos e rotinas, por meio do mapeamento, permite descrever com objetividade todos os passos da organização.

Quando os processos são bem definidos, torna-se possível delegar os responsáveis pelas etapas, prever os recursos e a mão de obra necessária, identificar gargalos e ainda se prevenir das dificuldades.

Estamos falando das melhorias que promovem a eficiência do funcionamento do escritório jurídico. São elas que influenciam as decisões tomadas em prol do negócio, gerando soluções rápidas que evitam problemas futuros.

Implementação e cuidados

A implantação de recursos tecnológicos em um escritório de advocacia pode oferecer dois tipos de análise interna.

O primeiro diz respeito aos dados financeiros e de desempenho do negócio como um todo.

O tratamento deles permite saber o montante recebido nos últimos anos ou em um período selecionado, identificar quais são os clientes ativos e inativos, calcular a demanda por serviços jurídicos e até se os encargos tributários estão em dia.

O segundo tipo de análise interna aponta para a gestão do conhecimento que é gerado dentro do escritório.

Como o negócio produz e vende informações, precisa armazená-las corretamente para futuras consultas. Isso permite que, diante de um caso específico, o advogado elabore sua tese jurídica, ação ou defesa com base em informações registradas anteriormente. Essas informações são importantes e úteis.

Mesmo com os benefícios já apresentados, o ramo jurídico costuma ser resistente a mudanças, especialmente as tecnológicas. O fato é que a implantação de um sistema de monitoramento de processos se transformou em necessidade para a sobrevivência dos escritórios. Uma vez que não há como ignorar essa tendência, você deve ficar atento para realizar uma implantação segura.

A escolha de um software de gestão para o escritório de advocacia vai além das necessidades que precisam ser atendidas. Não se trata apenas de atingir ou superar expectativas, mas de promover o fortalecimento do negócio. Para isso, alguns profissionais de Tecnologia da Informação (TI) precisam ser envolvidos.

Entre outras obrigações, os profissionais de TI precisam zelar pela segurança de todos os dados gerados pelo escritório, bem como a integração com os demais sistemas que já são utilizados.

A solução precisa ser escolhida com cautela, pois deve possuir uma interface amigável que proporcione um manuseio fácil e rápido. Esses profissionais são capacitados para encontrar as soluções adequadas às necessidades do escritório.

A seguir, nós apontamos os principais cuidados que você deve ter ao implementar um software de gestão jurídica.

Realize um levantamento acerca das necessidades do escritório

Comece por um levantamento que contemple todas as necessidades operacionais do escritório de advocacia. Liste os processos que são executados e aponte os problemas identificados. As informações apontadas nesta primeira etapa servirão de base para que você confirme as especificações que o sistema jurídico de gestão deve ter.

Analise as opções de software disponíveis

Realize uma pesquisa detalhada acerca das opções de software disponíveis no mercado. Aproveite o levantamento que foi citado no tópico anterior, comparando as especificações dos sistemas com os pontos identificados.

Não se deixe levar somente por aspectos como o preço. Se o sistema não tiver tudo que o escritório necessita, o monitoramento de processos jurídicos não será eficiente.

Defina uma equipe capacitada

Convoque os seus melhores profissionais para montar uma equipe altamente capacitada que se responsabilize pela organização, planejamento, execução, teste e avaliação do sistema escolhido. Antes de fechar contrato, verifique com o fornecedor do software se há a possibilidade de realizar alguns testes.

É provável que o fornecedor do sistema indique alguns perfis profissionais que precisam fazer parte dos testes. Integre-os a equipe, deixando todos a par dos objetivos que baseiam a decisão de mapear os processos e elevar o nível de qualidade da gestão do escritório.  

Faça o backup das informações

A implantação de um sistema jurídico de gestão começa pela informatização do escritório. Os documentos que estiverem disponíveis somente na versão física — ou seja, em papel — precisarão ser digitalizados. Caso eles já estejam no formato digital, pode ser necessário começar pela migração entre softwares.

Independentemente da situação, é importante que se faça o backup de todas as informações existentes no escritório. Essa cópia deve ser mantida, no mínimo, até que a migração seja concluída com sucesso. Por segurança, recomenda-se guardar os dados em qualquer hipótese, apesar do novo backup que o sistema fará.

Crie um planejamento da implantação

Depois que a equipe responsável foi definida, bem como o levantamento das necessidades do escritório, é necessário criar o planejamento da implantação do sistema.

Ele deve contemplar todas as etapas necessárias, inclusive os testes correspondentes. O planejamento servirá como guia das ações que serão tomadas, possibilitando uma boa distribuição de tarefas.

Faça com que o planejamento seja abrangente, incluindo todas as etapas necessárias:

  • aquisição do sistema;
  • implantação; 
  • migração de dados;
  • digitalização de documentos;
  • criação de novos processos;
  • fases de testes;
  • homologação.

Monitore todas as etapas definidas

O gestor do escritório de advocacia e os profissionais envolvidos na implantação do software de monitoramento de processos devem assegurar que as etapas definidas no planejamento sejam cumpridas com sucesso.

O monitoramento de cada uma delas é fundamental para o sucesso da ação, pois torna possível identificar gargalos, prevenir problemas e evitar que erros comprometam as etapas seguintes.

Efetue uma homologação detalhada

Realize testes de efetividade. A homologação — ou seja, o teste do sistema — permite confirmar se o software escolhido realmente atenderá às demandas e necessidades do escritório.

Lembre-se de que a escolha dele foi tomada com base na necessidade de se encontrar soluções efetivas para a rotina do escritório. Portanto, faz-se necessário confirmar a sua real efetividade.  

Avalie a efetividade da solução contratada

Depois que a homologação foi feita e documentada, convoque os envolvidos para uma reunião que avalie a solução contratada.

Exponha os pontos positivos e negativos encontrados durante os testes para que, juntos, se certifiquem da efetividade do sistema. Essa reunião será decisiva para que os últimos ajustes sejam feitos e permitam que todos do escritório comecem a usar o software.

Métricas e controle de qualidade

A quantidade de dados que será disponibilizada no sistema permitirá ao escritório ir mais a fundo em muitos aspectos do processo.

Será possível, por exemplo, consultar a história de um determinado juiz que está cuidando de um dos seus casos mais importantes por meio da análise das decisões tomadas por ele e os casos que ficaram sob sua responsabilidade. Outra oportunidade, ainda, é a identificação do precedente legal que ele considera mais persuasivo.

Esse tipo de ganho somente será alcançado graças ao estabelecimento de métricas e um rígido controle de qualidade.

Muitos gestores de escritórios de advocacia esquecem que o monitoramento das atividades da empresa é tão importante quanto o planejamento. Trata-se de uma tarefa vital, pois permite o acompanhamento dos resultados e a identificação da eficácia das metas estabelecidas.

Durante o monitoramento de processos jurídicos, as métricas se tornam as verdadeiras protagonistas. Elas servem de termômetro para avaliar tanto a qualidade quanto o desempenho e os resultados do escritório.

A seguir, veja como estabelecer métricas e um controle de qualidade.

Otimize o planejamento estratégico

Por mais que o monitoramento venha depois do planejamento, lembre-se de que, ao longo de sua jornada em busca de melhores resultados para o escritório, será necessário fazer algumas adaptações. Sim, o planejamento também precisa de uma revisão, afinal novas necessidades surgirão no caminho.

Quando os processos jurídicos do escritório de advocacia são monitorados constantemente, você terá acesso às informações necessárias para reformular a estratégia do negócio sempre que for necessário. Isso será feito de forma mais segura e confiável.

Flexibilize a gestão do escritório

Nem sempre os objetivos e as metas estabelecidos no planejamento conseguem ser atingidos da maneira que foram pensados.

O que fazer diante de um impasse desses? Definitivamente, insistir em algo que não está dando certo pode significar perdas no futuro. Por isso, é necessário flexibilizar a gestão do escritório.

Já que as métricas auxiliam os profissionais a identificar problemas, torna-se possível fazer uma correção na rota sempre que for necessário. Isso torna a gestão do escritório mais flexível, evitando que o caminho traçado inicialmente seja seguido à risca, mesmo que seja visível que o seu fim leve todos para a ruína.

Elimine os gargalos identificados

Encare as métricas como sinônimo de eficiência. Elas permitirão que você identifique e elimine os gargalos nas rotinas jurídicos. Falhas como o desperdício de recursos e o retrabalho precisam ser eliminadas para que o escritório funcione em sua plenitude.

O fato é que muitos gestores enfrentam problemas para detectar as falhas. Em grande parte dos casos, a falta de métricas estabelecidas é a maior vilã da avaliação do desempenho do escritório jurídico. Isso significa que a presença delas possibilita uma manutenção constante do negócio.

Melhore os resultados do escritório

A gestão flexibilizada, o fim dos gargalos e o planejamento eficiente permitem que os resultados do escritório alcancem níveis jamais imaginados.

Torna-se possível economizar até a verba do seu cliente, ao evitar investimentos em moções que um juiz dificilmente aprovaria. É uma forma estratégica de aumentar as chances de obter sucesso em processos judiciais, ao mesmo tempo em que se satisfaz o cliente em diferentes aspectos.

A melhora dos resultados do escritório se dá com a análise preditiva, ou seja, que busca tirar conclusões sobre ações futuras com base em informações confiáveis — exatamente as que constarão no sistema de monitoramento de processos jurídicos.

Esse tipo de análise de comportamento é um recurso importante que ajuda o advogado ou promotor a conduzir seus casos com mais equilíbrio e, consequentemente, probabilidades de vitória.

Nos Estados Unidos, a análise preditiva é bastante usada por profissionais que atuam na área jurídica, se tornando uma das principais características dentro dos escritórios de advocacia de sucesso. Ela serve como diferencial competitivo.

O porém é que, para alcançá-la, você precisa investir tanto em métricas quanto no controle de qualidade das ações que fazem parte do escritório.

Benefícios para o escritório

Trabalhando para um escritório jurídico, você sabe que a rotina do advogado exige organização e atenção — afinal, todos os processos precisam ser bem administrados.

Da mesma forma, é preciso garantir os prazos e o pagamento das contas, bem como um atendimento personalizado e de qualidade ao cliente. Por fim, faz parte da rotina o controle das finanças e a programação das atividades.

Já que a tecnologia se faz presente em todas as áreas de trabalho, facilitando o cumprimento das tarefas, ela pode ser vantajosa também dentro do seu escritório de advocacia por meio de um software de gestão. Trata-se de uma grande ajuda no monitoramento de processos jurídicos, poupando tempo e recursos.

A seguir, veremos os principais benefícios para o seu escritório de advocacia. Acompanhe!

Diferencial competitivo

A melhoria dos processos dentro do escritório promove o aumento da produtividade e da eficiência operacional, transmitindo uma imagem sólida e profissional. Processos manuais e o arquivamento com fichas e papéis cederão lugar aos programas que executam as tarefas de forma rápida e eficiente.

O escritório ganhará mais espaço físico e organização, enquanto os profissionais economizarão tempo.

Soluções personalizadas com suas necessidades

Os softwares de gestão e monitoramento de processos jurídicos permitem que você encontre as melhores soluções para os problemas do escritório. Como são voltados para o armazenamento e o gerenciamento de informações, possuem muita serventia para as atividades desenvolvidas pelo seu negócio.

Controle de processos otimizado

As informações dos clientes, fornecedores e parceiros ficarão à disposição no sistema, permitindo que sejam utilizadas com finalidades estratégicas. O armazenamento dos dados mais importantes sobre eles fará com que os processos que os envolvem se tornem mais gerenciáveis.

Os clientes, por exemplo, podem receber ações voltadas para a atração ou fidelização. Já os parceiros e fornecedores ficam com as ações que visam melhorar o controle de custos ou fortalecer o trabalho desenvolvido em conjunto.

Essas informações podem ser cruzadas com a agenda de trabalho, garantindo a eficiência dos contatos. Os softwares também permitem a geração de relatórios, de acordo com as suas necessidades e dos seus clientes também, podendo ser impressos ou enviados por e-mail.

Controle financeiro garantido

O módulo financeiro do sistema de gestão permite que as contas, despesas e receitas sejam organizadas com eficiência. Ele também pode trabalhar com os horários a receber, os débitos, pagamentos de tributos e toda a parte financeira do escritório.

Para isso, ele deve estar integrado ao cadastro dos clientes para os eventuais cruzamentos de dados e a conferência dos honorários que foram pagos ou não.

Integração com os tribunais

Os sistemas de gestão para escritórios de advocacia oferecem integração com os sites dos tribunais.

Dessa forma, torna-se possível consultar o andamento das causas sem que haja a necessidade de se deslocar fisicamente até a sede do tribunal.

Os escritórios de advocacia precisam de uma atualização em seus processos, aderindo às novas tecnologias que permitem o tão desejado diferencial competitivo. Este, atualmente, não se limita somente ao conhecimento dos profissionais.

Diante de um fluxo de dados cada vez maior, os recursos tecnológicos devem servir como ponto de concentração e gerenciamento deles. São as ferramentas de inteligência de negócios que permitem a geração de relatórios, a análise preditiva e o alcance dos resultados desejados.

Somente esse conjunto será capaz de medir, inclusive, o desempenho dos profissionais que trabalham com você.

O monitoramento de processos jurídicos por meio de um software permite analisar todas as questões que envolvem o escritório, desde o faturamento por cliente até o controle de contratos e honorários.

O trabalho de um sistema que automatiza a gestão por meio do monitoramento de processos jurídicos possibilita encontrar as soluções mais adequadas ao perfil do seu escritório, de acordo com as necessidades identificadas.

Dessa forma, o escritório terá a possibilidade de realizar novas abordagens, fidelizar e reter clientes. A consequência, como vimos anteriormente, será a melhora dos resultados.

Se você se interessou pelos benefícios do monitoramento de processos jurídicos, nós o convidamos a baixar o e-book Manual da Tecnologia para Advogados. Ele aborda aspectos como a tecnologia a favor dos seus resultados, a mudança de cultura em prol do aumento da produtividade e como ganhar a confiança dos clientes por meio de novas ferramentas de interação.

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