Guia de redução de custos em escritório de advocacia

Reduzir custos é uma necessidade, mas nem sempre é uma tarefa fácil. Todo escritório de advocacia precisa diminuir e cortar gastos a fim de otimizar suas finanças e favorecer a melhor prestação de serviços jurídicos.

O advogado precisa manter todos os seus custos sob controle para evitar perdas provocadas principalmente pela inadimplência ou gastos excessivos com a resolução de demandas.

Neste guia, mostraremos como proceder a uma salutar redução de custos em escritórios jurídicos. Não se trata de cortar gastos aleatoriamente, mas de fazer um planejamento financeiro personalizado para atender às necessidades do negócio sem incorrer em mau atendimento e sem causar queda na qualidade dos serviços prestados.

É necessário aplicar a inteligência jurídica em seu negócio. Leia o post e confira!

1. Quando reduzir custos do escritório?

Para captar mais clientes e aprimorar o fluxo de caixa, os escritórios jurídicos despendem altas somas de dinheiro em campanhas de marketing. Mas é muito comum o gestor perceber que o planejamento de marketing não está alcançando seus objetivos e procure melhorar os resultados, aplicando outros métodos.

O conselho é que o escritório não deve, no entanto, se precipitar e partir para um brainstorming novo sem avaliar cuidadosamente as suas finanças.

Outro ponto a considerar é a quantidade de horas trabalhadas em seu escritório. É um fato comum também o gestor notar que não houve tempo suficiente para concluir os trabalhos. Isso porque, dependendo do porte do escritório, existem muitos profissionais, audiências, processos, recursos e ações sendo providenciados em um único dia.

Quando o gestor sentir que há certo descontrole na organização das finanças, que o tempo não está sendo um aliado para a execução das tarefas de rotina, que as despesas estão muito altas (até maiores que a receita), que há pouco produtividade e insatisfação dos profissionais, bem como dos clientes — esse é um bom momento para reavaliar seus gastos e dar início a um planejamento financeiro mais cuidadoso e estratégico.

2. Como fazer um levantamento de caixa? 

É importante para o gestor entender que só poderá efetivar uma redução de custos eficiente se, antes, desenvolver uma avaliação minuciosa de todos os aspectos financeiros. Se assim não fizer, ele se expõe ao perigo de eliminar recursos financeiros fundamentais para que o trabalho se desenvolva corretamente.

Nesse sentido, é recomendável fazer um levantamento de caixa, considerando todos os gastos do escritório de advocacia e mantendo um detalhado histórico desses custos. A partir dessa ação, o gestor poderá fazer cortes mais precisos sobre os gastos que efetivamente não ajudam muito na geração de lucros.

O planejamento financeiro também deve considerar o fluxo de caixa, sem o qual é praticamente impossível controlar as finanças.

Outro ponto a considerar são as projeções futuras, as quais devem ser feitas, no mínimo, anualmente. O planejamento futuro pode ser o momento mais adequado para que o escritório reúna os sócios e defina boas metas e boas estratégias para direcionar o dinheiro.

O gestor e sua equipe devem fazer uma avaliação das atividades mais importantes do escritório no que se refere aos lucros e identificar os recursos e as ferramentas que são fundamentais para a plena execução dessas atividades.

3. Como adotar uma política de redução de custos?

Depois de avaliar previamente seus custos e identificar quais os custos que devem ser mantidos para gerar a lucratividade, o gestor dará início ao planejamento financeiro, que inclui a adoção de uma política de redução de custos.

Adotar essa política pode ser muito difícil para o gestor do escritório. Não adianta simplesmente “dar ordens” de corte de gastos para que os funcionários cumpram rigorosamente. É fundamental engajar todos os profissionais, esclarecendo os motivos pelos quais as regras devem ser seguidas.

Somente explicando o porquê, todos compreenderão a necessidade de cortar gastos e economizar os recursos disponíveis no escritório. Os profissionais compreenderão principalmente que, somente com a economia de recursos, é possível a manutenção de seus empregos.

Certamente, o controle de gastos contribuirá para gerar benefícios em médio e em longo prazo, incluindo benefícios de maiores salários e promoções para os clientes. Especialmente os escritórios jurídicos precisam ter em vista o futuro, e não apenas o presente imediato.

A estratégia de redução de custos deve ser entendida pelos advogados como uma forma de otimizar o crescimento do escritório de advocacia, e não ser interpretada simplesmente como uma medida para minimizar perigos iminentes.

Não importa a posição hierárquica que o profissional ocupa dentro do escritório, a participação deve ser de todos. De modo geral, prevalece, em escritórios jurídicos, uma relação horizontal entre os profissionais, que se diferenciam especialmente por áreas em que atuam, ou seja, um escritório pode ter profissionais especializados em diversas áreas do Direito, como Previdenciário, Criminalista, Trabalhista, Cível e assim por diante. Por outro lado, existem escritórios jurídicos em que todos os advogados são especializados apenas em um segmento do Direito, como Criminalista ou Trabalhista.

Veja a seguir algumas práticas eficazes de uma política de redução de custos.

3.1. Otimização de tarefas

Nada melhor que aprimorar as tarefas para cortar custos no escritório jurídico. A melhoria na execução das atividades está muito ligada ao tempo despendido. Na verdade, é importante que as tarefas sejam realizadas em tempo hábil sem comprometer a qualidade dos resultados.

Uma forma de controlar o tempo é usando o recurso conhecido como timesheet, ou apontamento de horas. Trata-se de um sistema para controlar as horas trabalhadas, dispensando a utilização das planilhas administrativas mais complexas e difíceis de gerenciar.

O timesheet permite identificar de que maneira os profissionais estão gastando o tempo e, assim, permite também desenvolver estratégias para consumi-lo de forma otimizada por meio de atividades mais bem reguladas e divididas. São emitidos relatórios completos, que favorecem a busca pela maior produtividade da equipe.

O controle da distribuição das horas trabalhadas permite uma avaliação eficaz de todas as tarefas desenvolvidas para o cliente. O gestor deve lembrar-se de que várias horas são destinadas aos recursos, às pesquisas, aos embargos e às apelações (essas horas também precisam ser consideradas para cobrar honorários).

Tarefas efetuadas no tempo certo e coordenadas diariamente melhoram o nível de produtividade e ajudam na redução de custos, por exemplo, com erros, retrabalhos e profissionais inativos dentro do escritório.

De nada adianta, por exemplo, ter dois profissionais atuando em uma atividade que pode ser feita por somente um, ou ter um profissional trabalhando e dois ociosos. É fundamental que as tarefas sejam devidamente delegadas a quem compete sem que a produtividade caia por falta de competência, muitas horas dispendidas em trabalhos desnecessários, divisão inadequada de funções e outras razões que interferem no bom andamento de trabalho em um escritório jurídico.

3.2. Redução de ligações

A utilização do telefone nos escritórios jurídicos pode se tornar tão frequentes que geram custos altos para o empreendimento. Muitos profissionais nem pensam na possibilidade de deixar uma ligação para outra ocasião ou para avaliar a verdadeira viabilidade dela. No caso de telefones celulares, essa prática é ainda mais habitual.

O bloqueio de telefones, solução que alguns escritórios adotam para reduzir custos com ligações, nem sempre funciona. Pode passar a ideia a ideia de medida repressiva, que afetará negativamente o grupo, dificultando que eles realmente se esforcem para diminuir gastos. É fundamental que eles compreendam a necessidade de manter controle sobre ações que implicam em aumento de custos. E o telefone é uma das ferramentas que, indubitavelmente, mais estão propensas a gerar custos altos para o escritório.

O gestor ou líder de RH deve estimular os advogados a diminuir especialmente as chamadas para ligações interurbanas e celulares, pois essas ligações representam efetivamente os mais gastos com telefonia.

Uma boa alternativa é adotar o Skype para realizar ligações, considerando que os planos oferecidos são geralmente bem mais acessíveis que os planos das operadoras tradicionais (o Skype permite, além da realização de ligações de voz, de mensagens e até chamadas de vídeo).

Outra solução é conversar com a operadora e verificar a existência de planos e tarifas mais vantajosos para o escritório. A concorrência entre as operadoras leva à oferta diversificada de planos especiais, procurando captar mais clientes e fidelizar os que já estão há muito tempo “na casa”. Se sentir que não tem jeito, talvez seja melhor procurar outra operadora — atualmente, com a portabilidade, já é possível trocar de operadora, mantendo o mesmo número de celular.

É importante avaliar o que os planos oferecem antes aceitá-los só porque, aparentemente, são mais vantajosos. Muitas vezes, um plano pode oferecer realmente mais benefícios por R$ 20,00 ou R$ 30,00 a mais, mas de nada adianta aderir ao plano e pagar mais se você não faz uso dos benefícios que estão sendo oferecidos. O importante é que o preço acessível coincida com benefícios que o escritório precisa.

Também é possível recorrer a um software de tarifação eletrônica. Alguns desses softwares funcionam em real-time, o que instiga que, logo depois de encerrada a ligação, o usuário classifique, da mesma maneira que faz quando utiliza a impressora. Desse modo, até o cliente pode reembolsar a despesa e, certamente, o desperdício de ligações será inibido.

3.3. Redução de uso de papéis

Existe uma maneira prática de diminuir despesas em escritórios jurídicos: é economizando com o uso de papel e de impressões. Ainda é comum, os profissionais esquecerem que a digitalização é uma alternativa para as impressões — uma alternativa mais econômica e mais segura.

Documentos físicos estão sujeitos a riscos relativamente maiores, associados a perdas devido à umidade, calor excessivo, deterioração, desaparecimento e outras coisas. Além disso, eles requerem um espaço maior para armazenamento, em arquivos físicos que ocupam muito espaço e podem exigir alguns cuidados com manutenção e segurança.

Os documentos digitais e digitalizados também necessitam de cuidados com segurança, pois estão sujeitos a vírus e a ações de hackers, mas existem diferentes alternativas para garantir a segurança dos arquivos, como backups automáticos no próprio sistema ou software, criptografia do conteúdo, uso de senhas, armazenamento na nuvem e diferentes antivírus.

Atualmente, os certificados digitais já permitem a assinatura digital, facilitando a realização de negócios online, sem a necessidade de ir ao cartório, nem imprimir documentos.

Dessa forma, reduzem-se custos com tinta, papel e aspectos burocráticos.

Em alguns momentos, o uso de papel certamente é indispensável. Mas, ainda assim, é possível recorrer a estratégias que visam economizar gastos. Por exemplo, você pode imprimir em frente e verso. Outra sugestão é ter, em todas as mesas, blocos de rascunhos, pois assim não será necessário apanhar sempre novas folhas para fazer recados ou anotações.

Outro ponto fundamental é monitorar o tempo de duração dos cartuchos. Se existir consumo muito alto de tinta, convém restringir o número de impressões diárias, seja no computador pessoal, seja em cada setor. Pense na possibilidade de adquirir cartuchos XL, que são mais econômicos ou mesmo cartuchos manufaturados que comportam entre 15 ml e 20 ml de tinta (existem empresas especializadas em informática que realizam essa transformação). Outra opção é considerar a viabilidade de usar impressora a laser em vez de a jato de tinta.

Uma alternativa mais econômica para quem gasta muito com impressões é comprar impressoras com bulk de fábrica. A tinta dura muito tempo e a manutenção é relativamente simples.

Há softwares que efetuam monitoramento de impressão, fazendo com que o usuário classifique o lote de papéis impressos, especificando sua finalidade (para qual cliente, uso externo ou interno, uso particular ou profissional. Dessa maneira, será possível, sempre que for viável, recuperar esse gasto, seja por meio do cliente ou do próprio funcionário que fez uso da impressão. 

Não se trata somente de obter reembolso, mas de inibir desperdícios que são comuns quando se tratam de impressões. Os desperdícios envolvem, além dos papéis, cartuchos ou toners e a necessidade de manutenção.

3.4. Uso consciente de energia elétrica

Para uma verdadeira redução de custos, o gestor não pode esquecer o quanto é importante controlar a utilização de energia elétrica dentro do escritório. Certos equipamentos ficam com uma luzinha ligada quando se encontram no modo stand by — mas o que muitos esquecem que, se ela está acesa, haverá consumo de energia elétrica. O ideal é desconectar o aparelho da tomada (televisão, aparelho de som). Em relação aos monitores de computador, basta desligar o estabilizador.

As lâmpadas devem ser apagadas em locais onde não há movimentação. As lâmpadas LEDs, apesar de mais caras, representam uma grande economia nas contas de luz em médio e longo prazo e, na maioria das vezes, compensam o investimento. Além do consumo menor, a vida útil dessas lâmpadas é mais longa.

Quando for comprar lâmpadas, não deixe de verificar o indicador de consumo de energia na embalagem do produto — o nível A representa as lâmpadas que gastam menos, as mais sustentáveis.

3.5 Eliminação dos copos descartáveis

Embora nem sempre seja um fato percebido pelas pessoas, os copos descartáveis podem ser trocados por canecas e por garrafas de água. O gestor pode solicitar aos profissionais que levem, cada um, seu próprio copo. Também poderá, se for viável, oferecer uma caneca corporativa para membro do escritório. Os copos descartáveis devem ser oferecidos somente aos clientes, na recepção ou em salas de atendimento e/ou reuniões.

Dessa forma, além de economizar com a compra de copos descartáveis, o escritório produz menos lixo.

3.6 Diminua as viagens

Ainda que sejam muito habituais em escritórios jurídicos, as viagens também precisam ser contempladas em uma boa política de redução de custos. Viagens envolvem muitos custos elevados, tais como: passagens aéreas, combustível (transporte próprio), alimentação, hospedagem, táxis e outros possíveis gastos. Além disso, há o consumo de tempo dos profissionais.

Fazendo uso das modernas tecnologias, já é possível diminuir bastante a necessidade de deslocamentos dos advogados, seja dentro da própria cidade, seja para fora dela. A assinatura eletrônica, que já mencionamos mais acima, permite assinar documentos online. Reuniões e conferências também podem ser realizadas pela internet, usando recursos como Skype, Google Hangout e GoTOMeeting.

Tudo que for possível fazer para evitar deslocamentos e gastos, deve ser considerado pelo gestor. Vivemos na época digital, que a velocidade ganhou novas unidades de medida, como o gigabyte. Assim, se seu escritório dispõe de uma boa conexão com a internet, isso significa que ele pode resolver diferentes negócios com rapidez e eficiência, poupando dinheiro com combustível de veículos, passagens, alimentação, trâmites burocráticos e poupando tempo também.

3.7 Não faça novos gastos desnecessários

Diante da concorrência e da falta de habilidades administrativas, o gestor poderá arcar com mais custos, visando com isso agradar mais a clientela, oferecendo serviços novos e atrativos. Porém, nem sempre essa decisão dá certo. Os gastos novos só serão aceitáveis se forem efetivamente bons investimentos — ou seja, se realmente trouxeram retorno para o escritório na forma de mais clientes e lucratividade.

Considere, por exemplo, que nem sempre é viável almoçar com os clientes em restaurantes luxuosos. Oferecer comodidade e bom atendimento em geral é indispensável, mas a resolução eficiente das demandas do cliente, inclusive prestando esclarecimentos e tirando dúvidas pode ser o maior diferencial para muitos clientes.

Um pouco de criatividade e bom gosto pode agradar seus clientes sem que seja necessário assumir custos muito altos.

3.8 Terceirização

Talvez alguns achem complicado terceirizar serviços em escritórios jurídicos, mas isso é possível.

Você poderá terceirizar, por exemplo, o setor de TI e, assim, evitar custos com funcionários capacitados e especializados que geralmente custam mais caro. É possível também terceirizar o setor de RH ou atividades específicas desse departamento, como elaboração da folha de pagamento, recrutamento e seleção de candidatos e outras coisas.

Serviços de limpeza, conservação e recepção também podem ser terceirizados. Hoje em dia, já é permitido terceirizar a própria atividade-fim! Assim, é possível terceirizar o acompanhamento de processos, a gestão de informações e a gestão do próprio escritório.

Quando uma empresa tem somente funcionários internos, sem nenhuma atividade terceirizada, os custos podem subir bastante e nem sempre a especialização dos profissionais é a mais adequada. Existem empresas que mesclam a contratação interna com a terceirização. Outras, por sua vez, terceirizam tudo.

Nesse último caso, a redução de gastos pode ficar ainda mais evidente. Imagine enxugar sua folha de pagamento, livrando-se de encargos e tributos diversos? Além disso, a terceirização facilita o processo de gestão de pessoas.

Quando o escritório necessita de um colaborador permanente para atender os clientes em qualquer horário, a empresa terceirizada pode disponibilizá-lo. Caso ele não seja necessário, os profissionais terceirizados fazem visitas periódicas no escritório, definidas previamente, reduzindo mais ainda os gastos. O atendimento é efetuado pela internet ou por telefone.

A terceirização também ajuda a diminuir gastos quando o escritório precisa ter parceiros em lugares distantes, disponibilizando serviços de diligência e outras coisas. Desse modo, não será necessário fazer viagens para esses lugares.

Muitas parcerias podem contribuir para a redução de custos, mas é recomendável analisar tudo antes de optar pelos serviços, calculando os gastos e escolhendo empresas terceirizadas confiáveis, bem reputadas no mercado.

4. Como a utilização de software ajuda na otimização de custos?

O software de gestão é um programa computadorizado que coordena todas as operações de uma empresa. Existem softwares especializados na gestão de escritórios de advocacia — uma solução que efetivamente ajudará a diminuir custos.

Essa tecnologia nos escritórios de advocacia organiza todos os processos do negócio, eliminado a bagunça e deixando a rotina transcorrer de forma mais dinâmica e fluida. O software permite que sejam aprimorados todos os fluxos de tarefas, resultando em aumento da produtividade e maior segurança das informações.

A gestão do escritório de advocacia fica mais fácil com um sistema automatizado, pois ele ajuda a identificar falhas no gerenciamento dos processos.

Um bom software jurídico precisa realizar o controle pleno e conferir segurança total ao gerenciamento dos dados administrativos e jurídicos dos dados do escritório. Esses dois aspectos precisam ficar unificados, pois em princípio aparentam ser opostos um ao outro. O software de advocacia precisa integrar esses dois tipos de dados automaticamente.

A seguir, mostraremos os recursos e funções que um software de gestão específico para a área de Direito apresenta.

Os processos jurídicos

Em relação aos processos jurídicos, o software deve ser bem específico, atendendo de modo exclusivo os advogados. Nesse sentido, ele deve, entre outras coisas, coordenar e controlar:

  • prazos;
  • agendamento eletrônico (principalmente, de audiências);
  • documentos;
  • processos jurídicos;
  • enfim, todas as atividades de rotina que são respaldo ao trabalho jurídico.

Os processos administrativos

O sistema controla, sob o prisma administrativo, as contas (a receber e a pagar), os cadastros dos clientes, as cobranças, as movimentações de dinheiro, os relatórios de faturamento e outras coisas.

Com essas funcionalidades controladas pelo software, haverá mais organização e rapidez no dia a dia e os advogados terão mais tempo para se dedicar às atividades jurídicas.

O software facilita assim o trabalho em geral, a gestão de dados e a produção de relatórios por administradores, secretárias, assistentes e demais colaboradores.

Os processos financeiros

O software também precisa controlar os aspectos financeiros, tais como: fluxo de caixa, movimentação do capital de giro, pagamento dos fornecedores, emissão de notas fiscais e outros documentos e outras coisas.

Com o software, o escritório automatiza operações manuais, como a geração de relatórios financeiros. Ele permite a avaliação dos lucros mensais, contribuindo para que o gestor tome as melhores decisões (incluindo a correta redução de custos).

Recordando, para obter uma redução de custos personalizada para seu escritório, é fundamental seguir as etapas abaixo:

  • saber o momento certo para aplicar a redução;
  • fazer um levantamento do caixa, definindo um planejamento financeiro;
  • adotar uma política de redução de custos;
  • adquirir um bom software de gestão para escritórios de advocacia.

Seguindo esse passo a passo, você conseguirá obter os resultados que almeja.

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