Gestão de processos jurídicos: o guia definitivo

Gestão de processos jurídicos: o guia definitivo

A dura crise econômica que o país atravessa e também o crescimento exponencial da concorrência na área jurídica fizeram com que advogados e administradores se movimentassem para criar diferenciais e aumentar a produtividade de suas práticas. Para isso, muitos escritórios e empresas decidiram investir em tecnologia e também em modernas técnicas de gestão de processos de jurídicos.

O conhecimento jurídico é uma condição necessária, porém, insuficiente para se manter crescendo nesse cenário. É isso mesmo: conhecer a lei, a jurisprudência e a doutrina não basta para cativar o cliente e aumentar o número de processos distribuídos para a sua banca.

É preciso dar respostas rápidas às demandas do usuário do serviço, cumprir todos os prazos, cobrar honorários modestos e a verdade é que nada disso pode ser viabilizado sem uma competente gestão de processos jurídicos. Confira mais detalhes em nosso guia definitivo sobre o assunto!

1. Evolução dos escritórios de advocacia

Em 1828 foram inauguradas as duas primeiras faculdades de Direito do país: uma no Largo de São Francisco, em São Paulo e a outra em Olinda, Pernambuco. Desde então, a carreira passou por uma série de momentos importantes no sentido da criação e manutenção das prerrogativas do advogado, como foi o caso da criação da OAB, em 1930, e a publicação do Código de Ética da Advocacia, em 1934.

Nos tempos atuais, entretanto, o desafio da advocacia é outro. Em meio a um período agitado da história em que observamos a chamada revolução digital e, com ela, a criação de um mundo mais dinâmico e fluido, muitos escritórios de advocacia lutam para manter as portas abertas.

Isso acontece por uma combinação de fatores. Os grandes escritórios têm investido pesado em sistemas de gestão, inteligência jurídica e robôs, diminuindo sua necessidade por mão de obra jurídica e administrativa. Com uma estrutura mais enxuta, é possível cobrar honorários menores com ainda mais eficiência na tramitação da causa.

Inclusive, esse não é o único fator responsável pelo acirramento na concorrência. Os grandes escritórios também têm investido em modernas técnicas de gestão advindas ou adaptadas da iniciativa privada. O segmento jurídico não é exatamente vanguardista quando o assunto é tecnologia e gestão. Tradicionalmente, as técnicas e produtos mais modernos são implementados primeiro no setor privado e depois é que chegam aos escritórios de advocacia.

É importante criarmos uma distinção entre a advocacia e as demais carreiras que compõem o setor privado da economia, já que, de acordo com a legislação pertinente, o advogado exerce uma atividade que é pública e não uma atividade empresarial ou comercial.

Como consequência disso, há uma série de regras que limitam a atuação profissional do advogado. A título de exemplo, podemos citar o fato de que o advogado deve atender seus clientes com o requisito da pessoalidade, deve fazer publicidade de suas atividades de uma forma bem mais discreta, não pode receber pagamentos no cartão de crédito por seus serviços, entre outras.

Assim, é natural que entidades como escritórios de advocacia e o próprio Estado demorem um pouco mais para terem acesso às novidades. Muitas vezes, quando surge uma nova tecnologia, há um período de discussões controvertidas sobre a possibilidade de aplicação do invento ao mundo do Direito. Em outros casos, é necessário realizar algumas adaptações para que esses benefícios sejam trazidos também para o jurídico.

Em suma, a tecnologia e as mais modernas práticas de gestão podem até demorar, mas elas chegam para ficar! Foi assim com o aparelho de fax, com o pager, com o telefone celular e, é claro, está sendo assim com os softwares de gestão, projetados especialmente para a área.

2. Necessidade de realizar uma gestão no escritório

Antes de qualquer outra coisa é necessário destacar a imensa importância da gestão, não apenas em um escritório jurídico, mas também no departamento jurídico de empresas e até mesmo dentro dos órgãos públicos e procuradorias. Lamentavelmente, a esmagadora maioria dos advogados formados no Brasil sai da faculdade sem ter conhecimentos em outras áreas, como marketing, gestão financeira, recursos humanos, gestão de documentos e contabilidade.

A verdade é que a ementa dos cursos de Direito no Brasil geralmente não contempla tais matérias e, quando o aluno se forma, acaba descobrindo da pior forma possível que a advocacia envolve muito mais do que apenas o Direito.

O conhecimento intelectual é um elemento muito importante dentro da prestação de um serviço jurídico. No entanto, sem elementos básicos de gestão, é simplesmente impossível tocar um escritório, já que não conseguiremos obter a mistura entre recursos materiais e humanos necessária para a realização das tarefas.

Por último, é importante sinalizar que existe uma diferença entre gestão e administração. Administrar é resolver os problemas do escritório na medida em que eles vão aparecendo. Nesse sentido, todos os advogados e funcionários são administradores. A gestão, por sua vez, já é um conceito bem mais amplo, que inclui o planejamento estratégico e o desenvolvimento de políticas internas mais amplas.

3. Quais processos precisam melhorar?

Toda mudança realizada na empresa ou no escritório deve ser precedida de uma análise sobre o funcionamento da organização no presente. O autoconhecimento é uma característica muito importante para perceber o que vai bem e o que não vai. A partir daí, já é possível direcionar o foco para melhorar processos.

3.1. Organização de tarefas

No tópico anterior, falamos da figura híbrida do advogado ambivalente, isto é: aquele que atua nas causas e também tem funções administrativas dentro da empresa ou escritório, como ficar responsável pela folha de pagamento, negociar contratos com fornecedores de serviços, ou comprar papel para as impressoras.

No entanto, se tem uma coisa que a indústria moderna nos ensinou foi que a especialização em tarefas é sinônimo de produtividade. Por isso, se você não pode contratar um profissional para resolver questões administrativas, financeiras e de recursos humanos, ao menos, tente organizar a rotina dos seus colaboradores.

Listar as tarefas em uma agenda é um bom começo, mas recomenda-se também que o profissional separe as tarefas que precisam ser realizadas em blocos de afinidade ou importância. Por último, resta lembrar que a tecnologia, como sempre, pode fazer com que tudo isso seja muito mais fácil, já que muitos softwares têm ferramentas de agendas, calendários e timesheet.

3.2. Produção de peças jurídicas

A redação de petições iniciais, contestações, recursos, pareceres, memoriais escritos, entre muitas outras peças, é uma das atividades mais importantes realizadas pelo profissional do direito. Quando a esse aspecto, o gestor jurídico do segmento deve ter duas preocupações básicas: a qualidade do conteúdo e a produtividade do profissional encarregado.

Como já tivemos a oportunidade de mencionar, a alta produtividade e desempenho do escritório é que vai permitir com que ele possa reduzir seus custos e repassar esse benefício para o cliente, aumentando a sua competitividade no mercado e, por isso, não podemos deixar esse assunto em segundo plano.

A ferramenta mais eficiente para aumentar a produtividade em termos de elaboração de peças jurídicas é um software integrado de gestão jurídica que tenha a funcionalidade de auxiliar em processos mecânicos.

O programa de computador pode evitar que um profissional altamente capacitado perca o seu tempo procurando pelo enunciado de súmula ou pela jurisprudência da qual precisa para fundamentar sua peça. O recurso oferece uma série de modelos já prontos elaborados para casos semelhantes. É muito mais fácil ter que enfrentar apenas peculiaridades e pontos controversos do que construir uma petição do zero, não é mesmo?

Além disso, um bom software de gestão de processos jurídicos também pode ajudar o advogado a preencher o endereçamento e a qualificação das partes envolvidas no processo. Como o software é integrado, as informações relativas a cada processo são mantidas e atualizadas em tempo real no sistema.

Isso significa que o sistema já preenche automaticamente algumas informações básicas, como o nome das partes, de seus procuradores, seus documentos, residência, profissão, estado civil, número do processo e a vara perante a qual a demanda tramita.

Vamos supor que um advogado demore cerca de 10 minutos para qualificar as partes em uma petição. Se esse mesmo advogado redigir 5 petições em um dia, terá trabalhado desnecessariamente durante 50 minutos.

A essa altura do campeonato, você poderia indagar o seguinte: “mas para quê tanta pressa”? Por mais difícil que seja de enxergar, a grande verdade é que fazer mais em menos tempo não está relacionado à pressa e sim à produtividade. Com o tempo que “sobrou”, podemos fazer aquilo que importa de verdade: administrar o escritório, atender o cliente e, é claro, redigir outras peças que aguardam sua atenção.

3.3. Gerenciamento de documentos

Um dos maiores entraves ao aumento da produtividade em escritórios de advocacia é, de fato, o mau gerenciamento de documentos. Você já parou para pensar quanto tempo cada advogado da sua banca perde todos os dias procurando por um documento?

Mesmo que o advogado consiga encontrar a pasta física com os papéis de que precisa imediatamente, o que nem sempre acontece, ainda assim, ele acaba perdendo tempo ao procurar fisicamente pela informação desejada. Se o arquivo fosse digital, seria possível realizar uma busca com base em palavras-chave.

Outra ferramenta interessante oferecida pelos recursos tecnológicos é a possibilidade de consulta simultânea de documentos. Isso é especialmente importante para aqueles processos grandes em que atuam vários profissionais.

Em alguns casos, o profissional precisa apenas de uma informação simples contida, por exemplo, no dispositivo da sentença. Quando sai para procurar a pasta do processo, no entanto, o advogado acaba descobrindo que o processo está sendo consultado por um colega. Quem nunca passou por uma situação dessas, não é mesmo?

A digitalização dos documentos mais importantes da empresa permite que um número virtualmente ilimitado de funcionários do escritório tenha acesso simultâneo a qualquer peça ali contida, a partir dos seus computadores.

Além da economia de dinheiro com papel e toner, o escritório ou departamento jurídico ganha principalmente com a agilidade com que a informação pode ser consultada. Por fim, não poderíamos terminar o tópico relativo à gestão de documentos sem falar da segurança. Perder ou inutilizar um documento importante pode causar um prejuízo enorme para a parte e, é claro, para o advogado responsável pela sua guarda.

Por isso, o mais seguro é digitalizar o documento. Isso evita que informações importantes para o escritório e para os clientes sejam perdidas. Sabemos que os acidentes acontecem, desde os mais bobos, como uma mancha de café até os mais catastróficos, como um incêndio.

A tecnologia de cloud computing e os softwares jurídicos integrados formam uma coalizão perfeita para aumentar a segurança e a acessibilidade desses dados. Hoje, já é possível manter apenas cópias digitais da maior parte dos documentos, como petições judiciais, pareceres e notas fiscais.

Em que pese o esforço das autoridades públicas em criar uma infraestrutura necessária para conferir validade jurídica a documentos de existência exclusivamente eletrônica, ainda hoje, há alguns documentos que não podem ser digitalizados.

É o que acontece, por exemplo, com os títulos de crédito, como notas promissórias, cheques e letras de câmbio. Nesse caso, a destruição do meio físico — isto é, do papel — ocasiona também a destruição do valor nele contido. Nesses casos, é recomendável que tais documentos sejam mantidos no cofre.

3.4. Gerenciamento de relacionamento com o cliente

Trata-se de uma questão muito importante para todo e qualquer escritório de advocacia. O atendimento a quem paga os honorários é tão importante que não pode ser realizado de forma intuitiva e com base em critérios pessoais dos diferentes advogados que atuam na banca.

Pelo contrário, o ideal é criar uma estratégia eficiente no trato com os clientes, de modo a padronizar o atendimento. Quando o assunto é relacionamento com o cliente, a dica é procurar conhecer cada uma das pessoas que contratam os serviços do escritório.

Assim, você pode superar as expectativas do cliente, conversando com ele nos seus termos, a partir do seu ponto de vista e levando em consideração as suas necessidades, políticas internas e preferências.

Outro fator importantíssimo que deve permear todo o relacionamento com o cliente é a confiança. Não podemos nos esquecer de que o advogado presta um serviço bastante delicado e, por vezes, tem poderes para falar em nome do cliente que representa, inclusive, no sentido de transigir ou desistir do processo.

3.5. Gerenciamento de processos e casos

O acompanhamento de um processo judicial do início ao fim pode ser uma tarefa extremamente penosa. O advogado de defesa, por exemplo, geralmente costuma ter pouco tempo para se familiarizar com a petição inicial e elaborar uma contestação. A partir daí, a tarefa não vai ficando mais fácil com o tempo. É preciso ficar atento a todas as intimações que ocorrem no processo para evitar a preclusão ou prescrição de um ato processual.

Um bom software jurídico pode fazer com que todo esse complexo emaranhado de ações no sentido de monitorar processos seja bem mais fácil. A começar pelo registro do processo no sistema. Basta o advogado inserir o número do processo que o software realiza automaticamente uma pesquisa no banco de dados do tribunal em questão, completando todas as outras informações, como valor da causa, nome das partes, seus procuradores, qualificação etc.

 3.6. Dados de informação

Outro processo bastante importante que muitos escritórios acabam negligenciando é a formação de um banco de dados com informações importantes sobre o escritório. O objetivo aqui é fazer com que a gestão possa ter acesso a uma série de informações históricas que podem ser relevantes para a tomada de decisões no âmbito administrativo.

4. Resultados da gestão

4.1. Mais resolução dos processos, menos serviço operacional

O que importa de verdade quando estamos patrocinando os interesses do cliente? Uns dirão que é o processo, mas essa resposta é no mínimo estranha, já que todo estudante de direito aprende no primeiro ou segundo ano do curso o princípio da instrumentalidade do processo.

Quanto mais tempo e esforço o advogado dedica a uma demanda judicial, maior a probabilidade de que o seu cliente venha a ser beneficiado na sentença. Isso não é nenhum segredo. O problema é que muitos advogados não têm tempo para se dedicar ao processo porque estão ocupados demais com os processos sob a sua responsabilidade. Parece contraditório, mas é a pura verdade!

Não faz o menor sentido empregar mão de obra altamente especializada e cara para realizar tarefas mecânicas e repetitivas, como numerar páginas, consultar andamento, ler diário oficial etc. Inclusive, esse tipo de tarefa não precisa nem ser realizada por uma pessoa, já que os softwares de gestão jurídica são plenamente capazes de automatizar o trabalho sem causar nenhum prejuízo ao escritório.

O que acontece é justamente o contrário: as tarefas que envolvem repetição estão mais susceptíveis a erros humanos, de modo que a automatização só tem benefícios a trazer.

A função do advogado é prestar um serviço que traga valor para o cliente. Para fazer isso, temos que conhecer o cliente e saber exatamente aquilo que ele quer. O problema é que, geralmente, o advogado está ocupado demais, numerando páginas ou procurando informações, e deixa de lado o mais importante!

Agora, quando cada profissional faz aquilo que deveria estar fazendo e empregamos a tecnologia para realizar trabalhos mecânicos e repetitivos que não devemos delegar a um ser humano, aí sim tudo funciona bem.

4.2. Motivação de equipe

Diversos estudos apontam que a produtividade de uma empresa é diretamente proporcional à motivação de seus colaboradores. O problema é que nem todos os trabalhadores do escritório acordam motivados todos os dias, não é mesmo?

Por isso, se queremos aumentar a produtividade do escritório, temos que criar um ambiente que favoreça a motivação e o engajamento dos trabalhadores. Muitas empresas e escritórios estabelecem metas, bonificações e plano de carreira para os funcionários. Isso tudo funciona, mas não podemos parar por aí!

O grande segredo para engajar advogados associados e funcionários administrativos é trazê-los para dentro da empresa, não do ponto de vista físico, mas do ponto de vista psicológico e afetivo. É importante que o colaborador se sinta parte da empresa ou do escritório e conheça as consequências que o seu trabalho gera para a organização e por que ele é importante dentro da dela.

4.3. Redução de burocracia

Geralmente, empregamos o termo “burocracia” de forma pejorativa, para fazer referência a procedimentos trabalhosos e de necessidade questionável. No entanto, o termo é composto pela expressão francesa, “bureau”, que significa escritório, e pela expressão grega “kratos”, que significa regras.

Burocracia, portanto, é apenas o conjunto de procedimentos, regras e práticas vigentes dentro de uma organização. Nesse sentido, todo escritório, empresa ou repartição pública precisa de burocracia.

O que procuramos criticar e combater é o excesso de burocracia, uma doença crônica em nosso país, mas que tem dado sinais de melhorias ao longo dos últimos anos graças ao apoio da tecnologia e também a algumas leis, que ajudaram a transformar a realidade da Justiça e do jurisdicionado.

Outro grande equívoco é supor que o excesso de burocracia só ocorre no trato com terceiros. Muitas empresas e escritórios que não digitalizam documentos e não modernizam suas práticas acabam sendo soterradas por papéis e formalidades.

4.4. Qualidade de atendimento ao cliente

No início desse tópico, tivemos a oportunidade de mencionar que muitos advogados acabam não tendo tempo para realizar as diligências que gostariam para representar seus clientes da melhor forma possível, porque estão presos a tarefas burocráticas.

O mesmo também acontece quando o assunto é a qualidade do atendimento fornecido ao cliente. Junto com a resolução da lide, o atendimento é um dos aspectos mais importantes avaliados pelo cliente no momento de contratar um advogado.

Muitos advogados acabam pecando nesse quesito pela falta de tempo para se dedicarem a cada um de seus clientes individualmente. Com a correta gestão e com o emprego de ferramentas tecnológicas importantes, é possível sim dedicar uma boa quantidade de atenção a eles.

5. Como desenvolver a gestão em escritório de advocacia

O melhor a se fazer é confiar a gestão do escritório a um profissional, isto é: incluir um administrador nos quadros do escritório ou solicitar que a empresa envie um profissional para o departamento jurídico.

Assim como você não confiaria em um médico para erguer um edifício ou em um pintor para pilotar uma aeronave, também não é bom deixar a gestão de um escritório sob a responsabilidade de um advogado, a não ser que ele tenha noções mais avançadas de administração.

No entanto, se o escritório não puder ou não quiser contratar um profissional especializado é importante eleger um advogado ou sócio que tenha noções de gestão ou, ao menos, que esteja disposto a se dedicar de verdade a essa atividade, estudando e se mantendo atualizado.

6. Automação dos procedimentos jurídicos

Por fim, vale esclarecer que, ao longo de todo o texto, fizemos uma série de menções a produtos tecnológicos que podem auxiliar a gestão de processos jurídicos. Fizemos isso por um motivo muito simples: os dois assuntos estão intimamente relacionados. 

Seria impossível abordar uma temática sem tocar na outra, já que os softwares especializados na área jurídica já são uma realidade e é praticamente impossível atuar com a mesma eficiência e produtividade sem poder contar com as vantagens de ter um software integrado para a gestão de processos de jurídicos.

E aí, gostou desse post? Então, confira agora mesmo as 9 tecnologias para advogados que você deve conhecer!

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