Follow up para advogados: por que fazer e como realizar?​

Investir em estratégias de follow up para advogados é altamente eficaz no desenvolvimento de um bom relacionamento com os clientes e na realização de um trabalho muito mais alinhado com os objetivos de quem está sendo atendido. Dessa forma, a maneira como o profissional conduz a relação com a clientela é um fator determinante para garantir o seu sucesso no mercado.

Você deve estar se perguntando: mas, afinal, o que é follow up e como ele pode se enquadrar no segmento jurídico? A expressão em inglês significa “fazer o acompanhamento” e, dessa forma, “fazer um follow up” é, nada mais, do que avaliar o que foi feito para obter alguma informação relevante.

Demonstrar para o contratante que existe organização e acompanhamento pode fazer toda diferença para aquele profissional que deseja investir em uma continuidade no relacionamento advogado-cliente. Pensando nisso, preparamos este artigo com dicas imperdíveis de como realizar um follow up com os clientes do seu escritório. Quer descobrir quais são? Então continue a leitura e descubra!

Um diferencial para advogados

Embora seja mais aplicada no ramo de gestão empresarial, o follow up é uma fonte de informações muito interessante para ser aplicada nos escritórios de advocacia — embora essa estratégia ainda não ser comum no ramo.

Contudo, o uso dessa tática pouco disseminada nos escritórios de advocacia permite que todo profissional que a realiza acaba se destacando entre os demais profissionais do mercado.

Experiência favorável ao cliente

A relação mantida entre escritório e cliente deve ser de confiança e segurança mútua. Essas duas palavras são muito importantes para o advogado, pois ajudam no desenvolvimento de um trabalho com maior eficiência e qualidade.

Dessa forma, a realização de follow up ajuda a proporcionar uma experiência favorável para o cliente, que se sente muito mais envolvido em todo o processo, ficando a par de todos os acontecimentos e do desenrolar da sua situação.

Infelizmente, muitos profissionais da área jurídica não investem neste tipo de compartilhamento de informações, o que faz com que os clientes se sintam preteridos em face da ausência de contatos e de dados por parte dos seus contratados.

Mais credibilidade para o profissional

Outra vantagem do follow up é que ele traz credibilidade para o profissional que, ao adotar este tipo de estratégia, demonstra para os seus clientes que ele tem organização e que investe em uma comunicação ativa.

É sabido que, dentro do ramo jurídico, a credibilidade é extremamente importante, já que ela é sinônimo de competência e de satisfação dos clientes. Ter a confiança em um mercado onde encontramos tantos profissionais e que a competitividade é muito alta, o follow up pode ser um diferencial que determinará o sucesso ou o fracasso de um escritório.

Maior transparência para a relação

Além das vantagens já mencionadas, a transparência da relação é outro diferencial que, muitas vezes, não é alcançado por alguns profissionais do ramo jurídico. 

Seja pela grande demanda de trabalho, seja pela dificuldade de investir em uma comunicação eficiente, é muito comum se deparar com clientes que sentem ausência de transparência na relação mantida com os seus advogados.

Essa é uma situação muito séria e que acaba gerando uma enorme fragilidade para o relacionamento mantido com o cliente. Por isso, o follow up acaba agregando mais valor nessa relação, já que demonstra a transparência do profissional e o seu interesse em manter o contratante sempre informado e atualizado acerca das suas demandas.

Como fazer um follow up 

Agora que você já sabe porque é tão importante e urgente investir em um processo de follow up no seu escritório de advocacia, confira algumas dicas de como colocar essa estratégia em prática agora mesmo!

O primeiro passo é criar uma rotina de acompanhamento e retorno para os clientes de todas as etapas e movimentações que acontecem em seus processos. Para isso é necessário fazer um mapeamento geral de todos os contratantes atendidos e das suas respectivas demandas ativas.

Antigamente, esse mapeamento era feito manualmente, entretanto, nos dias de hoje, com a tecnologia e as inúmeras soluções que o mercado oferece, é possível utilizar de estratégias como um software de acompanhamento e gestão jurídica, que permite visualizar notificações, gerar e guardar documentos.

Confira a seguir algumas dicas que vão ajudar no desenvolvimento de um processo de follow up dentro do seu escritório jurídico:

Automatize tarefas e otimize o tempo

Por meio da automação de tarefas o escritório consegue otimizar o tempo agregando eficiência para todos os seus processos internos. Isso ocorre com o uso de sistemas próprios de gestão de informação jurídica, ou seja, softwares que permitem um acompanhamento dos processos que tramitam em todas as esferas jurídicas do país.

A automação é o pulo do gato em uma estratégia de follow up, já que a tecnologia é uma aliada na qualidade e na eficiência da gestão das informações que são diariamente geradas dentro do escritório jurídico.

Defina regras de envio de informações

Outro passo é definir regras de envio de informações dentro do software de gestão. Por exemplo, você pode definir que todas as atualizações no processo deverão gerar um e-mail a ser enviado automaticamente para o endereço virtual do cliente cadastrado no processo.

Ainda, você pode estabelecer uma regra de que certas informações (as mais importantes) serão enviadas diretamente para a caixa de entrada do cliente. Ou, ainda, poderá destinar o envio do e-mail para um colaborador previamente determinado, que será o responsável por direcionar as informações para o endereço eletrônico do contratante.

É importante definir regras que sejam adequadas dentro do contexto e do perfil do seu escritório. Além disso, é necessário definir com clareza o perfil do seu cliente e qual a melhor estratégia de follow up aplicada a ele, trazendo mais segurança para os processos.

Em muitas situações, o envio de e-mails pode não ser a melhor alternativa. Nesses casos é possível investir, por exemplo, em ferramentas como WhatsApp, mensagens via SMS ou, até mesmo, ligações telefônicas.

Ao traçar uma estratégia de follow up você deve levar em consideração as particularidades do seu cliente, o perfil do escritório e quais são os seus objetivos a longo prazo. Lembre-se que este tipo de ação tem o objetivo principal de demonstrar transparência e de investir no fortalecimento da relação cliente-advogado.

Agora que você já sabe a importância do follow up para advogados, aprofunde o assunto com este post especial sobre aplicação da inteligência artificial no ambiente jurídico.

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