Entenda a importância da análise de dados na advocacia

A evolução digital modificou as formas de comunicação e de análise e armazenamento de dados. Esse tipo de tecnologia e sua inteligência artificial são fatores muito promissores e com um grande potencial a ser explorado.

O uso, o gerenciamento e a análise de dados na advocacia tornaram-se fatores essenciais para que um escritório ou uma empresa consiga sobreviver e se manter dentro do mercado. Hoje em dia, eles são até considerados como valiosos e poderosos ativos.

Os serviços de advocacia quase que diariamente precisam de relatórios críticos e de informações processuais necessárias para a análise de dados. Contudo, muitas vezes as informações disponibilizadas são de pouca utilidade e/ou confusas.

Por isso, a análise de dados na advocacia tem sido um dos grandes desafios que os escritórios e profissionais do ramo jurídico têm enfrentando ultimamente. O mercado jurídico atual exige a adoção de medidas ágeis e eficazes em prol de oferecer um serviço de qualidade.

A principal ideia é pesquisar e fazer uso de dados importantes e úteis, organizá-los de maneira que a visualização seja clara e objetiva e, principalmente, que atenda às expectativas e às necessidades dos profissionais do ramo jurídico.

Ela está intimamente ligada à posse, ao recolhimento e ao gerenciamento de informações relacionadas a clientes, produtos, serviços, lucros, processos eletrônicos e outros serviços essenciais — que têm influência direta sobre o meio jurídico.

Seu escritório já utiliza ou tem planos para implementar esse sistema? Neste artigo vamos esclarecer as principais questões envolvendo a análise de dados na advocacia. Trataremos sobre o conceito, a importância e os benefícios no momento de tomar uma decisão. Também abordaremos como um software pode ser fundamental para a análise correta e eficiente de dados, além do desenvolvimento do seu negócio. Acompanhe!

O que é a análise de dados?

A análise de dados abrange a adoção de novas estratégicas que buscam o conhecimento do ramo jurídico por meio do estudo, processamento e elaboração de elementos de informação jurídicos.

A análise de dados jurídicos tem proporcionado boas vantagens aos profissionais. A pesquisa e a observação de elementos garantem que as decisões em diversas áreas sejam tomadas de maneira mais eficiente e inteligente.

Ao processar esses dados enriquecedores, os advogados podem tirar conclusões sobre o modo de atuação de outros profissionais, tais como advogados da parte oposta, juízes, promotores etc.

Assim, o advogado que faz uso da análise de dados factuais consegue benefícios e seu escritório sai na frente, com mais vantagem competitiva.

Como o volume de dados produzidos cresce cada vez mais, a maneira como eles são organizados faz com que os setores jurídicos busquem estratégias que resolvam o problema relacionado à quantidade de tarefas desempenhadas pelos advogados.

O advogado deve recolher e sintetizar os dados e as informações que sejam mais úteis, visto que o fluxo de informações cresce todos os dias.

Quais são as vantagens da análise de dados?

A utilização de mecanismos inteligentes e intuitivos de análise de dados ajuda a identificar padrões e automatiza funções essenciais.

Torna os processos mais ágeis

Os sistemas permitem que as informações e os dados sejam analisados de maneira imediata e mais ágil assim que são coletados. Trata-se da automação jurídica de uma tarefa que antigamente era desempenhada por pessoas. Dessa maneira, esses profissionais agora estão livres para executar outras atividades.

Ajuda a prever os acontecimentos técnicos

A leitura dos dados permite que as tendências sejam acompanhadas de perto e diretamente. Por meio do estudo dos fatores passados, torna-se mais fácil antever o futuro.

Assim, é feita uma observância dos indicadores, das operações anteriores e das tendências. Isso resulta em eficiência e agilidade na resolução das questões, podendo ser uma vantagem em épocas de crises. Tudo isso gera mais controle financeiro do escritório.

Reduz as falhas dos procedimentos

As informações recebidas e acessadas podem ser capturadas em tempo real, o que ajuda a ter um panorama geral e claro da situação dos negócios. A partir daí, os gestores e advogados poderão tomar as melhores decisões para o futuro do escritório, desde que estejam de acordo com os objetivos traçados.

É possível identificar com antecedências as futuras ameaças por meio do monitoramento de dados e dos índices de desempenho. Assim, os advogados têm mais tempo para evitar o problema ou se preparar conforme as necessidades do empreendimento.

Com toda a informação disponível é muito mais fácil realizar a previsão de certos acontecimentos e a probabilidade de ocorrerem. Além disso, é mais fácil encontrar e prever os futuros erros, diminuindo os riscos de falhas que poderiam atingir, fatalmente, todos os lados da organização.

Permite que se tenha uma visão global e fideliza o cliente

A análise de dados facilita a compreensão das informações e ajuda a ter uma visão global sobre o cliente. Explicando melhor, com as informações precisas e necessárias, os administradores conseguem descobrir aquilo que o seu público-alvo precisa, ou seja, quais são as necessidades, as preferências, os problemas e os anseios dos seus clientes. Dessa forma é possível interagir melhor com eles.

Esse procedimento ajuda a traçar projetos e ideias para melhorias, conquistar e fidelizar os clientes e, consequentemente, construir uma boa reputação para o negócio e angariar recursos para novos investimentos.

Traz dinamismo e eficiência

Com os dados organizados praticamente em tempo real, é possível realizar estudos mais facilmente. As informações mais lapidadas e concretas ajudam a compreender a situação atual do negócio.

Esse procedimento de avaliação é muito útil para o escritório, pois traz mais dinamismo, eficiência e mais rapidez para a gestão dos processos jurídicos e para a tomada das decisões importantes.

Como a análise de dados pode ser utilizada na advocacia?

Muitos escritórios de advocacia enfrentam dilemas sobre como podem aproveitar de maneira eficiente o armazenamento dos seus dados e a análise conforme os padrões para que, a partir daí, resultem em melhorias para o próprio empreendimento — isso é chamado de Big Data.

Essa expressão significa o complexo de dados e a sua análise por meio da tecnologia computacional em dashboards, ficando disponível como uma espécie de informação digital.

Assim, é feito um compilado desses dados, e a sua análise acontece em um dashboard, por intermédio de um software jurídico especializado.

Os escritórios de advocacia mais antenados e que procuram ficar ligados nas tendências sabem que os mecanismos de Big Data são essenciais em vários aspectos. Além dos dados históricos, eles são úteis para entender os novos dados recebidos e usá-los para formar estratégias e tomar decisões — essas estratégias são construídas por meio do entendimento dos resultados prováveis em relação aos resultados anteriores.

Além disso, a análise de dados eficiente ajuda a prever os resultados de uma demanda processual por meio do estudo da jurisprudência anterior disponibilizada. Assim, o entendimento de instância superior torna-se conhecida e os advogados têm mais chance de saber a probabilidade de ganho de uma causa ou ainda de saber quais pedidos foram acolhidos e quais foram rejeitados.

Um sistema inteligente captura e fornece dados concretos disponibilizados sobre milhares de litígios e qual é o comportamento adotado pelas partes, pelos juízes e pelo próprio escritório de advocacia — e também sabe o tempo que levou cada etapa processual.

Por isso, é possível até mesmo tomar conhecimento do desempenho de escritórios e de advogados autônomos. A análise jurídica adequada é bastante usada também no momento de ajudar os advogados a aprimorar a maneira como são abordados aspectos de seu empreendimento e da lei.

Esse trabalho automatizado estratégico ajuda os advogados a direcionar seus esforços conforme os resultados afirmados por esse sistema tecnológico, e abrange diversos tipos de profissionais da advocacia, sendo eles autônomos, empregados ou sócios de escritórios de pequeno, de médio ou de grande porte.

Todos os profissionais estão se beneficiando e tornando as tecnologias para advogados as suas maiores aliadas ao fazer uso dos softwares de gestão em escritórios de advocacia.

Como a análise de dados é importante na hora de tomar uma decisão?

A análise de dados para a gestão do escritório de advocacia envolve etapas como coleta, organização, monitoramento e compartilhamento das informações que dão suporte à administração do empreendimento jurídico.

Quanto maior é o escritório e suas filiais, mais profundas serão a análise e a ordenação das informações contidas em seus arquivos.

Esse sistema complexo de gestão do escritório de advocacia é conhecido como BI, sigla para Business Intelligence.

Software jurídico aliado aos sistemas de BI

O uso de softwares jurídicos, aliado aos mecanismos de BI para a gestão de escritório de advocacia, ajuda a integrar os dados de diversas áreas e aumentar as taxas de eficiência e produtividade.

Um software ajuda a elaborar relatórios por meio da análise sistemática de grande volume de dados, auxiliando os advogados a decidir os próximos passos do negócio. Além disso, eles poderão reconhecer prováveis oportunidades no mercado e quais estratégias podem ser adotadas para fornecer melhoria em seus processos internos e externos.

A integração dos métodos do BI com a gestão de um escritório é feita por meio de um software jurídico. Dessa forma, os advogados passam a ter uma noção mais ampla do que acontece ao seu redor, tendo melhores condições de liderar decisões, de forma a manter os resultados positivos e um desenvolvimento sustentável.

Vale a pena investir em um software para a análise de dados?

A alta demanda de trabalho atual — assuntos administrativos, financeiros e gerenciais — exige que o advogado “se desdobre” para que consiga dar conta de todas as suas tarefas.

Contudo, o fato de o profissional desempenhar várias atividades não faz com que ele seja mais produtivo. É o contrário: o esforço contínuo e paralelo em tantas atividades acaba acarretando desatenção, um trabalho com resultado final insatisfatório e exaustão.

Levando isso em consideração, a gestão do negócio aliada ao uso de softwares permite que o conhecimento jurídico fique adaptado à realidade do escritório.

Um escritório que tenha como meta otimizar suas tarefas e conquistar melhores resultados, tornando-se mais competitivo perante o mercado jurídico, deve considerar adotar algum tipo de instrumento tecnológico que consiga trazer eficiência e modernização ao seu cotidiano.

Pensando nisso, o investimento em um software jurídico de qualidade e que atenda às perspectivas do escritório tornou-se uma ótima alternativa para administrar os seus procedimentos e organizar infinitos dados que são criados todos os dias.

Desse modo, podemos entender que os escritórios de advocacia que contratam empresas de tecnologia especializadas na produção, no desenvolvimento e na instalação de softwares jurídicos estão tomando uma decisão muito acertada e estratégica.

Contratar esse tipo de serviço é ter a certeza de que o empreendimento jurídico será melhor assessorado e contemplado com informações precisas. Dessa forma é possível fundamentar suas peças processuais, defesas orais e até mesmo organizar os procedimentos internos do escritório levando em consideração os dados monitorados e consolidados pelos softwares jurídicos.

Geralmente esses dados são exibidos por meio de planilhas ou de gráficos de simples compreensão e interpretação. Isso garante que pessoas leigas quando o assunto é tecnologia também consigam extrair os elementos importantes para executar suas funções.

Os dashboards fornecem aos advogados os movimentos e os indicadores de desempenho do escritório. A partir daí, é possível discutir sobre quais ações deverão ser tomadas.

Como escolher o melhor software para análise de dados?

O procedimento para apuração de um software jurídico destinado à análise de dados envolve diversos fatores. Vejamos algumas condições que merecem ser levadas em consideração nesse momento:

  • busque um software que otimize as tarefas rotineiras para que você consiga economizar o trabalho e o tempo gasto na execução dessas tarefas repetitivas;

  • procure um utilitário que tenha a capacidade de entender e fazer a organização de toda a rotina do escritório;

  • procure um sistema que aumente a produtividade no dia a dia do empreendimento;

  • escolhe aquele software que seja capaz de conquistar novos clientes e manter a sua fidelização — isso ajuda a aumentar o balanço financeiro e os lucros.

Permite a atualização sobre o cenário atual

A análise de dados na advocacia exige que o escritório busque se manter atualizado diante das novidades. Além disso, é muito importante estar familiarizado com os conceitos de análise de dados e funcionalidades que estão constantemente sendo criados. Isso faz uma grande diferença para que você consiga alcançar o sucesso do empreendimento dentro do mercado.

Esse sistema oferece a estrutura necessária para fazer a análise de dados e manter o trabalho organizado e com mais eficiência. Assim, o uso de softwares jurídicos ajuda no momento de analisar dados e na gestão, já que eles contam com um mecanismo que automatiza processos que, se fossem feitos manualmente, demandariam grande parte do seu dia.

Isso significa que manter os dados organizados ajuda a simplificar interpretações e análises, permitindo que todo o trabalho seja desempenhado com melhor performance e de maneira mais inteligente.

Reduz os riscos de erros

Os riscos de cometer um erro que comprometa a parte financeira, administrativa ou a reputação do escritório podem ser evitados com o uso de softwares jurídicos. Eles melhoram a organização, calculam, gerenciam e avisam sobre prazos latentes e ajudam a estruturar as etapas do fluxo de trabalho.

A maioria dos escritórios tem a consciência de que o gerenciamento adequado de suas atividades por meio de uma análise de dados é um fator determinante para não sofrer riscos de falência e obsolescência, por exemplo.

Esses escritórios conseguem atuar na segurança de informação, identificando eventuais falhas e até mesmo protegendo o sistema contra a invasão de terceiros não autorizados, evitando o furto de informações para usos não permitidos.

Produz melhores dados para serem analisados

Os dados produzidos têm cada vez mais qualidade. As empresas fornecedoras desse tipo de tecnologia estão cada vez mais cientes da sua importância. Assim, a qualidade técnica dos softwares permite que sejam gerenciados dados de alto padrão.

Além disso, um diferencial dos softwares jurídicos diz respeito à captura e à estrutura organizada e automática dos seus dados — isso facilita muito a sua utilização.

Vamos exemplificar com o fato de que existem softwares que dispõem de funcionalidades com campos que permitem o preenchimento personalizado de informações.

Os dados podem ser programados para serem estruturados de maneira que possam medir os KPIs — Key Performance Indicators — e obter as métricas necessárias para avaliar melhor o escritório e todo o seu processo de gestão.

Possibilita mais controle da gestão financeira

Outro ponto-chave a ser levado em consideração diz respeito aos custos que serão investidos nesse novo sistema operacional. É preciso pesquisar o valor de todo o serviço e avaliar se ele caberá no orçamento do seu escritório.

À primeira vista, pode parecer um procedimento custoso, mas as vantagens que ele proporciona fazem com que tudo valha a pena. Tenha em mente que se trata de um excelente investimento e que, em breve, trará o retorno esperado.

Além disso, o uso de sistemas automatizados ajuda a realizar pagamentos por meio de programação feita previamente e evita os riscos de efetuar pagamentos não devidos, decorrentes de trabalhos que não foram desempenhados. Um software também ajuda a manter o controle do pagamento dos clientes, os honorários que devem ser pagos etc.

De maneira geral, ajuda a proporcionar mais exatidão com relação aos custos e às vezes dar uma previsão sobre futuras despesas e outros custos.

Aumenta a competitividade em relação às outras empresas

As empresas que não dispõem de mecanismos automatizados que façam a análise de dados já estão em desvantagem, visto que não conseguem ter controle sobre todas as informações presentes ao seu redor e que trafegam nas suas redes.

A análise dos seus dados ajuda a melhorar a performance dos clientes por meio da entrega de serviços mais completos e de melhor qualidade — isso ajuda a fidelizar essas pessoas. Além disso, é possível proteger as informações dos clientes, pois os softwares contam com mecanismos de autenticação e gerência de identidades.

Uma empresa que adota métodos de análise de dados está em vantagem competitiva, já que a sua estrutura não está tão vulnerável a ataques ou a falhas.

Gera qualidade e eficiência na gestão de documentos

Os softwares fazem com que os documentos e relatórios sejam produzidos com melhor qualidade e de maneira mais eficiente. Diferentemente do modo tradicional e ultrapassado, cada funcionário teria que documentar a sua tarefa, ou então o escritório teria que ter um empregado responsável pela função de gerir e organizar os arquivos.

Com a implementação dos softwares, o trabalho da equipe torna-se desnecessário, otimizando o serviço dos demais funcionários. Dessa forma, eles conseguem direcionar melhor a sua atenção para pontos cruciais que dizem respeito à interpretação das informações, à elaboração de peças, aos estudos de casos concretos, à doutrina e jurisprudência etc.

Como vimos, outra vantagem do uso dos softwares é que eles geram uma sensível melhoria nos fatores de gestão e na integração entre diversas áreas. Isso significa que, como meio de facilitar o trabalho, as informações são disponibilizadas para vários setores integradas a eles. Isso facilita o custo operacional, gera uma maior participação entre os funcionários e aumenta o senso de equipe entre todos os advogados que trabalham juntos.

Existem muitos softwares disponíveis no mercado que fornecem a automatização e a análise de dados na advocacia de maneira eficiente. O sistema operacional mais próximo do ideal é aquele capaz de fornecer soluções para problemas comuns e que produz mais oportunidades de integração entre os diversos sistemas.

Não podemos esquecer que a satisfação dos clientes é uma meta a ser alcançada e que fará com que o empreendimento jurídico cresça no longo prazo. Além disso, é possível produzir automaticamente os recursos necessários para que o advogado desempenhe seu trabalho de maneira proveitosa e com qualidade.

O software pode proporcionar uma experiência melhor para os clientes, aprimorar a comunicação e facilitar a vida de todos ao longo do caminho.

A empresa Kurier oferece ótimas opções para você implementar desde já um software jurídico no seu escritório. Você não vai se arrepender!

Conseguiu entender a importância da análise de dados na advocacia? Quer saber mais sobre como a tecnologia é uma aliada dos profissionais do ramo jurídico? Então baixe o nosso e-book e confira o manual da tecnologia para advogados!

Share This