Os 7 benefícios da gestão de documentos

A gestão de documentos consiste no conjunto de procedimentos administrativos para organização, armazenamento e descarte correto dos diversos documentos. E os benefícios da gestão de documentos refletem diretamente na eficiência do trabalho do seu escritório de advocacia, uma vez que o extravio de um documento pode acarretar grande prejuízo financeiro e até mesmo danos à reputação dos seus profissionais com vazamento de informações sigilosas.

Hoje, com o processo judicial eletrônico (PJe), o escritório de advocacia deve investir na automação dos seus procedimentos administrativos por meio de um software de gestão de documentos para melhorar a produtividade e segurança das informações.

Porém, é importante buscar uma empresa sólida especializada em tecnologia para a área jurídica que forneça um software que alie a gestão de documentos ao acompanhamento processual e disponibilize uma ferramenta de consulta aos Diários de Justiça e Diários Oficiais de todo o país.

Sabendo da importância do uso da tecnologia para auxiliar o dia a dia do seu escritório de advocacia, elaboramos este artigo com sete benefícios de uma gestão de documentos eficiente, mostrando que isso traz vantagens para todos os setores do escritório. Leia e entenda melhor!

1. Ganho de tempo

O manuseio de documentos em uma plataforma digital é muito mais rápido do que o manuseio físico. Em vez de mexer em pilhas e mais pilhas de documentos, pastas e processos, o advogado tem acesso, de onde ele estiver, a todos os documentos do escritório e processos por meio de uma busca rápida no software.

Evita-se perda de tempo no trânsito ao substituir vários deslocamentos entre escritório, fórum, juizados e os diversos compromissos de seus profissionais pelo simples acesso virtual às informações necessárias.

2. Simplificação dos procedimentos

A gestão física de documentos é lenta, complexa e ineficiente. Organizar a papelada em arquivo físico ocupa muito espaço, além de desviar os profissionais do direito do foco de atuação. Há, também, a dificuldade de padronizar organização para todos os colaboradores e a possibilidade de extravio ou descarte equivocado de documentos.

Da mesma maneira, uma plataforma digital muito complexa e lenta torna o processo de gestão documental ainda mais custoso para seus advogados. Por isso, busque por uma empresa especializada no segmento jurídico que ofereça um software de fácil utilização, personalizado e com suporte técnico para o seu escritório.

Um bom software de gestão documental, com apenas uma hora de treinamento, pode auxiliar seus advogados na produção de documentos padronizados respeitando a individualidade de cada contrato e cliente, com a possibilidade de elaboração e gestão de conteúdo de qualquer lugar. Como é um instrumento que permite mais mobilidade ao seu colaborador, simplifica os procedimentos, a qualidade do conteúdo, bem como possibilita auditoria e controle por meio de relatório gerencial de qualidade.

3. Melhora dos resultados e da produtividade

O escritório de advocacia é composto por profissionais do direito que precisam estar focados na sua atividade jurídica para produzir mais e melhor, captar novos clientes e prestar um atendimento mais minucioso à sua cartela de clientes. Se seus profissionais dispuserem da ferramenta de gestão de documentos, pouparão tempo com buscas, organização e controle de papelada, transmitindo uma imagem mais profissional  melhorando a produtividade.

Investir em software jurídico e inserir sua equipe de advogados no mundo da Inteligência Artificial evita falhas, perdas de prazos e descarte indevido de dados, além de trazer mais segurança para suas informações e melhorar a capacidade produtiva do seu time.

Por meio de tal sistema, o gestor da equipe tem a seu dispor indicadores de produtividade e desempenho para acompanhar, avaliar e ajustar a produção global da equipe e, de forma individualizada, de cada colaborador.

4. Economia de espaço físico destinado ao arquivamento

Como sabemos, o sistema judicial brasileiro gera enormes processos que demandam grande número de documentos. Por isso, manter um arquivo físico de todos os processos de seu escritório exigiria um grande recinto.

Um bom espaço imobiliário custa caro, e cada metro que seu escritório consegue economizar com espaços físicos de arquivo gera economia real que possibilita o pagamento de um valor menor pelo ponto ou a acomodação de novos profissionais no espaço que seria destinado apenas ao arquivo documental.

5. Redução de custos operacionais

Além da economia com o próprio espaço físico, adotando um sistema de gestão documental informatizado, o escritório também diminui gastos com elaboração e reprodução física dos documentos.

E, não havendo mais tantos documentos físicos (contratos, planilhas e outros papéis) a serem consultados e copiados, o custo operacional com o deslocamento desnecessário do seu pessoal também diminui devido à possibilidade de acessar remotamente estando fora do escritório.

6. Segurança e confidencialidade das informações

Tendo em vista a obrigatoriedade de atuação dos advogados no processo judicial eletrônico, o escritório de advocacia necessita de um sistema de gestão de documentos seguro com cópias de segurança e capacidade de garantir o sigilo das informações e de proteger de ataques digitais.

Tanto a perda quando o vazamento de dados do escritório ou dos clientes fere a relação de confiança entre cliente e advogado, bem como o direito/dever de guarda de tais informações inerentes ao sigilo profissional.

7. Otimização do tempo das atividades e dos processos

O acesso virtual de informação possibilita maior mobilidade ao advogado, que pode buscar informações mesmo distante do escritório, além de não precisar mais fazer a carga de grandes volumes físicos. Esse acesso rápido otimiza o tempo das atividades do seu escritório, permite que o profissional atue melhorando o tempo de resposta, aumente sua produtividade e torne sua atuação mais estratégica.

Um dos valiosos benefícios da gestão de documentos digital é essa possibilidade de colocar a Inteligência Artificial a serviço do profissional. Isso otimiza seu tempo ao possibilitar sua presença em audiências e outros compromissos e, ao mesmo tempo, acessar documentos de qualquer local, gerando celeridade e praticidade no dia a dia jurídico.

Entendeu como a gestão de documentos pode melhorar o processo da empresa para evitar falhas e aumentar a produtividade? Se quiser saber mais sobre a importância da tecnologia nos escritórios jurídicos, baixe nosso Manual da Tecnologia para Advogados.

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