Como gerar celeridade e praticidade em um escritório de advocacia?

A rotina dos escritórios de advocacia tende a ser muito corrida, pois são diversos prazos para cumprir, diligências a realizar, audiências para comparecer e clientes para atender.

Para que isso não vire uma bagunça e não torne a rotina do escritório morosa no cumprimento de suas atividades, existem algumas formas de garantir a celeridade em escritório de advocacia. Para saber quais são elas, acompanhe o post que preparamos!

Defina os primeiros passos

Organização é a palavra-chave para quem busca celeridade e praticidade em um escritório de advocacia, e, mais do que isso, para o sucesso do seu escritório. É preciso definir:

  • a rotina;

  • os horários de atendimento dos clientes;

  • as funções de cada colaborador, a fim de melhorar a prestação dos serviços;

  • a forma de atendimento dos clientes;

  • o valor das consultas;

  • quem terá o primeiro contato com o cliente.

Além disso, o advogado ou a sociedade de advogados deve definir, mensalmente, as metas que o escritório precisa alcançar, bem como efetuar a previsão dos lucros e das despesas.

Faça uma lista de tarefas

Não saber por onde começar a resolver suas tarefas é umas das maiores causas de perda de tempo, você sabia? Ao manter uma lista com as tarefas, definindo quais são as prioridades e quais não demandam tanta urgência, permite que o advogado direcione o seu tempo de acordo com as tarefas a serem executadas.

Assim, um caso com prazo mais longo pode ser pensando após um que já está se esgotando. Parece um tanto quanto boba essa advertência, porém, saiba que não são poucos os casos de perda de prazo por falta de organização — o que, sem dúvidas, é inadmissível.

Mantenha-se informado

Se quiser conduzir o seu escritório da melhor forma possível, antes de tudo você precisa conhecê-lo. Isso porque de nada adianta inovar em tecnologias e recursos quando você sequer sabe o seu funcionamento. Tenha relatórios informatizados com os dados necessários ao acompanhamento da evolução dos processos, dos honorários ganhos, das despesas etc.

Ter em mãos dados estatísticos possibilita a análise de quais áreas precisam de ajuste quando o seu escritório não estiver rendendo da forma que você deseja, permitindo uma rápida mudança de comportamento. É como diz aquele velho e famoso provérbio: “o bom pastor é aquele que conhece as suas ovelhas”.

Proponha o negócio jurídico-processual

O novo Código de Processo Civil trouxe uma possibilidade muito interessante para os advogados que buscam maior praticidade e organização no andamento do processo: o negócio jurídico-processual. Trata-se, na verdade, da possibilidade de as partes, previamente ou em conjunto com o juiz, definirem um calendário para a prática dos atos processuais.

De acordo com o artigo 190, do CPC:

Versando o processo sobre direitos que admitam autocomposição, é lícito às partes plenamente capazes estipular mudanças no procedimento para ajustá-lo às especificidades da causa e convencionar sobre os seus ônus, poderes, faculdades e deveres processuais, antes ou durante o processo.

O novo CPC vai muito além do que, até então, era permitido — a eleição do foro. Perceba que as partes podem, antes mesmo de iniciar o processo, definir uma série de relações que, se bem desenvolvidas, tornarão o processo célere e produtivo, evitando que este permaneça tramitando por vários anos.

Obviamente, esse negócio processual não é totalmente livre, pois caberá ao juiz controlar a validade dos negócios, “recusando-lhes aplicação somente nos casos de nulidade ou de inserção abusiva em contrato de adesão ou em que alguma parte se encontre em situação de vulnerabilidade”.

Se o calendário for fixado de comum acordo com o juiz, este e as partes estarão vinculados ao calendário. Somente ocorrerá mudança em casos excepcionais e devidamente justificados. Além disso, outro ponto benéfico que gera celeridade no andamento do processo é a desnecessidade de prévia intimação para a prática dos atos ou audiências cujas datas já estejam previstas no calendário comum.

Essa inovação do CPC, sem dúvidas, é determinante para propiciar o melhor andamento do processo, a otimização do tempo de duração e a melhora do rendimento na prática dos atos processuais. Essa possibilidade tem fundamento nos princípios que regem o código de processo civil, notadamente o da cooperação entre as partes para a rápida e eficaz solução do litígio.

O instituto do negócio jurídico-processual, além de ser um avanço muito positivo para o âmbito processual — já que permite que as partes ajustem o processo de acordo com as suas necessidades, garantindo maior celeridade e praticidade — propicia uma melhor prestação jurisdicional.

Busque ferramentas para melhorar a gestão

O advogado que busca garantir maior qualificação, praticidade e segurança nos serviços prestados deve estar atento às ferramentas tecnológicas criadas para esse fim. Atualmente, existem inúmeros softwares que permitem uma gestão mais organizada nos escritórios de advocacia.

Dentre as funções desses softwares podemos destacar as seguintes:

Leitura automática dos diários oficiais

Esses aplicativos analisam os diários oficiais e selecionam as publicações em que o nome do advogado ou da sociedade de advogados constar, apresentando a estes uma lista com todas as intimações.

Acompanhamento do andamento processual

O advogado não precisará entrar no site do tribunal para verificar o status do processo, pois, assim que ocorrer alguma movimentação, o aplicativo notificará o advogado.

Armazenamento de documentos

Esses recursos permitem o armazenamento dos documentos dos seus clientes na plataforma, permitindo que o advogado acesse esses dados de qualquer dispositivo.

Agrupamento de informações

O advogado tem, em um só lugar, todas as informações sobre andamento dos processos, dados e documentos dos clientes, o que, além de contribuir com o meio ambiente, garante a segurança de todos esses arquivos contra infortúnios — incêndios, enchentes etc.

Além disso, geralmente esses sistemas podem ser acessados de qualquer lugar e por meio de qualquer recurso tecnológico, como celular, tablet, notebook etc., o que permite uma gestão mais eficiente e organizada por parte dos colaboradores, gerando um melhor aproveitamento no tempo.

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