De acordo com a OAB, apenas em 2017, o Brasil ganhou 59 mil novos advogados. Isso demonstra que a competição entre os profissionais do Direito — que já é grande — continua em franca expansão. E, se hoje em dia, tempo é dinheiro, podemos dizer que o aumento da produtividade do seu escritório de advogados está diretamente ligado a uma boa gestão do tempo.
É comum na rotina do advogado que os dias pareçam muito curtos se comparados ao volume de demandas dos clientes. Essa sensação acaba aumentando o estresse dos profissionais e comprometendo a qualidade do trabalho. Embora a gestão do tempo seja muito discutida atualmente nas organizações, colocá-la em prática vai requerer mudanças na estrutura do escritório.
É importante ressaltar que essas mudanças não ocorrem do dia para a noite e podem, muitas vezes, encontrar resistência inicial dos funcionários. Mesmo assim, é importante que você persista e adote as dicas que daremos neste post para gerir melhor o tempo em seu escritório de advogados. Já adiantamos que o resultado compensa — e muito! Confira!
Defina prioridades
Se você é daquelas pessoas que costumam encher a mesa de post-its ou assinalar várias tarefas como urgentes no calendário do e-mail, provavelmente, já se deu conta de que tratar todas as demandas com alta prioridade surte efeito contrário, não é mesmo? Isso ocorre porque, naturalmente, todo cliente vai encarar seus próprios processos como o mais importante. E eles vão desejar que você faça o mesmo.
No entanto, uma boa gestão do tempo no escritório vai requerer a organização das tarefas por prioridades, levando em conta a dinâmica interna do escritório. Assim, não adianta começar o dia com três prioridades máximas se não há pessoal nem tempo disponível. Quanto mais realista você for ao listar as tarefas, mais fácil será cumpri-las e maior será sua motivação para levar as demais adiante.
Portanto, estabeleça critérios para classificação da ordem de prioridade das tarefas. Pode ser de acordo com os prazos judiciais, data da próxima reunião com o cliente ou nível de complexidade da tarefa. O importante é que você tenha clareza de quais pontos merecem sua atenção imediata.
Confie em sua equipe: delegue tarefas!
É muito comum que profissionais que têm dificuldade para realizar tarefas fiquem extremamente sobrecarregados e apresentem altos níveis de estresse. São os chamados centralizadores. Se esse for o seu caso, aí vão algumas dicas para ajudar você a otimizar seu tempo delegando tarefas aos seus subordinados.
Conhecer seus subordinados
Saber quais são as habilidades daqueles que trabalham com você será muito importante na hora de atribuir tarefas, portanto, conheça bem seus colaboradores.
Não delegar apenas as tarefas ruins
É claro que nem só de demandas prazerosas vivem os advogados. Mesmo assim, tente equilibrar o tipo de tarefas delegadas aos seus subordinados para que eles não fiquem desmotivados. O excesso de tarefas operacionais, por exemplo, pode causar esse efeito.
Equilibrar as tarefas entre os subordinados
A divisão proporcional de tarefas entre os subordinados evitará que uns fiquem sobrecarregados enquanto outros estão ociosos. Essa é também uma forma de evitar um clima de competição não saudável entre eles.
Acompanhar a execução da tarefa delegada
O acompanhamento do trabalho delegado é imprescindível. Contudo, muito cuidado para não cometer excessos. Isso pode afetar a execução da tarefa e dar a impressão de falta de confiança em seu subordinado.
Defender seu subordinado
Se a autoridade do colaborador para realização da tarefa for colocada em cheque, é seu papel defendê-lo para evitar mal-entendidos no escritório. Após colocar essas dicas em prática, você vai notar o aumento de sua produtividade e da integração da equipe.
Atenção aos prazos na gestão do tempo
Após a elaboração da lista de prioridades, não se esqueça de prestar atenção aos prazos definidos, para que o tempo gasto em uma demanda não interfira na tarefa seguinte.
Além de atentar aos prazos definidos por você, é importante sempre estar de olho no prazo fatal, seja ele judicial, seja ele firmado com o cliente. A perda de prazo pelo advogado pode trazer graves consequências tanto para o cliente quanto para sua reputação. Pense nisso!
Diga não às distrações
Não é novidade que todos trabalhamos cada vez mais conectados à internet e que é quase impossível fugir disso. Você sabia que o tempo desperdiçado no trabalho com o uso das redes sociais pode chegar a incríveis 32%?
Com isso, é preciso que o advogado saiba limitar as distrações causadas pelas redes sociais, para manter o foco e evitar a perda de energia tendo que refazer tarefas. Ou o que é pior: a redução da qualidade do trabalho.
Portanto, o ideal é desligar as notificações de aplicativos como o WhatsApp, Instagram e Facebook, ou mesmo manter o celular longe do alcance para evitar cair em tentação. Depois de fazer isso, é recomendado separar uma hora do dia para fazer uma pausa e acessar esses aplicativos. No início, vai parecer difícil, mas os resultados compensarão os esforços de todos no escritório.
Invista em tecnologia
Se antigamente a tecnologia era encarada como diferencial no mundo dos negócios, hoje em dia, seu uso é questão de sobrevivência. Não por acaso, sua utilização em escritórios de advocacia tem crescido cada vez mais.
Veja a seguir os principais benefícios trazidos pelo uso de softwares jurídicos:
- padronização dos fluxos de processos;
- aumento da transparência;
- maior segurança no armazenamento de dados;
- maior integração entre as áreas do escritório;
- aumento da produtividade;
- melhoria na análise de desempenho;
- maior controle de prazos;
- redução de custos.
Por todas essas razões, é altamente recomendável que você invista em um software jurídico para seu escritório de advogados, como forma de aumentar a produtividade e reduzir o tempo gasto com tarefas operacionais e repetitivas.
A Kurier Tecnologia é uma empresa atuante nessa área e que, a partir do alinhamento entre informação, tecnologia e segurança jurídica, apresenta diversas soluções para automatização do fluxo de processos.
O que você achou das dicas para melhorar a gestão do tempo? Se quiser aprimorar ainda mais a sua, conte conosco nessa tarefa. Conheça o nosso software de gestão de escritórios de advocacia!
