6 formas de aumentar a produtividade em um escritório de advocacia

Quando pensamos que advogados formados na década de 1980 e início da década de 1990 já saíam da faculdade matriculados em um curso de datilografia, é que percebemos o quanto o exercício da profissão e a gestão de um escritório de advocacia mudaram ao longo das últimas décadas.

O avanço da tecnologia tem transformado constantemente a relação que os advogados têm com a produtividade do seu trabalho, gerando um novo patamar de excelência, inimaginável no passado! Como consequência, o assunto tem intitulado artigos na internet e marcado presença na capa de publicações especializadas.

Apesar de a produtividade ser o nome do jogo dentro do mercado jurídico no momento, a verdade é que há muita desinformação circulando no meio. Por isso, decidimos dedicar um artigo para tratar exclusivamente do tema. Confira a seguir!

Entenda a produtividade

Produtividade nada mais é do que a relação entre a produção e os fatores de produção. Essencialmente, aumentar a produção significa fazer mais com menos. O problema é que grande parte dos gestores de escritórios de advocacia estão tão atarefados em apagar incêndios que sequer conseguem refletir acerca dos problemas estruturais da organização, que é o verdadeiro motivo de estarem apagando incêndios o tempo todo.

Com isso em mente, separamos seis boas práticas que têm o potencial de alavancar a produtividade do escritório, permitindo que a organização trabalhe com um número maior de causas e com uma equipe ainda mais enxuta.

1. Invista no relacionamento com o cliente

Manter o contato com o cliente é uma tarefa importantíssima, porém, nada fácil. Podemos dividir o relacionamento existente entre advogado e cliente em três etapas distintas: antes, durante e depois da tramitação de um processo judicial.

Antes da instauração do processo

Lamentavelmente, nove entre dez advogados saem da faculdade absolutamente despreparados para realizar o primeiro atendimento, fazendo uma ponte entre o escritório e o cliente em potencial. Como resultado, é claro, acabam despachando seus clientes diretamente para a concorrência.

Por isso, é muito importante escolher os advogados certos para fazerem o atendimento ao cliente. É necessário que o profissional tenha o perfil desejado para a função e que receba treinamento específico para o cargo que vai ocupar.

Durante a tramitação do processo

Muitos advogados se esquecem de que não adianta ser diligente com o patrocínio da causa se isso não for demonstrado para o cliente. A solução para o caso é simples: enviar um relatório semanal ou mensal para todos os clientes contendo informações relevantes sobre o processo, como o andamento processual atualizado, por exemplo, detalhando eventuais atos que tenham sido praticados pelo juiz ou pela parte adversa.

É claro que nenhum escritório é capaz de disponibilizar colaboradores para essa tarefa sem que a sua produtividade despenque ainda mais. Assim, a grande dica aqui é usar e abusar da tecnologia como uma forma de substituir o trabalho repetitivo, mecânico e desnecessário.

Após o trânsito em julgado da sentença

Não poderíamos deixar de mencionar que o fim da relação entre cliente e advogado não se dá com o pagamento dos honorários. Alias, é justamente isso que separa os grandes escritórios dos medíocres: a assistência pós-processo. Colher o feedback do cliente é fundamental para que possamos melhorar o serviço prestado.

2. Invista no relacionamento entre funcionários e colaboradores

Quando estamos nos relacionando com os advogados que decidiram trabalhar no escritório, o mais importante é assegurar que todo o trabalho esteja sendo realizado em prol de um único objetivo: o crescimento do escritório.

Queremos dizer, com isso, que não há espaço para advogados egocêntricos que se recusam a trabalhar em causas pequenas ou que se interessam apenas em trabalhar com um tipo específico de causas.

3. Use a tecnologia a seu favor

Para entendermos o quanto um escritório de advocacia pode ter a sua produtividade sacrificada, basta propormos a seguinte reflexão: quanto tempo os advogados da sua banca passam procurando publicações, lendo diário oficial, buscando andamento processual ou alimentando o sistema?

Se a resposta que você deu foi diferente de zero, então o seu escritório pode estar com a produtividade comprometida e, nesse caso, certamente não terá condições de competir em pé de igualdade com concorrentes mais aparelhados.

4. Procure eliminar possíveis distrações

Em geral, o brasileiro tem uma relação bastante intensa com as redes sociais, inclusive durante o horário de trabalho. Embora, em si, elas não sejam vilãs, é preciso monitorar a utilização desse tipo de ferramenta. O ideal é que funcionários, estagiários e colaboradores utilizem as redes sociais durante o expediente apenas para tratar de assuntos profissionais ligados ao escritório.

5. Mantenha controle sobre o tempo

É claro que se não dedicarmos uma quantidade apropriada de tempo para cada atividade, jamais sairemos do lugar. Por isso, a dica aqui é andar com o relógio no pulso e marcar quanto tempo, em média, um advogado demora para concluir cada uma das tarefas sob sua responsabilidade. Isso permite um planejamento maior e melhor e evita a perda de prazos.

6. Adote um software jurídico

É bem verdade que esta temática poderia fazer parte do tópico “use a tecnologia a seu favor”. Entretanto, devido a sua imensa importância, optamos por criar um tópico exclusivo para o software jurídico, um item de primeira necessidade dentro de qualquer escritório de advocacia.

Muitos advogados ainda resistem à ideia de que a implementação de um software jurídico pode ser capaz até mesmo de duplicar a produtividade de seu escritório. Além de ser excelente organizador de informações, um software jurídico moderno oferece uma infinidade de ferramentas e vantagens para o escritório.

Ele possibilita que os advogados dediquem seu precioso tempo apenas às atividades realmente jurídicas e não meramente administrativas. Assim, um bom software jurídico possibilita a eficiente gestão de documentos, possibilitando consulta simultânea e maior organização.

Além disso, ele pode buscar automaticamente publicações nos tribunais de todo o país em nome do escritório ou dos advogados que compõe a sua banca, filtrando os resultados com o objetivo de eliminar redundância.

Podemos citar, ainda, outras duas ferramentas igualmente importantes: a automação na hora de inserir dados no sistema e o assistente de redação de peças.

A primeira ferramenta preenche automaticamente os dados do processo, bastando que o advogado registre a demanda pela numeração única do CNJ. Outras informações, como partes, procuradores, valor da causa e a vara competente são preenchidas automaticamente, evitando, inclusive, erros de digitação.

Por fim, o assistente de redação de peças jurídicas também ajuda a aumentar a produtividade do escritório de advocacia, na medida em que já preenche a qualificação das partes e oferece um banco de enunciados de jurisprudência e segmentos de lei, mais utilizados para embasar a fundamentação jurídica da peça. Tudo isso a poucos cliques de distância!

Agora que você já conhece o importante papel desempenhado pela tecnologia no que tange à produtividade do escritório, que tal aprender nove tecnologias essenciais para advogados?

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