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5 dicas para transformação digital em escritórios de advocacia

Desde a implantação do processo eletrônico, os tribunais diminuíram em mais de 60% o consumo de papel. Essa mudança de paradigmas faz parte de algo maior e afeta diretamente os escritórios de advocacia: a transformação digital.

A transformação digital é um caminho sem volta e isso atinge os escritórios de advocacia, representando uma nova forma de se executar o trabalho, possibilitando ganho de tempo, aumento de produtividade e mais eficiência no controle e na gestão do escritório. 

Este post apresenta algumas alternativas para mudar a rotina do escritório de advocacia rumo à transformação digital.

1. Faça reuniões por videoconferência 

Com o surgimento das ferramentas digitais, as tradicionais reuniões presenciais podem ser substituídas. Já imaginou fazer reuniões por vídeo? Para isso, não é preciso fazer grandes investimentos. É uma questão de mudança cultural. Inclusive, diversos serviços de videochamadas gratuitos estão disponíveis. O Skype, da Microsoft é o mais popular.

Não é que o contato físico esteja ultrapassado para as tradicionais reuniões mas, hoje, não é mais necessário estar frente à frente com o cliente para tratar de assuntos importantes. Muitas vezes, pode ser uma perda de tempo para os dois.

É importante uma infraestrutura mínima para videoconferências: processador Pentium III de 1 GHz ou equivalente, no mínimo 256 MB de RAM. Também, é necessário um sistema operacional Windows XP ou superior; Linux ou MacOS em suas versões mais atualizadas. 

No caso do Skype, a aplicação já é nativa nos computadores a partir da versão mais atualizada do sistema operacional Windows.

 

2. Assine documentos e feche contratos sem sair do escritório

 

A assinatura digital de documentos em PDF é uma tendência que segue o ritmo da implantação do processo eletrônico pelas repartições judiciárias e retira a necessidade física da pessoa na hora de assinar um documento. A assinatura digital tem a mesma importância da presencial. Inclusive, pode aplicar em qualquer tipo de contrato como honorários, procuração ou declaração de hipossuficiência.  

O mesmo também ocorre quando dependerem da sua própria assinatura, como advogado. Imagine quando ocorrer a urgência de tal assinatura num dia que você está participando de audiências ou alguma reunião estratégica fora do escritório? Com uma assinatura digital, ninguém fica dependendo da sua agenda ou à espera de presença física em alguma ocasião.

Passo a passo para você fazer sua assinatura digital em um documento em PDF:

  1. Acesse o leitor de PDF ( Adobe Reader);
  2. Vá até o menu “Ferramentas”;
  3. Selecione a opção “Assinar” e depois “Assinar documento”;
  4. Siga as instruções posteriores;
  5. Adicione a imagem da sua assinatura.

 

3. O cliente pode encaminhar as provas de forma digitalizada

 

Se todo o cadastro do processo é online, não há necessidade de acumular papéis e documentos. Em vigor desde março de 2016, o “novo CPC” (Lei 13.105/15), que regulamenta os documentos eletrônicos como meio de prova, tornou os processos mais dinâmicos e adaptados aos novos cenários de virtualização dos tribunais. Obedecendo a regras específicas, descritas nos artigos 439, 440 e 441 desta lei, sua admissão nos processos é inquestionável.

Além disso, os papéis e documentos podem se perder em meio aos demais materiais. Nesse caso, a digitalização de todos os papéis se torna uma garantia mais segura do que o armazenamento de tudo em pastas físicas.

 

4. Cloud computing: seus dados sempre disponíveis 

 

A tecnologia de armazenamento de arquivos em nuvem (cloud computing) já é uma realidade na rotina dos escritórios de advocacia. Ela serve para diversas tarefas: organizar e gerenciar as atividades individuais e coletivas, reunir dados e documentos de processos, elaborar peças e pareceres.

Uma outra grande vantagem é o acesso remoto dos arquivos na nuvem, permitindo aos funcionários acessá-los de qualquer lugar com internet. 

 

5. Software jurídico: gestão além das planilhas

 

Não se pode pensar em transformação digital de escritórios e não falar de softwares jurídicos. Os sistemas de gestão para os escritórios de advocacia se tornaram a forma mais prática e ágil de gerenciar o grande volume de processos. 

Hoje, escritórios de advocacia, departamentos jurídicos ou de análise de risco têm à sua disposição ferramentas inovadoras que lhes permitem otimizar o tempo, melhorar a tomada de decisões e gerar resultados mensuráveis. É possível prever cenários futuros e diminuir contingências de empresas, analisar o comportamento da justiça e prever possíveis desfechos de processos e minimizar incertezas relacionadas às operações de qualquer natureza, por exemplo. 

Se você chegou até aqui, descobriu todas as possibilidades para começar a transformação digital do seu escritório. É importante avaliar as necessidades urgentes e começar a colocar em prática para fazer a mudança de postura acontecer. 

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